Piano’s Maene is een derde generatie familiebedrijf in een wel zeer stemmende business – u raadt het al: het verkopen, verhuren en produceren van piano’s. Hoewel het specifiek karakter van een familiale KMO, nog altijd 100 procent in handen van de familie Maene, sterk aanwezig blijft – open communicatie, korte lijnen, sterk ondernemend – groeide het bedrijf de laatste jaren in een professionele structuur. Ook de finance-afdeling ontwikkelde mee. En dat kent vooral zijn invloed op de cashflow management.
Lees dit artikel indien u wilt weten:
• Wat de rol van de finance functie bij Piano's Maene is
• Welke rol de finance functie heeft in het groeitraject van het bedrijf
• Waarom cashflow zo belangrijk is voor het bedrijf
Wat in 1938 startte als een pianowinkel in het West-Vlaamse Esen (Diksmuide) groeide uit tot dé referentie voor pianisten in Vlaanderen. Piano’s Maene is een derde generatie familiebedrijf dat ondertussen winkels telt in Brussel, Antwerpen, Gent en Limburg. Vanuit het hoofdkwartier in Ruiselede, nabij Tielt, kijkt het bedrijf zelfs ook over de grenzen. Sinds 2,5 jaar is Piano’s Maene immers 100 procent eigenaar van Ypma Piano’s in Alkmaar, goed voor ruim 4 miljoen euro omzet. Die overname kadert de sterke groei van het bedrijf de laatste jaren – met de Vlaamse vestigingen is Piano’s Maene goed voor 14 miljoen euro omzet. Het bedrijf kent door de overname en groei ook telkens meer werknemers en breidde bijgevolg ook de finance-afdeling uit. Ondertussen is er een finance team van vier mensen aanwezig. Daarbij aan het hoofd finance director Christiaan Devos en financial controller Evelien Biebaû. Zij worden bijgestaan door twee financieel-administratieve medewerkers. “We voelen meer en meer dat de finance-afdeling voor ons telkens belangrijker wordt”, zegt Christiaan Devos. “We werken al meer dan 10 jaar met ERP-systeem Microsoft Dynamics Navision en dat hebben we uitgebreid met rapporteringen. Het continu aanleveren van juiste informatie is een belangrijk gegeven.”
We zitten niet zozeer op het eindresultaat van het rapport maar wel op het verhaal dat we daarbij willen vertellen.
Manueel controlling-luik
Evelien Biebaû: “Finance is aanwezig voor de noden die het bedrijf heeft maar ook in functie van de noden die komen.” Er wordt dagelijks sterk geïnvesteerd in het bedrijf, zowel in menselijk kapitaal als gebouwen. “Alle vestigingen zijn eigendom van Piano’s Maene, dat is altijd onze filosofie geweest: niet huren maar kijken om een patrimonium op te bouwen. Het kadert ook in ons handelsmerk, zijnde de latjes die in ons interieur aanwezig zijn. Dat zie je in elke winkel terugkomen”, zegt Christiaan Devos. De finance-afdeling is verantwoordelijk voor alle Belgische entiteiten en de Nederlandse entiteit. Daarnaast rapporteert en consolideert het bedrijf op kwartaalbasis voor beide landen. “We werken met een complex voorraadsysteem”, duidt Biebaû. “In die zin dat we ook de huurinstrumenten bijhouden maar die zijn, door de sale & leaseback, niet ons eigendom. Dat vraagt wat meer dan een druk op de knop bij de meeste entiteiten. We zijn ook nog niet verplicht om te consolideren maar in functie van de groei en herorganisatie, en met de Nederlandse entiteit die op vandaag nog los staat van onze systemen, doen we dit wel intern. In België kijken we specifiek naar het luik van de rechtsnarigen omdat daar nog veel onderzoek en ontwikkeling in zit. Ook die afschrijvingen bekijken we apart, net als bij concertverhuren omdat het als service meer een human capital-verhaal is.” Piano’s Maene beschikt over Jet Reports, dit wordt vooral in sales gebruikt. “Het controlling-luik is op maat door onszelf uitgewerkt”, zegt Biebaû. “Dit omdat we eigenlijk nog maar puur de informatie willen weten, die we echt nodig hebben vandaag. We zitten niet zozeer op het eindresultaat van het rapport maar wel op het verhaal dat we daarbij willen vertellen. We zijn als bedrijf gedreven door passie, veeleer dan door de pure cijfers. Onze CEO is anderzijds ook nauw betrokken bij het financiële luik van het bedrijf.”
