De juiste balans vinden tussen de operationele en strategische rol van finance


Paul Corluy staat aan het hoofd van de financiële afdeling van de Koninklijke Maatschappij voor Dierkunde van Antwerpen. Als financieel directeur is het belangrijk om een juist evenwicht te bewaren in zowel zijn operationele- als zijn strategische rol. “Door de verschillende inkomstenstromen moeten we elke activiteit van onze business vanuit een specifiek perspectief bekijken.”


De pure finance-afdeling bij de KMDA bestaat uit 7 medewerkers. Twee onder hen hebben een controllersrol, vijf van hen zijn accountants. “Zij ontfermen zich over de normale taken in de finance functie”, duidt financieel directeur Paul Corluy. “Van het begeleiden en de consolidatie van de budgetten, en de maandelijkse rapportering en analyses, tot de opvolging van investeringen. Als vzw wordt al onze gegenereerde cash opnieuw geïnvesteerd. Die investeringen worden uitgevoerd door projectmanagers en worden financieel mee opgevolgd door de finance-afdeling. Daarnaast heeft finance ook veel contacten met verschillende overheden door ons statuut als vzw, de controles die daarmee gepaard gaan en de beperkte subsidies die we ontvangen. De opvolging van de buitenlandse activiteiten neemt ook wat tijd in beslag. In mijn departement heb je ook een belangrijk deel HR-opvolging, een stuk ICT en aankoop. En tot slot is een project manager voltijds bezig met de implementatie van nieuwe ICT gerelateerde projecten.”


Voor Corluy is het essentieel dat de finance functie de organisatie ondersteunt en meestuurt. “In coronatijdens stonden we echt in het middelpunt van de organisatie”, zegt hij. “Hoewel we een evenwichtig directiecomité hebben, waar de verantwoordelijkheden mooi verdeeld zijn, stonden we met finance plots aan het stuur. De link met de Raad van Bestuur als finance director is ook belangrijk. Met 8 onafhankelijke en onbezoldigde bestuursleden die op lange termijn nadenken, ben je zeker een bruggenbouwer.”


Cash handling en infrastructuurbudget


Als financieel directeur verwacht Paul Corluy van de finance functie dat ze operationeel en pragmatisch is. “De KMDA is een heel operationele organisatie. Er zijn enorm veel medewerkers écht aanwezig op de terreinen. We hebben verschillende inkomstenstromen, waar we ook nog veel cash zien binnenkomen. De cash handling, of het ontvangen van eco- of cultuurcheques, is wel een belangrijk aandachtspunt. Ondertussen is er al veel geautomatiseerd maar we moeten deze toch nog altijd correct verwerken. Dat moet efficiënt gebeuren, anders heb je al gauw nieuwe medewerkers nodig. Die head-count moet je goed in de gaten houden voor de hele organisatie.” Daarnaast is het langetermijnperspectief van de systemen en processen ook een aandachtspunt. “Behalve de projecten die we doen in onze parken en ons congrescentrum Elisabeth Center Antwerp met de Koningin Elisabethzaal voorop, beschikken we over een beperkt budget voor onze infrastructuur en het onderhoud van deze. Zowel in de parken alsook in onze ICT-infrastructuur en nieuwe systemen. Het budget voor finance is alvast meer dan voldoende om de investeringen die we willen verwezenlijken ook effectief te realiseren elk jaar.”


Meerwaarde finance op dieren beperkt


Voor alle duidelijkheid, de finance functie heeft slechts een beperkte meerwaarde als het aankomt op de financiële impact van een dier. “Wel zijn er dossiers verbonden aan de dieren belangrijk. Zoals het afvaldossier bijvoorbeeld en de mest van olifanten. Dat zijn zaken waar je in andere bedrijven niet mee wordt geconfronteerd. Dieren worden niet gekocht of verkocht. De dieren komen en gaan via een uitwisselingsprogramma op Europees niveau. Per dierensoort is er een stamboekhouder. Voor ZOO Antwerpen is dat bijvoorbeeld onder andere voor de okapi’s. Wij bepalen welke andere ZOO een okapi krijgt om er zo voor te zorgen dat er geen broers en zussen gaan paren met elkaar. Die zaken staan wel niet op onze balans.”


