Aexis CPM divisie heeft in de voorbije jaren 3 software pakketten ontwikkeld met betrekking tot CPM in verticale sectoren zoals Hospitalen, Lokale besturen en Industrie specifieke business segmenten. Deze software pakketten maken gebruik van de IBM Technologie “Planning Analytics “.
WAT IS GemBud?
AisBud is een software toepassing voor het opmaken en opvolgen van het meerjarenplan en begroting voor lokale besturen zoals steden en gemeenten .
Het pakket omvat standaard één basis module “Finance” en optioneel bijhorende modules Inkomsten, Uitgaven, Investeringen, Digitale Rapportering, Financiering en Personeel.
Met de standaard module “Finance” kan snel , eenvoudig en zonder rekenfouten een meerjarenplan opgemaakt worden. Deze module wordt standaard geleverd inclusief: een rekeningstelsel BBC 2020 & genormaliseerd stelsel van beleidsvelden een organisatie structuur , een versie beheer, parameter settings, index, start jaar, start maand … , initialisatie regels, workflow , security setting , periodes (jaren, kwartalen, maanden ), variantie rapporten, analyses, grafieken en veel meer.
Het pakket laat toe mbt de gedefinieerde strategische doelstellingen de nodige acties te definiëren, de projectfiches opmaken, per project een budgetvoorstel opmaken en opvolging , workload en documenten te beheren.
Waarom GemBud?
a) Voor ieder lokaal bestuur is het opmaken van een meerjarenplan geïntegreerd met strategische doelstellingen, beleidsdomeinen, beleidsvelden, acties, projecten en verantwoordelijken een droom:
· Geïntegreerd plannen legt de verantwoordelijkheid voor het opmaken van de begroting bij de eigenaar van de strategische doelstelling en actie.
· In de financiële variantie rapportering ontstaat een belangrijke transparantie met name iedere financiële afwijking tussen meerjarenplan, begroting en inkomsten/ uitgaven kan éénvoudig en transparant verklaart worden door de verklarende afwijking op niveau van strategische doelstellingen en uitvoering van acties welke de financiële inkomsten of uitgaven genereren.
b) Geïntegreerd plannen biedt de mogelijkheid om de realisatie van de strategische doelstellingen op te volgen vanuit financieel perspectief.
Aexis weet uit jarenlange ervaring dat het realiseren van deze droom geen sinecure is .
In een klassiek project wordt het geïntegreerd plannen ontdekt en vastgelegd met het lokale bestuur tijdens een analyse fase. Deze analyse resulteert in een Blueprint welke gebruikt wordt om het uitgetekende proces te automatiseren. Het grote risico van deze aanpak bestaat erin dat bij het testen van het geïntegreerd model een voortschrijdend inzicht ontstaat waardoor veranderingen in het opgemaakte model moeten aangebracht worden. Deze elementen zijn logisch en normaal, echter ze hebben steeds een (belangrijke) impact op project realisatie en project budget welke zullen afwijken van oorspronkelijk gemaakte afspraken met de klant.
Een tweede belangrijk aandacht punt bij deze klassieke wijze van implementeren is dat het lokale bestuur lang wacht alvorens hij enige opbrengst ziet van zijn investering of met andere woorden bij vele projecten duurt het maanden soms jaren alvorens de geïntegreerde planning applicatie in zijn volledige glorie kan gebruikt worden.
Met GemBud verbreekt Aexis de klassieke wijze van werken.
Het opstarten met de Module “ Finance” geeft voor de klant de volgende voordelen :
· snel in gebruik nemen van de standaardmodule “Finance”
· lage instap kost & beperkte impact van verandering door eerst enkel gebruik binnen het financieel departement
· directe kennis opbouw van de module Finance en onderliggende technologie
· verhoogde efficiëntie door meer tijd te besteden aan de inhoud van financieel budget dan aan verzamelen van data
· verhoogde effectiviteit door gebruik van één versie van de waarheid en automatisch inlezen van brondata (minder kans op tik fouten zoals in MS Excel)
Na gebruik van de standaard “ Finance “ module kan de klant in overleg met Aexis experten bepalen welke bijkomende module kan geïmplementeerd worden opdat het geïntegreerd model vorm kan krijgen, voorbeeld personeel of investeringen of inkomsten / uitgaven .
GemBud vormt voor de finaniceel verantwoordelijke binnen het lokaal bestuur het centraal punt voor opmaak en opvolging van het meerjarenplan en begroting . Meer informatie , contacteer Aexis : info@aexis.com of 02725 1644