Workday zorgt dan wel voor een cloudoplossing voor alle finance en HR-organisaties wereldwijd, het eigen finance departement is natuurlijk ook al jarenlange gebruiker van het systeem. Het platform maakte met de organisatie een opmerkelijk evolutie door. Mee aan het roer om dit van op de eerste lijn te mogen ervaren, zit finance-director Brian Montgomery: “Als je kijkt naar het scala aan organisaties dat Workday gebruikt… Het begint van bedrijven tot 500 medewerkers tot de grootste organisaties ter wereld. Dat is opmerkelijk en vertelt veel over ons systeem.”
De allereerste gebruikers van de toepassingen van Workday zijn de medewerkers bij Workday zelf natuurlijk. Als we inzoomen op de finance-organisatie van Workday, die ondertussen ruim 12.000 medewerkers telt wereldwijd, vinden we in finance-director Brian Montgomery een persoon die er quasi van bij de start bij was. “Niet van bij het prille begin”, lacht hij. “Wel van bij de eerste internationale overname van Workday. Het bedrijf waar ik werkte, deed een belangrijke technologische ontwikkeling die volledig in de strategie van Workday paste en zo ben ik dus zelf bij de organisatie aan de slag gegaan.”
We spreken anno februari 2008. Vergelijkbaar met toen is de crisis, met andere hoofdrolspelers weliswaar maar toch, het typeert misschien de tijdsgeest wel. Het platform Workday zette als start-up grote stappen vooruit en dat lijkt op vandaag niet anders te zijn. “De start-upallures zijn er gebleven tot net aan de beursgang. Pre-IPO en post-IPO is Workday gereorganiseerd en kreeg het meer de maturiteit van een grote speler.” Als finance-director zat Montgomery misschien wel in de hot seat om de ontwikkelingen van het platform ook te challengen? “Als onze ontwikkelaars in Dublin zijn, dan komen ze wel eens naar mijn team om te vragen: wat vind je van dit? En omgekeerd geven wij zelf ook aan waar we voordelen zien om de technologie nog verder te krijgen. Het is inderdaad fantastisch om ook jouw beoordeling te kunnen geven als het aankomt op nieuwe ontwikkelingen. Het platform is natuurlijk met de organisatie mee gegroeid sinds het begin. En het is interessant om te zien hoe dat gelopen is. Het is immers vrij uitzonderlijk om dit traject telkens af te leggen met hetzelfde systeem.”
Change
Eén van de thema’s doorheen die jaren en ook op dit moment brandend actueel, is change. “De meest opmerkelijke disruptor is natuurlijk COVID-19. Daarvoor zagen we ook wel al enkele globale veranderingen inzake tax-wetgeving, accouting standards, IFRS, … We hebben die veranderingen allemaal met Workday gekend en worden ook constant uitgedaagd door nieuwe jurisdictie, nieuwe regels, … En we moeten natuurlijk zorgen dat we de lokale wetgeving wereldwijd respecteren. Dat is een grote uitdaging. Dat impliceert dat je in een constante change werkt. Je voegt telkens nieuwe medewerkers en nieuwe entiteiten, in een snel veranderende omgeving. Omdat we nog altijd een agressieve groei kennen met onze organisatie, spenderen we hier veel tijd aan. Vooral op veranderingen die binnen een bepaalde tijd, 2-3 jaar, voor problemen zouden kunnen zorgen. We kunnen natuurlijk niet alles voorspellen, zoals de COVID-19-crisis, en daar moeten we ook mee leren omgaan. Die disrupties zullen we moeten opvangen. Dat was in mijn eerste jaar niet anders door de globale economische ‘melt down’.”
De COVID-19-crisis kwam dus ook voor Montgomery en Workday abrupt. “De ene dag zat iedereen nog op kantoor en de volgende dag was iedereen van thuis aan de slag. Uiteraard heeft onze cloud-oplossing meteen voor een gemak gezorgd. De dag na de lockdown heb ik iedereen toegesproken via Zoom om te vragen of ze systeemgewijs iets niet konden doen. Het antwoord was helder: we kunnen alles perfect doen. Dat betekent dat je meteen weer de juiste conversatie kan voeren met de medewerkers. Onze systemen zijn eigenlijk op remote work gebouwd. We kenden geen technische problemen. Daarnaast zagen we ook de productiviteit van onze medewerkers toenemen. We hebben ons natuurlijk de vraag gesteld of dit niet zou komen door gewoon dagelijks 2-3 uur langer te werken? Dat was echter niet het geval, onze medewerkers zijn heel doelgericht hun werk aan het uitvoeren. Met laserfocus prioriteiten leggen, daar halen we veel voordeel uit. Het was en is een heel interessante tijd voor elke organisatie, en iedereen leert hieruit. Ik ben oprecht dankbaar voor onze cloudoplossingen die ons hierin ondersteunen.”
Omarmen van cloudoplossing
Workday kende een goed jaar 2020, dat maakte het ook wereldlijk bekend. Ook naar de toekomst toe gaan telkens meer organisaties een beroep doen op cloudoplossingen en dus ook op Workday. “We hebben de kaap van 4 miljard euro omzet overschreden in 2020, en daar zijn we heel gelukkig mee. In de toekomst zullen we de ‘voordelen’ van de crisis nog meer zien. Ons salesteam heeft bijvoorbeeld enorm veel finance leads gekregen. Finance leiders beseffen meer dan ooit dat dit het moment is om af te stappen van een install-based structuur en de cloudoplossingen te omarmen. De mensen gaan er ook vanuit dat ze in deze veranderende wereld telkens meer van op afstand kunnen werken. De mogelijkheden om meer van op afstand te doen, is ons voordeel. Zelfs al plannen organisaties, ook Workday, om terug te keren naar kantoor.”
