RPA vindt proactief ingang door de businessvereisten


In een negendelige interviewreeks richt de redactie van CFO Magazine haar pijlen op Robotic Process Automation. Infrabel startte in 2019 zijn RPA-parcours. “Een robot die 24/7 actief is… De waarheid is toch iets genuanceerder. Onze robot is ook wel eens ziek”, lacht head of accounting Koen De Witte. “Toch heeft RPA de verwachtingen ingelost, ook al stonden we al ver in het automatiseren van onze processen.”


Als Koen De Witte, head of accounting, en Tanja Linthoudt, manager general accounting, ons te woord staan, mag het niet verbazen dat RPA vooral ingang vond in de financiële boekhouding bij Infrabel. Daarnaast reduceert RPA tijdsmatig een veelvoud aan repetitieve taken tijdens de closing. Ook in HR en IT wordt gestart met RPA maar, net als in veel andere bedrijven, ligt finance aan de bron van deze stroom. “We waren zelf vragende partij met de finance-afdeling”, zegt Koen De Witte. “RPA sluit naadloos aan bij de strategische hefbomen Operational Excellence en Digitalisering van het strategisch plan GO van Infrabel.”


RPA is dus een verhaal van finance én IT?


Koen: “Het RPA-team zetelt momenteel volledig binnen finance. We werken wel heel nauw samen met de IT-afdelingen, en dat is essentieel. Het development-luik wordt gedragen door business developpers in accounting en controlling, en dat is natuurlijk heel verschillend in tegenstelling tot een klassiek IT-project.”


Waarom was finance de bron om met RPA van start te gaan?


Koen: “Ik denk dat finance in veel organisaties hiervoor de motor is, ook om het innovatieve van RPA te kunnen doorgronden. Accounting was sowieso al een trekker in het automatiseren van processen en dat was voor RPA niet anders. We hebben sinds 2010 continu bijgebouwd aan ons ERP-systeem maar op een bepaald punt constateer je toch dat het niet eenvoudig meer is om bijkomend te programmeren… Tenzij tegen een heel hoge kostprijs en met een hoge workload aan de business- en IT-zijde. Het is in die zoektocht dat we zelf bij RPA zijn uitgekomen.”


Tanja: “Onze insteek was om tijdswinst te boeken in de closing en kwaliteitsvollere processen te bekomen. Robotics komt er wanneer je met het hoofddoel, het ERP-systeem, een grens hebt bereikt. Daar zijn we heel ver in gevorderd. Daarna hebben we gekeken met welke tool we nog verder konden automatiseren. Robotics kan je ook niet voor alle processen gebruiken, veelal wel voor processen die niet al te complex zijn. We hebben twee processen gehad die we met veel complexiteit hebben proberen te robotiseren maar zonder succes. Er blokkeerde telkens wel een ander element. Dan moet je ook gewoon beseffen dat het stopt op een bepaald moment. Ook RPA heeft zijn limieten. Dat kan in de toekomst wel verbeteren volgens mij maar momenteel moet je toch heel goed inschatten welk proces ervoor in aanmerking komt. Van zodra het proces te complex wordt, is RPA niet noodzakelijk de juiste tool.”


In hoeverre was het belangrijk dat jullie al verregaand de automatisering in het ERP-systeem hadden geëxploreerd?


Koen: “Heel belangrijk. In die zin hebben we momenteel geen enkel accounts payable proces in onze RPA-lijst. Veel andere organisaties maken net daar hun tijdswinst. In ons huidig ERP-systeem hebben we hier gewoon geen nood aan of zien we tot op heden niet meteen de verbeteringsmogelijkheden. Tegelijk heeft accounts payable het hoogst aantal FTE’s in accounting, maar net omdat we daar al zo ver automatiseerden, zagen we geen toegevoegde waarde van RPA in dit domein. FTE-reductie was überhaupt ook nooit de inzet van RPA. RPA is er gekomen om de routinematige activiteiten weg te halen en tijdswinst te genereren.”


