Meten is weten, dat geldt ook voor uw personeelsbestand. Alleen lijken finance en hr-afdelingen er andere telwijzes op na te houden. Dat is problematisch voor het opstellen van een correcte, realistische begroting. De loonkost neemt immers steevast een stevige hap uit het jaarbudget. Zonder correcte data en de oorzaken van afwijkende cijfers is het bijgevolg erg moeilijk om de juiste inzichten te verkrijgen over de gezondheid en prestaties van uw organisatie. Visualisatiesoftware is daarvoor een uitstekend ondersteuningsmiddel.
Door Dorien Roes, Country Manager BeLux van Workday
“Hoe veel mensen werken er bij ons?” De kans dat het antwoord op die vraag verschillend is afhankelijk van aan wie je het vraagt, is reëel. De finance- en hr-afdelingen hanteren namelijk vaak andere telwijzes. Wie niet precies weet wie waar in de organisatie actief is, mist belangrijke inzichten op het vlak van de vitaliteit van de organisatiestructuur. De grootste uitdaging dient zich aan wanneer de finance-afdeling moet uitleggen waarom de werkelijke loonkosten afwijken van de begroting. Om oorzaken te vinden, moet gekeken worden naar wie werd aangenomen of ontslagen in welke functies, op welk salarisniveau en in welke regio's. Daar wringt het schoentje vaak.
Enerzijds is er een semantische uitdaging: wie wordt als werknemer beschouwd? Iedereen die in dienst is, inclusief externe consultants of personeel van onderaannemingen? En wat met interimkrachten? Anderzijds moeten personalia en andere relevante data bijgehouden en regelmatig geüpdatet worden. Deze gegevens moeten herleid kunnen worden naar data uit de vooropgestelde budgetplanning.
Plan versus realiteit
Er bestaan heel wat redenen waarom deze gegevens in werkelijkheid niet overeenstemmen met wat aanvankelijk gepland was. Vacatures die niet ingevuld raakten of onverwacht verloop van personeel hebben bijvoorbeeld een impact op de personeelskosten. De finance-afdeling kan via een ‘budget-versus-actual-analyse’ van salarisuitgaven misschien wel achterhalen waar de afwijkingen zich situeren binnen de organisatie, maar een verklarende oorzaak is moeilijker vast te pinnen. Er zijn nu eenmaal zeer weinig verbanden tussen het grootboek, de hr-dienst en de planningssystemen die dit proces managen.
In plaats van handmatig te zoeken naar anomalieën in de personeelsgegevens om zo een verklaring voor afwijkende cijfers te vinden, bestaat er gelukkig ook visualisatiesoftware zoals het Workday Adaptive Planning-platform. Via een watervalgrafiek wordt de variatie tussen het budget en de werkelijke cijfers duidelijk, en kan de relatieve impact van onderliggende factoren onderzocht worden. Dergelijke software koppelt op eenvoudige wijze personeelsplannen aan financiële modellen. Daarnaast verschaft het toegang tot up-to-date headcountplannen en gerelateerde kosten. Op die manier worden plannen op schema en binnen budget gehouden.
Nauwkeurig budget opstellen
Het vaststellen van het verschil tussen de geplande personeelskosten en de werkelijke kosten is zoals eerder beschreven nodig om een nauwkeurig budget op te kunnen stellen. Weten waar dat verschil aan te wijten is, versterkt je organisatie op de lange termijn en stelt je in staat om gericht actie te ondernemen wanneer de werkelijkheid zich niet aan de begroting houdt. En dat is meestal het geval.
Comments