De finance-organisatie is sterk centraal georganiseerd. Er is een internationaal finance team in Dublin, het corporate accouting team werkt vanuit California en de transactionele accounting functies zetelen in Salt Lake City. “Met de drie hubs, in shared service model, beheren we dus onze bijna 40 finance-entiteiten. Dit is op die manier altijd succesvol gebleken. Het is een robuuste structuur in ons groeitraject. We zijn blij met hoe het werkt en zijn heel efficiënt hierdoor. Niet alleen in het ondersteunen van de business maar ook door het werken met internationale auditoren, compliance teams, …” En de rol van Brian Montgomery? Hoe zou hij dit zelf samenvatten? “Eén van de sleutelrollen is dat mensen niet weten wat ik doe (lacht). Neen, we zijn hier vooral om de ruis van de business weg te filteren, zodat die zich kan focussen op het ontwikkelen en verkopen van software. Het Workday-systeem is in die zin uniek, je creëert een meer self service-omgeving. Niet alleen voor finance maar ook voor HR. We pushen eigenlijk transacties door de business, en doen dat ook waar het effectief zinvol is met de juiste controles en rapporten. Dat is heel belangrijk. Accountants spreken ook vaak graag over hoeveel een medewerker, een gebouw, … kost. Waar wij over moeten spreken, is: wat is de investering hierin waard? Als je denkt aan het budget als investering krijg je een volledig ander perspectief. Zoals veel organisaties gaan we elk jaar door een compensatiecyclus en dat is fascinerend bij ons om dat het zo technologisch gedreven is. Dat zorgt ervoor dat de juiste personen, de juiste beslissingen kunnen nemen. We flaggen met onze managers waar de high performers zitten in hun afdeling waardoor ze de juiste beslissingen kunnen nemen met hun budget. We geven dus enorm veel waardevolle inzichten waardoor ons management de best mogelijke beslissing kan nemen. Als je dat opschaalt voor een organisatie van 12.000+ medewerkers is dat behoorlijk indrukwekkend. Als je dan de juiste informatie bij iedereen krijgt, heeft dat een grote impact.”
Een blik high level én diep in de organisatie
De finance functie is heel bewust van wat er gebeurt in de business en wat het doet. “Ja, maar ook de business is vooral bewust van wat het doet. Het grootboek blijft wat het is. Het is een beetje complexer geworden maar het blijft sturen met dezelfde mechanismen als honderden jaren geleden. Je probeert wel de rapportering zo eenvoudig mogelijk te maken. Om dat efficiënt te doen, wil je niet te veel complexiteit, maar anderzijds wil je ook complexe zaken en verrijking. Dat is de achilleshiel van veel accountant systemen. Ze zijn ontwikkeld voor een meer simpele wereld maar dan proberen organisatie toch veel complexe zaken. Daardoor groeien ze in een monster. Workday heeft daarentegen een systeem ontwikkeld die eenvoud geeft aan de gebruiker, waarbij je high level rapportering uit het systeem trek maar waar je ook perfect dieper in de organisatie kan kijken. Je hebt toegang tot alle data en moet je niet bewegen om die allemaal te verkrijgen. Je kan ook data van buitenaf in het systeem brengen en structureren. Dat betekent dat je zeker bent dat iedereen weet wat er aan de hand is. Dit op een passende manier, met ingebouwde beveiliging. Alles wat er gebeurt, vertrekt op het audittrail. Je krijgt alle controle maar ook alle verrijking. Daarnaast is het systeem ook in hoge mate configureerbaar. We dekken een grote spreiding en dat komt door die configureerbaarheid. Onze organisatie is daar trouwens zelf ook een voorbeeld van. Als je ziet waar we zijn gestart en nu al landen. Dit hebben we altijd met hetzelfde systeem gedaan. Dat is echt opmerkelijk.”
Montgomery kijkt met veel zin uit naar de toekomstige ontwikkelingen in finance. “We openen een fase om complexere systemen in het transactioneel departement te automatiseren. Zoals met nieuwe accouting standards waar je rekening mee moet houden voor 40 verschillende entiteiten. Daar hebben we zelf ook interessante projecten lopen. Daarbij is het zaak om de vaardigheden van de mensen te kennen en te adapteren aan de automatiseringsgolf. Je hebt uiteraard mensen nodig die accouting begrijpen en wat er precies gebeurt, maar je hebt mensen nodig die (complexere) projecten kunnen leiden. Dat vergt een nieuwe skillset van onze medewerkers: in het bouwen van relaties, een verhaal vertellen, verkopen wat je doet, … Als accountant ga je met andere woorden meer teams beïnvloeden wanneer je een project runt. Hoe ga je met onze cloudsystemen werken? Hoe zijn onze medewerkers datagewjis georganiseerd? We blijven daarin met Workday Prism Analytics, ons eigen dataproject, veel mogelijkheden zien. We hebben dus accountants nodig met een bredere skillset.”
BIO
Brian Montgomery is verantwoordelijk voor alle finance functies buiten de Verenigde Staten. Hij stuurt zo’n 40 entiteiten aan in Canada, EMEA, Asia-Pacific en Japan. Montgomery is 13 jaar aan de slag voor Workday.