Tanja: “Inderdaad. Onze tijdswinst in de closing en het verhogen van de kwaliteit was altijd onze insteek. Door RPA hebben we een enorme tijdswinst geboekt in een heel korte periode. Onze medewerkers kunnen nu met andere analytische taken bezig zijn en de kwaliteit is er tegelijk op vooruitgegaan.”


Herinneren jullie het eerste proces dat toegevoegd werd aan de software-robot?


Tanja: “Dat was de write-off of stocks. Een heel dankbaar proces dat relatief eenvoudig te robotiseren was en behoorlijk wat tijd kostte tijdens onze closing. Volgens mij is het slechts twee keer vertragend gelopen en dat had niets met het robotisatieproces zelf te maken maar eerder met iets dat niet was geïnitieerd uit de business. Op zich dus een heel positieve eerste ervaring.”


Hoe zijn jullie de RPA-mogelijkheden verder gaan verkennen?


Tanja: “In eerste instantie zijn we natuurlijk gaan kijken naar de processen met veel manuele tussenkomsten en de processen die veel tijd vergen. Op basis van deze factoren zijn ook de eerste processen gedefinieerd. In een tweede fase hebben we processen geïdentificeerd waar veel controlestappen nodig zijn, maar waar we geen tijd konden aan besteden in het closingproces omwille van de beperkte tijdspanne. Wij beperkten ons dan tot steekproefsgewijze controles. Het boeken van onze operationele kosten en investeringskosten is daar een voorbeeld van.”


Koen: “Vroeger deden we steekproeven op de grootste bedragen. Nu kunnen we de hele lijst controleren: tot het kleinste bedrag kunnen we nu gaan bekijken of het juist staat. Er zijn ook een aantal zaken die we voor onze driemaandelijkse rapportering laten draaien, waardoor we bijlagen en tabellen uit het systeem halen. Voorheen was dat een veel moeilijker verhaal, met Excel-sheets, links en macro’s… Die kwalitatieve tekortkomingen hebben we van de baan geschoven. Als er iets nieuw in de rapportering moet, ga je de robot aanpassen. Daar winnen we veel tijd mee.”


Hoeveel processen kennen momenteel RPA-toepassingen?


Koen: “We hebben 19 financiële RPA-processen live en eentje in IT. Dus 20 in totaal verdeeld in vier categorieën: operationele processen, voornamelijk in accounts receivable zoals bv. contractindexatie, controlling processen, zoals budget- en datatransfers, afsluitingsboekingen, zoals write off op stocks en bestellingen in uitvoering, en de complexe reportings, voor bepaalde controles en voor de reconciliatie tussen onze technische en financiële inventaris van de vaste activa. Dit laatste proces is heel belangrijk. We hebben zo’n 450.000 vaste activa in onze financiële inventaris en de reconciliatie met de technische inventaris is een permanente uitdaging. Ook daar gaan we systematisch processen gaan robotiseren. Voor elke specialiteit, elk type van asset, hebben we een apart technisch inventarisatiesysteem en de reconciliatie hiermee robotiseren we zoveel mogelijk. Dit jaar staan er twee type assets op de lijst.”


Robotiseren van de processen is één iets, hoe hebben jullie, in de eerste plaats, de finance-medewerkers hierin meegekregen?


Koen: “Nog voor we met ons RPA-traject zijn gestart, hebben we in één sessie met de hele dienst eigenlijk het concept RPA toegelicht. Daarnaast hebben we ook uitgelegd dat RPA er niet kwam ten behoeve van FTE-reductie, maar wel om de routinematige activiteiten weg te halen. Op die manier konden we tijdwinst creëren in bijvoorbeeld de afsluiting en de kwaliteit verhogen. Dat was een enorm belangrijke boodschap nog voor de echte kick-off van het project.”