Het is essentieel voor ons omdat we zelf onze voorraad volledig financieren. We zitten ook met een heel sterk seizoenverhaal: september-december. Een container te veel bestellen, kan ervoor zorgen dat we cashflowmatig in nauwe schoentjes zitten. Daar is iedereen zich van bewust
Nieuwe business line
De corebusiness van Piano’s Maene is de aankoop en verkoop van piano’s. “Daarnaast hebben we de leasecontracten, waarin het financierings- en facturatieverhaal anders is”, zegt Biebaû. Ook startte het bedrijf enkele jaren geleden met een eigen productie van rechtsnarige piano’s op vraag van pianisten. Dit is als het ware een start-upverhaal binnen het bedrijf. Daarvoor dook het zelfs de geschiedenisboeken in. Traditionele piano’s waren tot in 1870 meestal rechtsnarig, tot Steinway – één van de huidige vooraanstaande pianobouwers wereldwijd – piano’s bouwde met diagonaal gekruiste snaren. Piano’s Maene bouwt ondertussen rechtsnarige concertvleugels en die productie vertegenwoordigt nu zo’n 5 procent van de omzet. “Ook dit moet een groeiverhaal worden maar we zitten hier wel in een hoog prijssegment”, zegt Devos. “We meten ons immers meteen met de andere topmerken en dat is een grote uitdaging. Chris Maene droomde al jaren om rechtsnarige piano’s te bouwen maar naar financiering toe was dat helemaal niet eenvoudig. Tot een gerenommeerd pianist ons effectief zelf de vraag stelde. Toen zijn we meteen gevolgd in het verhaal. Het was de springplank om hierin verder te gaan en ondertussen bouwen we al verschillende rechtsnarige modellen. Daarvoor maakte het bedrijf op aanvraag wel al replica’s van bestaande modellen. Maar dit kan je eerder als telkens unieke prototypes zien, terwijl het rechtsnarige project effectief over ambachtelijke productie van kleine series gaat.”
Belang van goede cashflow-organisatie
“Voor onze finance-afdeling is cashflow enorm belangrijk voor de business”, zegt Biebaû. “Als je bij onze collega’s ‘cashflow’ laat vallen, zullen ze meteen weten waarover het gaat. Het is essentieel voor ons omdat we zelf onze voorraad volledig financieren. We zitten ook met een heel sterk seizoenverhaal: september-december. Een container te veel bestellen, kan ervoor zorgen dat we cashflowmatig in nauwe schoentjes zitten. Daar is iedereen zich van bewust.” Het is een thema dat leeft. “We werken meer en meer samen met de aankoper en die beseft ook heel goed wat de impact kan zijn als er 5 particulieren een Steinway willen verkopen. We kunnen die niet allemaal nemen als het geen interessante instrumenten zijn. Als we hier nog een jaar werk in moeten investeren, is dat niet interessant. Terwijl het op zich wel interessant zou kunnen zijn. Maar met de cashflow in gedachten moet hij doordachte keuzes in maken. De coronacrisis heeft ons in die zin ook de sterkte van onze webshop laten zien maar met dit verschil dat je online wel mee concurrentie hebt. De voorraad moet online dus voortdurend up-to-date zijn. Het is geen eenvoudige oefening.”
“We kijken ook voortdurend naar de forecast”, duidt Devos. “Ons huismerk Doutreligne laten we in China bouwen om de beste prijs/kwaliteitsverhouding te hebben voor onze klanten”, zegt Devos. “Daar zit een doorlooptijd van zes maanden. Als we in april beslissen dat we piano’s nodig hebben in september, de start van ons hoogseizoen, dan zijn we te laat. We bouwen het heel jaar op en maandelijks komt er een container binnen. Dan gaan we aftoetsen welke modellen we wanneer moeten bestellen om ze op tijd binnen te hebben. Ook voor duurdere instrumenten. Een lot digitale piano’s weegt niet zo door in de cashflow. Als we meer instrumenten van bijvoorbeeld Steinway aankopen, is dat meteen een bepalende factor. Er wordt door de sales manager en de aankoper heel goed gecommuniceerd hierin. We zitten ook in een landschapsbureel waar er heel snel geschakeld kan worden. Het hoeft niet via interne kanalen te verlopen met meerdere aanvragen. Het snel kunnen beslissen is een grote sterkte van ons bedrijf.”
