Een cloudgebaseerde planning tool om alle data beter in te zetten




Financiële software kent al een tijdlang een verschuiving van on-premise naar cloudgebaseerde oplossingen. Dit zien we ook op vlak van planningtools. Welke deuren opent dit? En hoe kunnen CFO’s het onderste uit de kan halen bij de implementatie van een dergelijke tool? We gaan hiervoor in gesprek met de experten van PwC België: François Jaucot, Lead Partner Consulting bij PwC, Melinda Strébely, Senior Manager Finance and Performance Management bij PwC en Mathieu Van De Poel, Director EPM and Cloud Planning Lead bij PwC.


On-premise begint stilaan tot het verleden te horen. Alle grote software vendors stappen over naar de cloud met hun tools. Dit geldt uiteraard ook voor planningtools. Cloud planningtools helpen bedrijven om hun plannings-, budgetterings-, forecastings- en rapporteringsactiviteiten te beheren. In veel finance functies zien we de medewerkers nog bloed, zweet en tranen vergieten in een veelvoud aan spreadsheetbestanden terwijl een cloudgebaseerde planningstool een eenvoudige en agile oplossing zou kunnen bieden. Bedrijven die aan de slag gaan met een dergelijke tool kunnen onder meer real time simulaties doen. Dankzij de toegang tot data tot op het laagste niveau (waarin zowel financiële data als op niet-financiële data opgenomen kunnen worden), kan finance betere inzichten verwerven.


We kunnen twee trends onderscheiden in de markt van cloudgebaseerde software vendors. De ene software vendor richt zich meer op verticale integratie, de andere op horizontale integratie. Mathieu Van De Poel: “Klopt. Je hebt enerzijds de tools die meer inzetten op horizontale integratie. Deze richten zich niet alleen op het finance departement, maar ook planningsoplossingen hebben voor onder andere sales, tax, HR of supply chain. Anderzijds bestaan er ook tools die de focus meer gaan leggen op verticale integratie en oplossingen bieden voor bijvoorbeeld reconciliatie of consolidatie.” Weke tool je als CFO ook kiest, de juiste tool laat je toe om sneller beslissingen te nemen, in real time scenario’s te maken, om dieper in detail te kunnen treden en om meer data te gebruiken. François Jaucot: “Vandaag is dat een must. De COVID-19 crisis duwde ons het voorbije jaar met de neus op de feiten: finance moet snel kunnen schakelen en impactscenario’s voorzien om haar strategische rol op te nemen.” Mathieu Van De Poel: “In het begin van de COVID-19 crisis zag je inderdaad dat er plots nood was aan veel simulaties. In veel bedrijven wilden de finance teams die nood ook beantwoorden en de handen uit de mouwen steken. Zonder een aangepaste tool vergt dit echter enorm veel manueel werk. Wanneer de evoluties elkaar snel opvolgen wordt het al snel praktisch onmogelijk om dit aan een sneltempo vol te houden. We zien nu dat bedrijven meer interesse beginnen tonen in een cloudgebaseerde tool.”

Voor wie dit nog niet overweegt, wil PwC een wake-up call lanceren. “Finance kan niet op dezelfde manier blijven werken zoals twintig jaar geleden. We leven in een andere realiteit. Als je weet dat er oplossingen bestaan voor de uitdagingen om sneller informatie en analyses te leveren, waarom zou je als CFO daar geen gebruik van maken? Er zijn talloze mogelijkheden!” Melinda Strébely: “Ik zou nog verder durven gaan: niét aan de slag gaan met cloudgebaseerde tools is gewoon geen optie. Niet meegaan in de technische vooruitgang zal je toptalenten doen verliezen. Bovendien halen concurrenten die er wél mee aan de slag gaan, een groot concurrentievoordeel net omdat zij veel sneller kunnen schakelen een zekere vorm van concurrentievoordeel dankzij betere inzichten die voortkomen uit snelle scenario analyses en snellere besluitvorming.”


