Anaplan transformeert de manier waarop organisaties globaal hun strategie kunnen plannen en besturen. Het cloud-native platform is organisatie-eigen, flexibel en immer beschikbaar als een spreadsheetomgeving. Daarnaast biedt het de veiligheid, opschaalbaarheid en controle in een point-solution. Senior Vice President & Global Head CFO Practice Sara Baxter Orr: “Alle sectoren moeten op vandaag doordachte voorspellingen kunnen maken, what-if scenario’s creëren en enorm snel reageren op verandering. De krachten van Anaplan zijn op al die noden volledig afgestemd.”
Na een periode van bijna 20 jaar bij de Amerikaanse telecommunicatieconcer Verizon werd Sara Baxter Orr in januari 2020 Senior Vice President & Global Head CFO Practice bij Anaplan. Haar carrière kleurde ze volledig in finance en, zoals het succes van Anaplan betaamt, integreerde ze het platform ook bij Verizon. “Het liet met toe om inzichten en analyses te verzamelen op een manier die daarvoor nog niet mogelijk was. Niet alleen P&L-gewijs maar ook cashgebaseerde metrics. Het gaf me een unieke blik tot de business en liet me toe beslissingen te nemen op basis van veel meer concrete input. Het aantal assets waaruit je niets haalt, kan je met Anaplan net wel inzichtelijk maken, aanspreken en rendement uit halen.”
Wat biedt het Anaplan-platform aan mogelijkheden aan de finance functie?
Sara Baxter Orr: “Als je denkt hoe extreem de weelde aan technologieën gegroeid is de laatste jaren, slaagt finance er in de meeste organisaties ironisch genoeg vandaag nog altijd in om de gesofisticeerde systemen te connecteren aan Excel of een alternatieve spreadsheetmethode. Wetende dat de systemen in bijvoorbeeld Marketing en Sales zelfs vaak de dagelijkse veranderingen niet kunnen bijhouden, is dat natuurlijk zeer confronterend. Net omdat we in een algemene maatschappelijke trend zitten van veel onzekerheid, door de COVID-19-crisis natuurlijk, en hoge volatiliteit in wat mensen zullen consumeren, moet finance voorspellingen maken van waar de vraag in de toekomst zal liggen. En dat is heel moeilijk. Net omdat je dit niet kan voorspellen, moet je de granulariteit en visies heel goed begrijpen om snel te kunnen reageren en het weer tijdig van schouder te veranderen. Dat is de kracht van Anaplan. Het platform is heel wendbaar in mogelijkheden om de ‘buitenste randen’ van de organisatie te begrijpen en de forecasting te brengen waar jij wil én real time. Anaplan maakt jouw forecastingproces enorm doeltreffend.”
In welke mate moeten organisatie ‘dataslim’ zijn om het platform efficiënt te kunnen gebruiken?
Baxter Orr: “Zoals met alle technologieën vind ik het raadzaam om met een partner van start te gaan. Als je nieuwe dingen gaat doen, is het gewoon beter om een coach/partner dichtbij te hebben. Daardoor kan je ook practices van andere bedrijven gaan bekijken en vormgeven in je eigen organisatie. Los daarvan stimuleer ik bedrijven hard om sterk te investeren in het upscalen van het dataverhaal in-house en om medewerkers het dataverhaal eigen te maken. De datageletterdheid moet er zijn. Ik vertel bedrijfsleiders dan ook vaak dat ze hulp kunnen krijgen maar niet kunnen kopen. Je moet investeren in je eigen mensen, want er zal een nijpend tekort ontstaan aan finance medewerkers die vlot kunnen omgaan met data. Daarom moet je zelf gaan bouwen in de organisatie. Behalve het feit dat je partner je overal bijstaat, zal je zelf ook hard werken moeten leveren. Maar de toekomst is het echt wel waard.”
Welke voordeel haal je met Anaplan dan precies?