Nauwe relatie met leveranciers en risico’s uitsluiten
“De leveranciers komen ons ook wel tegemoet wanneer er bijvoorbeeld nog plaats is in een container voor een zesde instrument”, zegt Biebaû. “Daarnaast werken we ook met openbare aanbestedingen voor B2B-klanten, zowel in België als Nederland voor bijvoorbeeld concerthuizen, conservatoria, … Dat gaat soms al over grote loten en de betalingstermijnen zijn vaak anders dan bij de particuliere B2C-klant. In zo’n projecten nemen we wel contact op met de leverancier en kaderen we die onzekere factor. We willen onze particuliere business niet op het spel zetten om die openbare aanbesteding te doen slagen. Op dat vlak gaan we de risico’s die er zijn gaan uitsluiten. We zijn daar wel correct in, als we onze centen op tijd ontvangen, krijgt de leverancier die ook meteen. We gaan er niet de kantjes gaan aflopen.” Piano’s Maene werkt al jaren met dezelfde leveranciers, het bewijs dat een goede relatie noodzakelijk is. “Er zijn heel wat pianomerken en het is vaak een samenwerking”, zegt Devos. “Steinway heeft bijvoorbeeld een aanbieding en dan polst het bij ons of er ruimte voor is. Dan negotiëren we en wordt wel eens over betalingstermijnen gesproken. Voelen wij dat het cashflowmatig moeilijker is, en bepaalde afspraken niet kunnen nakomen, dan wordt er opnieuw gecommuniceerd. We reageren liever tijdig zelfs al blijkt het achteraf toch niet nodig te zijn.” Biebaû: “Anderzijds gaan we investeringen ook niet afremmen. We digitaliseren al sinds lange tijd en gaan daar telkens verder in: er komt een nieuwe webshop, vorig jaar hebben we Dropon geïmplementeerd (een software voor transportplanning en tracering), stembeurten worden automatisch gefactureerd, …
Tot in de kleinste (instrument)details
De gemiddelde tijd in voorraad van een piano is ongeveer 4 maanden. “We letten natuurlijk ook wel op”, vertelt Devos. “Als een bepaald instrument die rotatie niet haalt, dan nemen we beslissingen. We werken met een breed gamma aan piano’s, en hebben exemplaren die zeer snel verkocht worden. Ook de digitale piano’s komen in en leveren we meteen uit. Klanten kunnen ook specifieke wensen hebben. Dan gaan we de piano voor hen, volgens bijvoorbeeld kleur, bestellen. We vragen dan wel een hoger voorschot. Net als iemand die een tweedehandspiano of een duurder instrument wil kopen maar nog niet meteen plaats heeft, dan stockeren we de piano en vragen we een hogere zekerheid van de klant. In het topsegment is het wel zo dat de piano uit identieke modellen wordt geselecteerd. Ze zien de piano hier maar daarna bieden we een selectie aan. Daarvoor kunnen we zelfs tot bij de fabriek gaan. Dit doen we enkel met het topsegment om de klant de meest passende piano te kunnen aanbieden. Vaak gaat het dan over details.”
Debiteurenbeheer
Om de cashpositie van het bedrijf te vrijwaren is de finance-afdeling intens bezig met het debiteurenbeheer. Piano’s Maene verhuurt immers ook instrumenten aan particulieren. “Mensen schatten soms wel eens fout in welk bedrag ze per maand aankunnen”, zegt Biebaû. “Die risico’s zijn natuurlijk verbonden aan het systeem. We volgen die zelf op. Hardnekkige gevallen gaan naar een incassobureau. De vraag is natuurlijk hoe ver we hierin moeten gaan… Behalve een incassobureau gaan we hen ook inlichten dat de kosten zwaar oplopen. We verkiezen altijd om de kosten voor de klant zoveel mogelijk te beperken, en de piano zelf terug op te halen, want dan krijgt de huurder nog zijn waarborg terug. Die wordt verrekend met de openstaande kosten en de schuld wordt zo minder groot. Voor ons primeert altijd het menselijke aspect. We gaan dan effectief langs bij sommige klanten om te vragen of ze onze communicatie hebben ontvangen. Een van onze incassobureaus werkt ook met huisbezoeken. Per klant moeten we dus specifiek gaan kijken wat de beste oplossing is.”
