BFT Kandidaat: ECS2XL


De groep ECS2XL is gespecialiseerd in transport en logistieke activiteiten


Focus van het dossier van ECS2XL:

- Excelleren in Finance processen is de basis. We zorgen voor kwalitatieve en efficiënte processen en verzekeren dat ECS 2XL compliant blijft.

- Excelleren in business partnering. Dit gaat bij ons voornamelijk over het goed structureren en analyseren van data, risico’s rapporteren en op een objectieve manier naar de cijfers en de business drivers kijken.

- Excelleren als team: onze team is gekenmerkt door zijn team spirit, commitment en enthousiasme!


1) Finance processen :


- We willen een high performing team zijn die excelleert in een goed beheer van financiële processen. We leveren hoge kwaliteit en gaan efficiënt te werk.

- We hebben daarom sterk ingezet op de digitalisering van documenten, waaronder bvb aankoopfacturen en een digitale goedkeuringsflow. Hiervoor hebben we de module Document Capture geïmplementeerd op Navision.

- We willen zeker en vast anticiperen op de toekomst van Finance. Daarom zijn we recent gestart met een project rond RPA om repetitieve en manuele taken te robotiseren. Dankzij RPA zien we heel wat mogelijkheden om tijd en kosten te besparen, om data betrouwbaarder te maken, processen efficiënter te maken en de kwaliteiten van de mensen op een andere manier in te zetten.


2) Sparring partner voor de business


- We willen erkend worden als professionele afdeling door alle stakeholders, waaronder interne klanten, banken, belastingadministratie, … Maar vooral willen we ook erkend worden als sparring partner voor de business. De kunst is te weten welke info nuttig en relevant is voor de business en die ook op een betrouwbare manier aanleveren.

- Hiervoor gebruiken we Qlik, een online BI reportingtool, geïmplementeerd met als doel een online en transparante business rapportering op te zetten. Dit project heeft veel toegevoegde waarde gehad: we hebben nu “one version of the truth” met duidelijke definities. In plaats van discussies over de juistheid van cijfers kan er nu gediscussieerd worden over hoe de cijfers te verbeteren.

- Ook het credit management proces is aangepakt geweest als een positief verhaal, als een nieuwe romance tussen Finance en Sales met als doel een credit risk management bewustzijn binnen de organisatie te verkrijgen. Een eerste stap, naast het definiëren van een structuur, regels en verantwoordelijkheden, was het segmenteren van klanten en duidelijk bepalen waar we bepaalde risico’s willen nemen en in welke mate.

Op maandelijkse basis screenen we alle klanten op risico. Dit gebeurt op een geautomatiseerde manier. Zo kunnen we op een gestructureerde manier binnen onze nieuwe Credit Matrix bepalen welk risico we willen nemen.

Vandaag worden de limieten opgelegd door finance gerespecteerd door de business en wordt er ook veel beter gecommuniceerd en overlegd.


3) Excelleren als team


In het kader van deze continue verbetering focust finance heel erg op efficiëntie en kwaliteitsverbetering. Ondanks de groei van 30% die het bedrijf kende tussen 2013 en 2019 blijft het finance team met hetzelfde aantal FTE’s werken. Bovendien doet finance nu ook meer dan in 2013, los van de groei. Het Claims - en ERP departement zijn afdelingen die van andere diensten ondertussen geïntegreerd zijn binnen het Finance team. Onze target naar de toekomst toe is dan ook kunnen groeien met hetzelfde aantal mensen. De marges staan onder druk, voor de duurzaamheid van de groep is het dus cruciaal om te blijven inzetten op efficiëntieverhoging. We merken door het feit dat mensen zelf inspraak krijgen en verbeteringsprojecten mogen voorstellen, de change veel sneller doorgevoerd kan worden. Per jaar evalueren en bespreken we niet enkel deze projecten maar vieren we ook de realisatie van de projecten! Het ontwikkelen van hard én soft skills bij alle medewerkers, is hierbij cruciaal.

- Begin 2017 besloot ECS het bedrijf 2XL over te nemen. Het doel was om alle supportfuncties met elkaar te integreren, hoewel de twee bedrijven wel aparte business units zouden blijven. Dit gold dus ook voor finance, dat 1 geïntegreerd team moest worden en door beide businesses erkend moest worden als betrouwbare partner. We hebben heel veel aandacht gegeven aan het menselijke aspect om het Cultuurverschil te overbruggen. Een tweede belangrijke stap was het aligneren van processen. Per kluster (accounting, controlling, financiële administratie) hebben we een duidelijke analyse gemaakt van de processen bij 2XL en deze vergeleken met de processen bij ECS. We hebben altijd de beste van de twee gekozen om verder te gaan naar de toekomst. Binnen het nieuwe, gecombineerde finance team hebben mensen geen pet van ECS of 2XL op. We hebben gekozen om de taken te verdelen per proces, niet per business. Door de taken functioneel op te delen, zorgt dit wel voor extra complexiteit binnen finance: de meeste mensen bij ons moeten kunnen werken in 2 verschillende ERPs. Dat vraagt dat onze mensen veel ICT kennis moeten hebben. Echter, door één persoon in twee systemen te laten werken, kunnen we sneller efficiëntieslagen identificeren, kunnen we processen sneller aligneren, kunnen we een betere service leveren aan klanten & leveranciers van de twee BU’s, …