Tanja: “De angst was in die zin al grotendeels weggewerkt bij de mensen. Daarna zijn we met een externe partner gaan samenwerken en tijdens een soort van brainstorming, voor zowel finance- als IT-medewerkers, zijn we over de afdelingen heen gaan samenzitten om te gaan kijken welke processen hiervoor in aanmerking zouden komen. Dat was het tweede deel van de bewustwording en gaf de mensen voeling met RPA. Daarna zijn onze eigen operationele mensen in finance en IT ook in procesteams ingedeeld geweest. Mensen die hier voltijds mee aan de slag zouden gaan. Dat was een korte maar intensieve periode van ongeveer zes maanden. De operationele taken werden in-house overgenomen. De externe partner heeft onze procesteams de tool aangeleerd en zag ook nauw toe bij het ontwikkelen van de eerste processen.”


Hoe hebben jullie medewerkers gevonden die bereid waren om de processen te analyseren?


Tanja: “De mensen die een bepaald proces als potentieel RPA-project aanhaalden, konden er zelf voltijds op werken. Natuurlijk waren dit business-mensen die toch een beetje IT-minded zijn. Als je die mindset niet hebt, lukt het niet. Je moet geïnteresseerd zijn en de tool willen leren. De RPA-tool is erop gebouwd zodat de gebruikers geen IT’ers moeten zijn, maar er moet toch een bepaalde affiniteit zijn en het vergt een bepaalde inspanning. Het lijkt eenvoudig maar dat is het toch niet. De RPA-tool heeft nu eenmaal een bepaalde logica die mensen uit de business moeten begrijpen. In de eerste fase werkt de externe partner met de tool en legt hij de tool uit. Daarna komt de tweede fase waarin onze mensen eigenlijk zelf de processen beginnen te bouwen. Nog altijd met veel hulp van de externe partner maar na verloop van tijd kunnen ze zo goed als alleen verder.”


Hoe snel is het bouwen van de processen gegaan?


Tanja: “We hebben in twee fasen gewerkt. We hadden een eerste missie voor het robotiseren van zes processen en die heeft ongeveer vier maanden geduurd. Dan zijn we overgaan naar de tweede fase en het robotiseren van zeven processen. In die tweede fase coachte onze externe partner nog, maar de processen werden zo goed als volledig door ons procesteam gebouwd. Het is een leerproces om in the end zelf processen te robotiseren en binnen het tijdsbestek het project op te leveren. Ook heel belangrijk hierin was het luik IT-governance. Het laatste stuk binnen het project.”


Koen: “Het was voor het change management heel belangrijk dat onze eigen mensen aan de slag konden gaan. De business developpers zijn gestart met hun eigen processen binnen hun eigen team. Zo creëer je meteen het idee: er wordt ons niets opgelegd, we kunnen de robot inrichten zoals we zelf wensen én we gaan zelf weten hoe de robot werkt. Het zal geen black box zijn. Dat was in de eerste fase enorm belangrijk voor het change management in robotics.”


Nu RPA ook ingang vindt in andere afdelingen van Infrabel, is het ook tijd om de governance door te schuiven naar IT?


Tanja: “Momenteel wordt het proces gemonitord door de functie die de robot gescript heeft. Dat kan ook perfect, aangezien het bijna allemaal financiële processen zijn. We gaan nu echter wel naar een schaal waar RPA ook ingang vindt in de HR- en IT-processen… Onze financiële mensen hebben geen affiniteit met de processen van andere afdelingen en dit is dan ook niet meer doenbaar. We gaan naar een situatie waarbij IT zowel het monitoringsluik als de ontwikkeling van nieuwe processen of aanpassing van bestaande processen voor zich gaat nemen met natuurlijk sterke ondersteuning vanuit de business.”


En dat impliceert dat de business developpers die werden opgeleid in finance op termijn schuiven naar de IT-afdeling?