Baxter Orr: “De competitieve voorsprong die je behaalt op jouw concullega’s. Je ziet trends sneller komen, je kan data efficiënt inzetten, je beheert eigen scenario’s op een eenvoudige manier, … Ik ben een grote believer van rolling forecasts. Je moet nog altijd een budget hebben maar rolling forecasts spelen hierin een belangrijke rol. Als je blijvend verschillende scenario’s kan beheersen en het budget telkens kan challengen, dan heb je een groot voordeel. Daarnaast telt ook de gebruiksvriendelijke dashboarding. COVID-19 heeft er in de eerste plaats voor gezorgd dan alle C-levels en analisten zonder papier gingen werken. Via dashboards valt alles gemakkelijk te managen zonder papier. Dashboards verhogen ook de waarde van de storytelling. Hier verwijs ik opnieuw naar de kracht van Anaplan. Het is real time en tijdens een vergadering kan iedereen meteen in het platform de business gaan raadplegen. In andere systemen wacht je te vaak op data scientists of controllers die een rapport moeten toesturen. En dat kan, zoals we weten, frustrerend zijn. De mogelijkheid om de business in real time te zien, is heel impactvol. Uiteindelijk kijk je ook voor het nettoresultaat van de business. Denk maar aan het idee om inkomsten te kunnen laten toenemen door de efficiëntie op cash en uitgaven beter te controleren. Je kan dus ook de middelen die je gebruikt in een handomdraai optimaliseren.”
Wat is de essentie van finance wanneer ze het Anaplan-platform gebruikt?
Baxter Orr: “Finance moet een partner zijn van de business. Het moet die mogelijkheden laten zien, data en inzichten geven die accuraat en robuust zijn. Het gaat niet om het volume van data maar om de kwaliteit ervan. Achter de schermen ga je misschien veel data processen hebben lopen om finaal tot de juiste inzichten te komen maar Anaplan zorgt ervoor dat je opties brengt voor jouw business partners. Het maakt het hen zelfs mogelijk om in het platform zelf te plannen. In een bedrijf heb je een strategisch plan dat je vertaalt in een financieel plan en dan omzet naar een operationeel plan. Het is in die operationele taken, in de frontlinie, bij de interne klanten en medewerkers, waar de echte business plaatsvindt. Als je dat kan digitaliseren en begrijpen op elk moment, dan zal je het meest efficiënt werken. De meeste bedrijven hebben die mogelijkheid nog niet. Er is altijd veel top down budgetting en planning maar bottom up is het moeilijker. Als je het bottom up-verhaal begrijpt en kan laten bewegen, maak je een grote impact en aanzienlijk verschil. Daarom is datageletterdheid ook zo belangrijk.”
Zal Anaplan als platform ook de rol van de CFO meer succesvol maken?
Baxter Orr: “Absoluut. Ik implementeerde zoals eerder gezegd zelf het platform bij mijn vorige organisatie en het liet me toe beslissingen te nemen op basis van real time informatie die tot daarvoor onmogelijk was.”
Waar ligt de sterkte van het genereren van what-if scenario’s in Anaplan?
Baxter Orr: “Als je in een grote organisatie werkt, is het gewoon onmogelijk om op een korte, vaste termijn what-if’s te draaien. Daarvoor is er te veel input nodig van te veel verschillende mensen. Je zou platformen moet bevriezen om de cijfers te kunnen ontwikkelen. De what-if’s calculeren een hele hoop data. Dit real time doen is nog niet mogelijk in vele platformen. Net daar is Anaplan een grote stap vooruit. Omdat alle metrics verzameld zijn in één platform hoef je slechts een cijfer, percentage, kost of variabele aan te passen om de uitkomst te zien. En het kan perfect door een senior analist of CFO gebeuren. De kracht dat individuen zelf hun scenario kunnen draaien, is een heel ander niveau van maturiteit. Eén die vele CFO’s op vandaag nog niet hebben bereikt.”
