Finance bij Konings schakelt versnelling hoger


Konings implementeerde in 2021 LucaNet voor een efficiënter consolidatie- en budgetproces. Meer dan alleen efficiëntievoordeel kreeg Konings ook duidelijke visuals voor non-financials, dieper inzicht in de cijfers én attractiviteit voor de finance zowel intern als extern terug…



Bij monde van Finance Reporting Manager Marcia Boonen en CFO Wim Van de Wiele stond het implementeren van een efficiënte consolidatietool met stip op de agenda. Het finance reporting team introduceerde LucaNet en ging in geen tijd over tot de implementatie van de tool. “We hebben altijd van A tot Z aan onze rapporteringsvereisten voldaan”, vertelt CFO Wim Van de Wiele. “Op een gegeven moment merkten we dat onze systemen begonnen te verouderen en dat we nog te veel Excel-gebaseerd aan het werk waren. Door de groei en de verwachtingen van de business kreeg finance hierdoor nieuwe complexiteiten. De keuze is dan gevallen om op een consolidatiepakket over te stappen, wat eigenlijk gewoon in logische evolutie van finance is in het groeitraject van Konings.”


Hoe is de connectie met Seefo – het bedrijf dat LucaNet implementeert – gekomen?


Marcia Boonen: “We wilden dus weggaan van het puur Excel-verhaal. Vanuit mijn achtergrond bij EY als auditor, en vanuit eerdere ervaringen kwamen we terecht bij Seefo en dus LucaNet. We zijn meer in detail gaan kijken en hebben een demo aangevraagd bij Kristof en zijn team.”


Wat was de uitdaging op dat moment?


Boonen: “Echte problemen hadden we niet. Wel kwam het besef dat aan het louter gebruiken van Excel voor consolidatie en rapportering een aantal beperkingen vasthingen. Zeker met het verder groeiverhaal van Konings, die we toch willen blijven ondersteunen. We willen niet pas op de voorgrond treden als het moment van die groei daar zou zijn. Op het moment van implementatie hadden we een goede basis en sterk team, en lag dus het momentum om naar LucaNet over te schakelen. Uit de demo bleek snel dat LucaNet een heel gebruiksvriendelijke en intuïtieve tool. Dat heeft de doorslag gegeven om voor LucaNet te gaan. De tool laat toe tot op basisniveau in de cijfers te duiken, de rapportering aan te passen waar nodig en visualiseert de inzichten lay-outmatig naar onze wensen.”


Gaat het ook breder dan puur inzichten voorzien voor finance?


Boonen: “Ja, het is de bedoeling dat meerdere budget owners, zoals de maintenance manager, eigen cijfers kunnen opvolgen in deze tool. Het is belangrijk voor ons dat een non-financial ook met de tool aan de slag kan.”


Kunnen de budget owners ook zelf parameters instellen of aanpassen?


Boonen: “Neen, zij moeten de cijfers kunnen raadplegen zodat ze de verhouding zien tegenover het budget. Het dient eveneens als basis om in de toekomst met forecasting en predicties aan de slag te gaan. Zo kunnen ze ook input geven vanuit hun domein.”


Hoe is de demo zelf verlopen?


Boonen: “We kwamen snel tot het besef dat de Excel-rapportering snel kon worden vervangen… En hierdoor kregen we ook de kans dus om op een efficiëntere manier te consolideren. LucaNet bespaart ons een hoop tijd en werk.”


Van de Wiele: “De tijdswinst om het budget te maken is eveneens een belangrijke verbetering. Met deze tool krijgen we ook de kans om meer dynamisch te forecasten. Dat staat op de agenda.”


Heeft het lang geduurd om LucaNet te implementeren?


Boonen: “Dat ging eigenlijk verbazend snel. Ik vond het moeilijk te geloven dat we de garantie kregen na een handvol dagen al aan de slag te kunnen gaan met de rapportering in LucaNet, maar we hebben het wel gedaan. Er zijn een aantal consultants ter plaatse gekomen en wij zijn daarna zelf aan de slag gegaan met de tool. Een implementatiemodel van Seefo samen met de klant. Dat was een groot voordeel. We konden zelf LucaNet mee opzetten, bepalen hoe de rapportering er zou uitzien, kijken waar we de gegevens moesten halen, … We kregen de kans om de tool te leren kennen. En ik denk dat we op zo’n 7-8 dagen zijn geland.”


Hoeveel medewerkers uit het finance team hebben dit mee geïnitieerd bij Konings?