Het verhuurverhaal is natuurlijk niet alleen maar ‘extra stress’ voor de finance-afdeling. Voor Piano’s Maene is het een ideaal model om niet alleen op de verkoop en de seizoensgebondenheid te moeten teren. Devos: “We hebben recurrente inkomsten van zo’n 2.500 instrumenten per maand. Hiervoor werken we met een automatisch facturatiesysteem en als de incasso niet is doorgegaan, spelen we heel kort op de bal door meteen contact op te nemen.” Ook de stembeurten, een andere dienst die Piano’s Maene levert, gebeuren volledig automatisch. “De klant kan ook online zijn stembeurt aanvragen nadat hij een account aanmaakt. Hij ziet zo over welke piano hij beschikt en wat de interventiegeschiedenis is. Door het online aanvragen kan hij ook een prijsvoordeel doen. Als hij een voorkeursboeking aanvaardt, komt daar nog een korting bovenop. De dag na zijn stembeurt krijgt hij de factuur online aangeleverd. Al dan niet voldaan.”
In een familiebedrijf is vaak het ondernemend karakter van de mensen dat het bedrijf mee maakt tot wat het is. Dat is bij Piano’s Maene niet anders. Christiaan: “Net daarom hebben we ook een heel vlakke structuur. We staan voor alles open. Er moet gecommuniceerd worden en we hebben ook vertrouwenspersonen in ons bedrijf. We zijn nog altijd een KMO maar we pakken het wel heel professioneel aan.” Evelien: “Behalve het pianospelen op zich, vinden hier ook heel vaak concerten plaats, maar die konden het voorbije jaar natuurlijk niet meer door corona. Je kan daar ook gratis van meegenieten als werknemer. Het kadert het familiaal karakter eigenlijk perfect.” Christiaan: “Zeker, onze bestuurders stimuleren dat ook. De hele bedrijfscultuur is georiënteerd op openheid en betrokkenheid. We hebben elk jaar twee grote informatievergaderingen. Dan zoomen we ook in op de cijfers en tendensen die er lijken aan te komen.”
Wie zijn de klanten van Piano’s Maene? Wie koopt een piano?
Christiaan: “Ons doelpubliek is heel divers want de drempel om een piano aan te schaffen of te huren, is sterk verlaagd in vergelijking met vroeger. Met digitale piano’s is de instapprijs ook naar beneden gegaan. We spreken over de prijs van een betere smartphone. Ons grote klantenbestand zijn de particulieren. Dat begint vaak bij de jongeren wanneer ze naar de muziekschool gaan. Vroeger kon men pas vanaf 8 jaar naar de pianoles, nu is dat vanaf 6 jaar. Het is ook een hobby, net als pakweg tennissen.” Evelien: “De laagste prijs is ongeveer 30-40 euro per maand om een piano te huren. Als je 6 maanden huurt, levering inbegrepen, kan je er perfect uitstappen.” Christiaan: “De meeste mensen hebben vaak geen idee wat een piano kost. Ze denken snel aan 10.000 euro en meer. Realiteit is dat je voor een kleine 4.000 euro over een goede piano beschikken. Dat is een rechtstaande vorm, perfect afgewerkt en ziet er ook goed uit. Ons gamma gaat van digitale piano’s vanaf 500 euro tot concertvleugels van 160.000 euro. Wie koopt dan effectief een vleugelpiano? Dat zijn vaak mensen die al enkele jaren spelen. Het staat bovendien heel mooi in een interieur. Daarnaast heb je uiteraard de professionelen, de cultuurhuizen en concertzalen.”
Hebben jullie concurrenten?
Christiaan: “In België en zelfs Europa zijn er geen pianobedrijven van vergelijkbare grootte en impact. Er zijn in België wel een 40 à 50 andere pianowinkels. Dit zijn voornamelijk eenmansbedrijven. Dat ontstaat veelal uit het standpunt van de technieker. We hebben mensen in het verleden gehad die het vak hebben geleerd en op zelfstandige basis verder zijn gegaan. We hebben een heel mooi marktaandeel veroverd met Piano’s Maene en natuurlijk staat onze structuur er. We investeren enorm in de mensen hier en in onze middelen.”
Is het een vereiste dat jullie zelf piano kunnen spelen?
Evelien: “(lacht) Geen vereiste, misschien wel een voorkeur.” Christiaan: “We hopen Evelien ooit een piano te kunnen verkopen. Of misschien via de kinderen? Het is natuurlijk geen vereiste.” Evelien: “Je moet er wel meteen een klik mee hebben, vind ik. Ik raad het iedereen aan.”