CFO’s krijgen in de toekomst ongetwijfeld een meer sociale rol. Ze moeten een helikopterzicht hebben maar een team leiden wil misschien ook zeggen, een beetje loslaten en vertrouwen?
Baxter Orr: “CFO’s moeten zich effectief focussen op hun finance talent en hun teams, want er komt zoveel verandering aan. Ze moeten investeren in de teams, niet alleen in datageletterdheid en -talent, maar ook in cultuur. De transformaties zijn hard en daar moet je de teams in meenemen. Iedereen moet op dezelfde golflengte zitten en begrijpen dat doelen en transformatie belangrijk zijn. En dat is trouwens niet alleen voor het finance departement zo. Het is in elk departement, dus moeten we stil staan bij de talentenstrategie.”
Draagt Anaplan ook eenvoudig de non-financial data?
Baxter Orr: “Absoluut. Het is zelfs één van de sterktes. Het platform collecteert immers data van de HR-systemen. Dat zorgt ervoor dat je als CFO ook kan nadenken over de algemene talentenstrategie. Personeel is de grootste kost maar tegelijk creëert het ook de meeste toegevoegde waarde. Veel bedrijven kunnen dit bijvoorbeeld niet goed meten. De CHRO en CFO zullen in de toekomst heel dicht bij elkaar moeten zitten want de talentenstrategie kan een verschil van 2-3 procent in EBITDA betekenen. Het verkeerd talent op de verkeerde plaats kan daarentegen heel duur zijn. Ik denk trouwens niet dat die partnership in het verleden al ooit zo prangend is geweest. In de toekomst zal het des te belangrijker zijn. En die metrics ga je dan ook kunnen zien in de dashboards. Net als ESG’s bijvoorbeeld. Bedrijven gaan telkens meer bevraagd worden naar die statistieken, dus gaan ze dit ook moeten meten op de één of andere manier. En daar zal de CFO ongetwijfeld een grote rol in spelen.”
De CFO zal dus telkens meer evolueren naar een controlepost?
Baxter Orr: “CFO’s spelen een grote rol in het opnemen van andere rollen door de partnerships die ze hebben. De CFO is een ‘connector’. Hij verbindt de verschillende groepen met elkaar door data te voorzien waardoor iedereen zijn job goed kan doen. Hij/zij levert de data aan de business zodat die op zijn best kan draaien. Dat is de winnende formule. Daardoor zullen zijn/haar huidige rollen niet verdwijnen maar de CFO gaat wel een meer omvangrijkere rol spelen in operations. De fundamentals die blijven wel. Zoals de fiduciaire. Daar kan je niet omheen. De kerncompetenties zullen belangrijk blijven. En de CFO heeft de ‘connecting story’, en daarin staat Anaplan hem/haar volledig bij.”
Tot slot, COVID-19 is een accelerator in het digitaliseren van organisaties. Een platform als Anaplan biedt een antwoord op vragen waar de finance functie tot voor de crisis minder de prioriteit legde. Hoe ziet u dat?
Baxter Orr: “Veel finance teams hebben zichzelf verbaast met hoe snel ze konden adapteren aan de crisis. Het was uitdagend en intimiderend maar ze hebben het wel gedaan. Het is een bewijs dat finance teams het kunnen en tot wat ze in staat zijn. Op afstand kan je dus ook veel. De vraag is natuurlijk wat de duurzaamheid is van huidig werkmodel. Wat is de juiste combinatie tussen remote working en op kantoor. COVID-19 heeft de digitalisering gekatalyseerd, en ook de organisatie in beweging gezet om alles in de cloud te doen. Het was de oogopener om in technologie te investeren. Organisaties beseffen dat power meer dan ooit nodig is. Er zijn verschillende dynamieken op dit moment en data biedt de mogelijkheid om te focussen op wat effectief nodig is in de organisatie. Net daarom is Anaplan het juiste platform om mee aan de slag te gaan. Met connected planning biedt Anaplan een waaier aan mogelijkheden om de prioriteiten te leggen zonder veel tijd te verliezen.”