Boonen: “Mijn leidinggevende Stefano Corsini, onze Financial Controller Jan Leysen en mezelf. Jan werkte hier nog maar een maand toen we van start gingen met de implementatie. Het was een ideaal moment om hem meteen de cijfers te leren kennen en om met de nieuwe tool aan de slag te gaan. Wij gebruiken de tool ook vandaag het meest binnen Konings. De business controllers kregen wel al een uitleg over de belangrijkste zaken in LucaNet maar moeten er niet dagelijks mee werken. Dat ligt dus hoofdzakelijk bij ons, wij zijn de key users.”


U verwijst naar de financial controller die als nieuwe medewerker aan de slag ging met de tool. Hoe belangrijk is de implementatie van LucaNet, net als meerdere andere technologische innovaties, in de strijd om talent?


Van de Wiele: “Persoonlijk denk ik heel belangrijk. En dat geldt voor rapportering in de breedste zin… Technologische vooruitgang is zeker een motivator om mensen aan te werven, en daar is LucaNet zeker een voorbeeld van. Blijven werken met oude tools is geen haalbaar model om mensen te vinden. Daar werken we als werkgever bewust aan.”


Behalve efficiëntie en overkoepelend tijdwinst, wat zijn daarnaast de belangrijkste fundamenten van LucaNet?


Boonen: “Er zijn meerdere aspecten. Tijdswinst in de consolidatie en het budgetproces zijn inderdaad twee grote punten. Daarnaast krijgen we ook veel meer inzicht in de impact van onze cijfers. Welke gevolgen heeft dit ten opzichte van onze actuals? We doen een aanpassing en we zien met een gevolg. Ook dat is tijd- en efficiëntiewinst…”


Van de Wiele: “En dat zet zich ook door in de visuals. Hierdoor kunnen we bijvoorbeeld eenvoudiger tendensrapporten opstellen. Dat is een enorm grote vooruitgang.”


De verbinding met Power BI dan?


Boonen: “Met de grafische voorstelling moeten we nog aan de slag maar de koppeling ligt er wel al. Het is belangrijk om onze stakeholders een visual aan te leveren waarmee ze overweg kunnen en die meer zegt dan een droge Excel-file…”


Waren er technische belangrijkheden die uitdrukkelijk naar voor kwamen tijdens de implementatie?


Boonen: “Ik denk vooral aan ons kostenplaatsenverhaal. Konings rapporteert niet op legale entiteiten maar op kostenplaatsen, een niveau dieper dus. Er is één kostenplaats die valt over verschillende entiteiten heen en die we ook op een manier moesten rapporteren. Daarnaast alloceren we ook een bepaalde kostenplaats uit naar een andere kostenplaats. Wat uit de bron komt moet je dan linken. We hebben even moeten zoeken hoe we dat op een goede manier konden implementeren en tegelijk een goed zicht bleven houden. We zijn er al bij al vrij snel met de juiste oplossing uitgekomen.”


Hoe kijken jullie verder naar de evolutie met LucaNet als tool?


Boonen: “Wat we nog niet hebben gedaan, maar wat wel mogelijk blijkt is het koppelen van onze aankoopfacturen in LucaNet. Zo kunnen onze mensen hun cijfers raadplegen en meteen ook doorklikken naar de aankoopfactuur. Qua analyse krijgen ze zo meer inzicht in de cijfers en kunnen ze veel sneller schakelen als er zich bijvoorbeeld uitzonderlijke kosten voordoen… Daar willen we zeker op inzetten. En dan de forecasting natuurlijk. Die gebeurt nu nog op sommige domeinen high-level en in Excel. Dit jaar willen we hier zeker mee aan de slag. Zo kunnen we meer detail krijgen en meer input geven aan de stakeholders en budget owners. Die laatste kunnen dan ook weer een inbreng geven op de te verwachten kosten. Tot slot maken we nog geen gebruik van de voorstellingswijze voor de Belgische jaarrekening. Er is zeker een voorstelling van onze cijfers die we in eerste instantie aan de Raad van Bestuur en het directiecomité tonen, maar dit kan zeker ook doorvloeien naar de jaarrekening. Dat hebben we vorig jaar nog niet gedaan maar zal dit jaar wel volgen.”


Een change traject dat zeker nog niet ten einde is?


Boonen: “Neen, absoluut. Volgend jaar gaan we niet alleen P&L budgetteren maar ook de balans in LucaNet. We zetten dit jaar zeker opnieuw enkele stappen vooruit.”


Van de Wiele: “Dat is natuurlijk het concept van ons groeiverhaal. En als we groeien moeten we op een gegeven moment ook schaalvoordeel proberen te halen. Je moet kunnen opschalen.”