Koen: “Dat kan, de posten zijn vrij. We denken echter dat de mensen die nu een operationele functie hebben toch niet de overstap zullen maken om 100 procent robotics te doen. De interesse in robotics zal wel blijven maar ik denk niet dat ze er puur voor zullen kiezen. Het zou positief zijn mocht iemand de keuze maken omdat ook de ervaring dan meegaat, maar het zal volgens mij niet gebeuren. Het zullen IT’ers zijn met hopelijk genoeg businessaffiniteit die op een permanente basis met robotics bezig zijn. Businessmensen zijn echter geen programmeurs en je kan in de business ook niet continu mensen vrijmaken hiervoor. Ook de expertise zal groter zijn als iemand voltijds met robotics bezig is. Hoe meer processen je doet, hoe beter je wordt…”


Tanja: “Het bezig zijn met robotics is vooral een volledig andere manier van denken. Om te scripten moet je op een structurele manier een proces stap per stap gaan uitschrijven. Ook onze businessmensen zijn echt gaan moeten nadenken over de processen die ze zelf zo goed kennen. Ze hebben het gelukkig aangeleerd, maar de manier van werken, om stap per stap een proces te gaan documenteren, is helemaal anders. Voor een IT’er klinkt het allemaal veel logischer. Onze mensen zijn op een andere wijze moeten gaan nadenken om het proces goed te kunnen programmeren. Je moet een robot een template laten lezen. Wat moet de robot lezen, welke velden moet hij linken aan het ERP-systeem, … Als je één stap mist of er ontbreekt één element dan heb je niet het gewenste resultaat. Als je iets manueel doet, lijkt het allemaal zo logisch.”


Was RPA een must bij Infrabel om verregaande automatisatie te krijgen?


Koen: “Neen, maar het laat ons wel toe om ons werk in volume te laten stijgen en sneller te kunnen werken. We hebben nogal wat bijkomende rapporteringsverplichtingen sinds we geconsolideerd worden met de Belgische Staat. Door RPA toe te passen winnen we belangrijke tijd. Dat zorgt er ook voor dat bepaalde personen sneller op iets anders kunnen werken. En dat is wel nodig want de compliance-regels worden alsmaar complexer. De schema’s die we moeten volgen, maakt het complex voor onze boekhouding, zeker in general ledger. Was RPA echt noodzakelijk? Neen, RPA is er proactief gekomen door de businessvereisten.”


Is het gemakkelijk om een script te herschrijven of aan te passen?


Tanja: “Het is tijdrovend want je moet het standaardproces opnieuw bekijken. Bij grote complexiteit neemt het soms de helft van de duurtijd in die je nodig had om het volledig proces te bouwen. Je moet er constant mee bezig zijn. Dat is eveneens een argument om dit een IT-verhaal te maken. Voor finance-mensen, met alle bijkomende taken, is dat eigenlijk niet haalbaar.”


Hoe zien jullie verregaande automatisering evolueren in de toekomst?


Tanja: “Voor smart-toepassingen en artificiële intelligentie is het nog te vroeg. Ik weet ook niet zeker of onze tool op die manier kan werken. Met een upgrade misschien, maar we denken er nu nog niet over na. We zijn vandaag nog volop bezig met RPA.”


Koen: “We zijn ook ons ERP-systeem verder aan het uitbreiden met de overstap naar een cloudvorm en een geavanceerde module voor aankopen. Dat zijn twee zware projecten die op ons afkomen en er is natuurlijk ook een grens die je als finance-afdeling moet bewaken. Je kan niet alles tegelijk doen en ook budgettair zijn er natuurlijk limieten. Op korte termijn zijn we niet van plan om slimme robottoepassingen te gebruiken maar we houden het wel op de radar. We krijgen met technologie telkens meer mogelijkheden maar op vandaag hebben we niet veel processen waar we voelen: als we dit hebben, kunnen we opnieuw een grote stap vooruitzetten. Vandaag toch niet…”