Innovatieve technologieën in finance

RPA, AI, Blockchain, Process Mining, ... De CFO hoort overal dat hij moet

digitaliseren, maar wat zijn nu de meest relevante technologieën en hoe moet

hij er mee aan de slag? Wat brengt de toekomst?

Doorheen onze geschiedenis heeft de mens altijd ingezet op productiviteitsverhoging. Productiviteitsgroei heeft een belangrijke impact op economische groei. Johan Jacques, Executive Director bij EY: “De voorbije decennia is die productiviteitsverhoging significant verminderd (4,3% in de jaren ’70, 2,1% in de jaren ’80, 0,6% in de periode 2000 – 2013 nvdr.), waardoor onze welvaartsmodel onder druk komt te staan.

De afnemende rijkdomcreatie betekent dat er niet meer op dezelfde schaal herverdeeld kan worden aangezien de groei van de kostfactoren sneller toeneemt. “Als we de volgende sprong op vlak van (significante) productiviteitsverhoging niet nemen, zal onze maatschappij met de nodige problemen geconfronteerd worden. Bovendien worden wij in België geconfronteerd met een vergrijzing van de bevolking. Er gaan maandelijks ongeveer 10.000 mensen met pensioen, waardoor het aantal werkkrachten vermindert, maar de last blijft dezelfde. Alle industrieën en bedrijven moeten dus nieuwe technologie aanvaarden. Er is gewoon geen andere mogelijkheid.”

“Daar komt ook nog een belangrijk rekruteringsaspect bij kijken,” gaat Reza Guillaume, Executive Director bij EY, verder. “De nieuwe generaties op de arbeidsmarkt verwachten een en ander van hun werkgever op vlak van flexibiliteit, maar ook op vlak van digitalisering. Ik ben er dus van overtuigd dat bedrijven ook digitale technologie moeten implementeren om talent aan te trekken en om de retentie te verhogen.”

Zeker finance moet nieuwe technologie aanvaarden en er mee aan de slag. Johan Jacques: “Finance is meestal – samen met supply chain & logistics - een van de eerste departementen die nieuwe technologie aanvaardt en daarmee aan de slag gaat om te automatiseren. Dat komt omdat er in finance heel wat processen vatbaar zijn voor automatisatie (redelijk veel repetitief werk met redelijk beperkte toegevoegde waarde). Daarbij komt ook het feit dat de verantwoordelijkheid voor data en datamanagement heel vaak bij de CFO ligt (finance is een aankomstpunt van veel processen en data). Daarom speelt finance vaak een voortrekkersrol op vlak van technologie in het bedrijf.”


Robots als pleister over manuele processen

Als we het hebben over digitale technologieën die hoog op de agenda van de CFO staan, kunnen we natuurlijk niet om RPA heen. Maar uit de resultaten van de meest recente CFO Barometer blijkt dat het nog niet helemaal duidelijk is voor alle finance professionals wat RPA precies voor hen kan betekenen. Laten we daarom eerst even op een rij zetten wat we precies onder RPA verstaan en waar dit nuttig voor kan zijn. RPA is:

  • Een technologie die repetitieve en rulebased processen kan automatiseren door middel van een software oplossing.

  • Een niet-invasieve technologie: “RPA kun je eigenlijk als een pleister beschouwen: je gebruikt robotics om de manuele stappen uit een proces te automatiseren, wanneer de bestaande, mature/standaard software oplossingen hier geen antwoord op bieden. Dit betekent eigenlijk dat RPA misschien nog een tiental jaar relevant blijft, maar naar de verdere toekomst waarschijnlijk overbodig zal zijn omdat digitale oplossingen de hiaten – waar RPA nu nog kan inspringen – zelf zullen invullen. Uit de enquête blijkt ook duidelijk dat meer dan de helft van de respondenten niet wil wachten op updates van systemen en daarom zelf met RPA aan de slag gaat.”

  • Een oplossing om kosten te besparen. “Door RPA te implementeren bespaar je inderdaad op de kosten, maar we zien duidelijk bij onze klanten dat dit niet de belangrijkste drijfveer is om met robotics aan de slag te gaan. Dat blijkt ook uit de survey: slechts 25% implementeerde RPA om kosten te besparen.”

  • Een oplossing om de audit trail te faciliteren.