Grote inkomstenstroom uit legaten


De finance-organisatie van de KMDA is gecentraliseerd. Er zijn aparte rapporteringslijnen voor zowel ZOO Antwerpen, ZOO Planckendael als de Koningin Elisabethzaal. “Onze organisatie is niet in business units gestructureerd. Het zijn eerder business lines. Eén directeur is verantwoordelijk voor alle dierenverzorgers in de parken en één directeur is verantwoordelijk voor de horeca in de parken en het congrescentrum. Binnen finance heb je wel mensen die zich eerder bezighouden met events en andere met de tuinen. De tuinen vormen de grootste inkomstenbron, iets meer dan 40 miljoen euro. De Koningin Elisabethzaal gaat over 10 miljoen euro omzet. Daarnaast hebben we nog inkomsten uit legaten. Die zijn heel variërend jaar per jaar. Dat komt neer op zo’n 2,5 miljoen euro gemiddeld. We staan in de top 20 van vzw’s met het hoogste aantal inkomsten uit legaten. Als dierenbedrijf staan we op nummer 1 in België. De werkingstoelagen en subsidies, door de beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid, zijn tot slot goed voor ongeveer 3 miljoen euro. Onze grootste kost is personeel, zo’n 25 miljoen euro per jaar. Ook hebben we variabele kosten die puur omzetgerelateerd zijn (costs of goods sold) zo’n 7 miljoen euro per jaar, en operationele kosten inclusief marketing: 10 miljoen euro. Onze jaarlijks cashflow bedraagt gemiddeld 8 miljoen euro. In 2020 was er nauwelijks cashflow door de omzetdaling die het gevolg waren van de Coronamaatregelen.”


Link met HR, procurement en IT


Uit de verschillende activiteiten valt af te leiden dat de finance functie bij de KMDA voor een grote afwisseling zorgt. Corluy is behalve financieel directeur ook verantwoordelijk voor HR, procurement en ICT. “Ik ben blij dat deze departementen onder mijn bevoegdheid samenvallen, want het zorgt voor een mooie diversiteit in ons takenpakket”, vertelt hij nog. “Het geeft je als directeur ook meer impact binnen de organisatie. Finance draait veel rond mensen, zowel de opbrengsten- als de kostenkant. Het HR-gedeelte is op die manier zeker goed voor 50 procent van mijn tijdsbesteding. Procurement is erg divers binnen de KMDA. Het is moeilijk om dit centraal te organiseren door de diversiteit van aangekochte goederen en diensten. Het gaat enerzijds over een paar ton frietjes voor onze bezoekers, anderzijds over een nieuwe waterzuiveringsinstallatie voor de olifanten. Door de diversiteit zijn wij als procurementafdeling eerder ondersteunend. De pure techniciteit ligt in het operationele departement zelf. Het ICT-gebeuren is zeer specifiek. Als financieel directeur heb je een belangrijke impact op de keuze en de functionaliteiten van de ICT-systemen. De technische kant van de ICT-hardware is een materie die meer wordt opgevolgd door mijn ICT-manager, die daarin wordt bijgestaan door een aantal medewerkers en externe partners.”


Naar talentacquisitie tot slot ondervindt Corluy geen grote problemen. “Althans niet in finance en ook naar dierenverzorgers toe. IT-profielen daarentegen zijn wel moeilijk te vinden maar dat is geen verrassing, en sinds de coronacrisis is het een uitdaging om horecaprofielen te vinden.” Voorts kan Corluy alleen maar positieve zaken kwijt over zijn werkbeleving bij de KMDA. “Het feit dat we een maatschappelijke en educatieve rol te vervullen hebben, brengt een extra dimensie aan de job natuurlijk. Maar om deze rol ten volle te kunnen vervullen, heb je voldoende inkomsten nodig zodat je voldoende kan blijven investeren in nieuwe projecten. Deze nieuwe projecten heb je nodig om als bedrijf relevant te blijven en elk jaar bijna 2 miljoen bezoekers naar onze parken en congrescentrum te trekken. Vermits de KMDA het merendeel van haar inkomsten zelf genereert zijn we niet te afhankelijk van subsidies om onze langetermijnplannen te realiseren.”


Over de KMDA


De Koninklijke Maatschappij voor Dierkunde van Antwerpen of de KMDA beheert behalve ZOO Antwerpen ook ZOO Planckendael (het Mechelse dierenpark), De Zegge (het natuurreservaat in Geel), het Centre for Research and Conservation of CRC (een centrum voor wetenschappelijk onderzoek en natuurbehoudsprogramma’s) en het congres- en concertcentrum Elisabeth Center Antwerp (met o.a. de Koningin Elisabethzaal en het Flanders Meeting & Convention Center Antwerp). De KMDA werd opgericht in 1843 en werd na verloop van tijd een nv. Na de Tweede Wereldoorlog werd een vzw opgericht voor de wederopbouw van de zoo. In 2013 werd uiteindelijk ook een private stichting ingericht. “De operationele activiteiten zijn ondergebracht in de vzw, het patrimonium in de nv. De private stichting staat boven de nv en heeft meer dan 80 procent van de aandelen in handen. 20 procent is verdeeld over meer dan 1.000, voornamelijk Antwerpse, aandeelhouders die deze via erfenissen hebben verworven.”



BIO

 

Paul Corluy is 9 jaar aan de slag als financieel directeur van de KMDA. Hij begon zijn carrière bij KPMG, waarna Corluy rollen vervulde bij Randstad, DB Associates, Bertelsmann Arvato, Kranen Michielssen en Acertys Healthcare. “De KMDA sprak mij meteen aan omdat het over een langetermijnopdracht ging terwijl ik hiervoor vaak in een buy-and-build strategie zat. Na al die jaren wilde ik weg van het kortetermijndenken. De klik was er meteen en het instituut sprak me enorm aan. Dat doet het vandaag trouwens nog altijd.”