De juiste keuze maken

De ROI van een cloudgebaseerde planning tool is duidelijk. Finance kan korter op de bal spelen en het bedrijf door woelige wateren loodsen dankzij real-time informatie. Maar de juiste tool kiezen is cruciaal. Melinda Strébely: “Cloudgebaseerde planning tools bieden enorm veel potentieel. Toch is het belangrijk om een goede selectieprocedure op te zetten, want niet elke tool past bij de noden van elke finance functie. Enkele van de relevante aspecten bij een tool selectie zijn de bestaande IT-architectuur en de tools die al aanwezig zijn, de nood aan horizontale of eerder verticale integratie, de overkoepelende strategie van het bedrijf en hoe deze vertaald wordt naar performance management model, de skills die aanwezig zijn binnen het team, de functionaliteiten die belangrijk zijn enzovoort. Het is een must om niet alleen de noden van het finance team in beschouwing te nemen, maar ook om in gesprek te gaan met business stakeholder.”

Hoe groter de omvang, hoe groter het potentiële rendement op investeringen. Ook voor kleinere bedrijven is het onontbeerlijk om er mee aan de slag te gaan. “Het is inderdaad voor alle bedrijven de juiste keuze: het is meer kostenefficiënt omdat er geen onderhoudskosten zijn, er is geen hardware nodig die geïnstalleerd moet worden en er zijn geen servicekosten. Bovendien zorgen zo’n tools ervoor dat de finance-afdeling mee blijft met de evolutie van technologie: bij nieuwe updates kan je ook technologische ontwikkelingen zoals machine learning en artificiële intelligentie eenvoudig beschikbaar maken, waar dit met een on-premise gegeven heel wat minder vlot verloopt.”

Een cloud- gebaseerde-based tool zorgt ook voor een vlottere implementatie. “De implementatie verloopt heel agile, waardoor de tool tot op zekere hoogte aangepast wordt aan de noden van de klant. Flexibiliteit is een van de grootste voordelen van cloudgebaseerde planning tools. Bedrijven die een on-premise tool implementeren moesten vroeger ofwel hun processen aanpassen aan de tool, of de tool zodanig personaliseren dat deze kan draaien op de bestaande processen, met het risico dat ze bij een update weer helemaal opnieuw moeten beginnen. Een cloudgebaseerde tool is eenvoudiger aan te passen aan de realiteit van de finance processen. Dit neemt niet weg dat het belangrijk blijft om de processen onder de loep te nemen.”


De voordelen

Eenmaal de juiste tool gekozen en geïmplementeerd, is het zaak van het onderste uit de kan te halen en deze niet te gebruiken als een veredelde spreadsheet. Mathieu Van De Poel: “Een klant van ons, HPE, heeft na de implementatie van een cloud-gebaseerde planningstool zijn hele controllersorganisatie op een andere manier kunnen inzetten. Waar de controllers vroeger ongeveer 70% van hun tijd staken in data verzamelen en forecasts maken, wordt dit luik nu volledig gedaan door een tool die gebruik maakt van artificiële intelligentie. Met een druk op de knop rollen forecasts en simulaties in real-time uit de tool. Dit betekent dat de controllers nu veel meer tijd hebben in het analyseren en adviseren, in het spreken met de business en over waken dat de juiste beslissingen genomen worden op basis van de juiste gegevens.”


Succesfactoren

Hoe breng je de implementatie van zo’n tool tot een goed einde en hoe zorg je dat je de tool optimaal inzet? François Jaucot: “In elk bedrijf heb je een aantal ‘ambassadeurs’ nodig voor de tool, medewerkers die hun enthousiasme verspreiden en ervoor zorgen dat mensen de voordelen van de tool inzien.”

Mathieu Van De Poel: “Het is heel belangrijk om alle - financiële en niet financiële - data te kunnen connecteren. Daarvoor is harmonisatie/standaardisatie van data broodnodig. Dit kan door gebruik te maken van data lakes. Gebruik die data!”

Melinda Strébely: “Dit is inderdaad cruciaal. Harmonisatie en data management wordt vaak niet gezien als prioriteit, maar iets dat er gewoon bij komt. Toch is het een must om de nieuwe tool optimaal in te kunnen zetten.”