Veel finance professionals hebben al een aantal eerste stappen gezet op vlak van RPA, maar anderen staan nog nergens. Dat blijkt ook uit de CFO Barometer: 45% van de respondenten investeerde nog niet in RPA. Voor hen is het dus hoogtijd om er over na te denken. Johan Jacques: “RPA is de minst intelligente digitale technologie. Finance teams die al met RPA aan de slag gegaan zijn, hebben een goede basis om op verder te bouwen met meer ingewikkelde technologie zoals artificiële intelligentie, machine learning en andere hybride oplossingen (bijvoorbeeld OCR + RPA + AI). Natuurlijk is het mogelijk om RPA over te slaan en meteen met slimmere oplossingen aan de slag te gaan, maar je ziet toch dat de leercurve het beste is wanneer er een degelijke basis is.” De boodschap is duidelijk: leer stappen voor je gaat lopen.

Reza Guillaume: “Bij EY zien we ook inderdaad ook dat de klanten die de voorbije jaren al met RPA begonnen zijn, vandaag veel gemakkelijker nieuwe technologieën aanvaarden.” De experten raden aan om klein te beginnen. “Ga eerst aan de slag met een proof of concept of een pilootproject. Daaruit zal je heel wat lessen leren, die er voor zullen zorgen dat je bij een grootschaligere implementatie sneller en succesvoller zult zijn.” Een andere belangrijke succesfactor is om een duidelijke visie en strategie te hebben. “Als je een digitale oplossing implementeert, moet je heel goed voor ogen houden waarom je dit precies doet. Het moet passen in de strategie.”

Een van de belangrijkste hindernissen bij het implementeren van technologie is cultuur en menselijk gedrag. Johan Jacques: “We hebben veel klanten die hoge ambities hadden op vlak van RPA. Al snel botsten ze echter op hun eigen bedrijfscultuur, op communicatieproblemen, op niet gestandaardiseerde processen enzovoort, waardoor de implementatie en ontwikkeling van robotics op een veel lager pitje kwam te staan. Ze botsten in feite op zichzelf.” “Daarom is een goed change management beleid van groot belang,” gaat Reza Guillaume verder. “De buy-in van de medewerkers is cruciaal. Als je te snel probeert te gaan, krijg je de mensen niet mee. Bovendien bestaat het gevaar dat mensen de digitale oplossingen percipiëren als een bedreiging voor hun job, terwijl deze er eigenlijk vooral voor zorgen dat ze de saaie taken zonder toegevoegde waarde niet meer zelf moeten doen en meer tijd krijgen voor analyses.”


Process mining om processen te standaardiseren

Uit de resultaten van de enquête blijkt duidelijk dat er heel wat automatiseringspotentieel is in de processen van de respondenten: de meeste processen zijn data-intensief, repetitief, op regels gebaseerd, kunnen uitgevoerd worden buiten de werkuren en zijn manueel zwaar. “Toch heeft bijna 40% van de respondenten nog geen stappen genomen om de processen te standaardiseren, laat staan automatiseren.”

Standaardiseren is een must voor je met automatiseren van start kunt gaan. We hebben het in dit artikel al een paar keer aangehaald, en dit blijkt ook duidelijk uit de enquête: 88% van de respondenten erkent dit, pas als de processen gestandaardiseerd zijn, kunnen finance teams met RPA aan ge slag. Maar hoe begin je daar nu aan? Reza Guillaume: “Er zijn verschillende manieren om processen te analyseren en te kijken waar er verschillen zijn met het standaardproces opgelegd vanuit HQ. Je kunt natuurlijk een leger mensen loslaten op de processen, maar je kunt ook een process mining oplossing gebruiken die de data en de processen analyseert, het meest gebruikte process, alsook tegenstrijdigheden blootlegt.”


Hybride oplossingen: OCR in combinatie met RPA en machine learning (AI)

RPA kun je combineren met allerlei bestaande systemen, zoals bijvoorbeeld OCR. OCR bestaat al sinds de jaren 70. De eerste vorm was volledig template based, wat betekende dat dit enkel werkte wanneer leveranciers hun facturen allemaal volgens een vaste template opmaakten. Vervolgens evolueerde de technologie zo dat de leverancier zijn eigen template mocht blijven gebruiken, maar dat AP de velden op de factuur moest aanduiden. “Dat was zeer arbeidsintensief en bovendien kon dit systeem ook absoluut geen data interpreteren.” De derde stap was electronic invoicing, maar ook hier was het voor veel bedrijven een uitdaging om leveranciers aan boord te krijgen. Johan Jacques: “Vandaag zien we dat OCR oplossingen nog verder geëvolueerd zijn en de technologie combineren met RPA en AI. Door middel van OCR wordt de factuur gescand en worden de velden automatisch op basis van masterdata in het systeem geïdentificeerd. RPA zorgt ervoor dat de data dan automatisch verwerkt wordt en AI kan de data vervolgens interpreteren en concrete posting voorstellen doen.” De productiviteit schiet hiermee de lucht in: sommige bedrijven brengen het aantal verwerkte inkomende aankoopfacturen per VTE per jaar naar 60.000, en meer.


Meer inzicht in data met artificiële intelligentie

CFO’s die al met RPA aan de slag gegaan zijn, zien stilaan de opportuniteiten die artificiële intelligentie kan bieden. Er zijn twee belangrijke elementen die interessant zijn voor de CFO: “Enerzijds zorgt AI ervoor dat de cost of operations daalt, anderzijds zorgt het voor meer inzicht in de data. Door meer correlaties in data te identificeren kan het niveau van forecasts – zowel in supply chain als in finance - sterk stijgen. Daarnaast kan AI een grote rol spelen in het behandelen van claims en klachten door prioriteiten te herkennen, maar ook in het identificeren van andere risico’s zoals churn rates.”

60% van de respondenten van de CFO Barometer heeft nog niets geïnvesteerd in AI, 40% een beetje. Niemand gaf aan al grote investeringen te hebben gedaan. “Het is duidelijk dat er nog heel wat potentieel schuilt in AI en dat CFO’s zich hier bewust van zijn.”


Global business services

In het verleden maakten bedrijven graag gebruik van shared service centers om efficiënter te werk te gaan. Met de technologie die steeds meer processen kan automatiseren, zijn dit soort shared service centers een opportuniteit om vanuit een centraal punt de processes te digitaliseren en te automatiseren. Reza Guillaume: “Shared service centers evolueren nu meer en meer naar centers of excellence waar de nodige expertise aanwezig is om te digitaliseren en automatiseren. Het feit dat processen gecentraliseerd worden, maakt het digitaliseringsproces veel gemakkelijker. Een robotics center of excellence oprichten is trouwens het derde maturiteitsniveau in RPA. ” Er bestaan vijf maturiteitsniveaus:

  • De beginfase: er wordt een proof of concept uitgerold

  • Het robotteam: finance gebruikt robots om meer processen en procedures te automatiseren binnen 1 domein

  • Robotics center of excellence: automatisering wordt binnen de gehele finance functie geïmplementeerd, het center of excellence is de interface tussen de business en IT

  • Advanced robotics CoE: breed gebruik van robotics met verschillende technologieën

  • Virtuele workforce: gerobotiseerde automatisering is een normaal onderdeel van de business, ook in strategie, budgettering en operations management.

Uit de enquête blijkt dat de meeste mensen nog in de eerste fase staan. Een aantal staat al wat verder, en sommige respondenten geven aan in de derde fase te zitten en een robotics center of excellence te hebben. Johan Jacques “Er zijn inderdaad weinig bedrijven die gemakkelijk op het derde niveau geraken – maar degenen die er staan hebben een Global Business Service. Dit hoeft trouwens niet alleen voor grote bedrijven te gelden: bedrijven kunnen dit absoluut ook op een kleinere schaal uitrollen door bijvoorbeeld een paar mensen in het team hierop in te zetten.” Waarom is het zo moeilijk om van niveau 1 naar niveau 2 en 3 – laat staan niveau 4 en 5 – te gaan? “Er zijn heel wat drempels, de drie belangrijkste zijn volgens ons:

  • Niet gestandaardiseerde processen

  • Te hoge verwachtingen op vlak van kostenbesparingen

  • Verkeerde selectie van processen die geautomatiseerd moeten worden.”


Tot slot

We kunnen besluiten dat CFO’s zich bewust zijn van het belang van nieuwe technologieën voor de finance functie en de boot niet willen missen, maar door allerlei redenen het volle potentieel van technologie nog niet kunnen benutten. Voor wie niet wil verdrinken is het echter hoogtijd om de hindernissen te overwinnen en op de digitaliseringsgolf te surfen!