In partnership met Basware
Efficiëntere factuurverwerking. Een aanzienlijke kostenbesparing. Uw personeel de ruimte bieden om te focussen op de elementaire kerntaken van hun job. De voordelen van e-facturatie zijn onmiskenbaar. Een vlotte overstap naar e-facturatie kan u echter niet alleen. Ook uw handelspartners moeten overtuigd zijn van en voorbereid zijn op deze ingrijpende overgang. De onboarding van uw klanten en leveranciers is een cruciale factor voor het welslagen van uw e-facturatiestrategie.
Betrokkenheid: onmisbaar voor een geslaagde investering
Het overschakelen naar e-facturatie is en blijft een flinke investering. Ondertussen is het duidelijk dat de return van deze investering als een paal boven water staat. Er is echter een grote voorwaarde om van uw investering een werkelijke voltreffer te maken. Dat is betrokkenheid, het engagement van alle partijen. Het overtuigen van uw handelspartners is dan ook een essentieel onderdeel van uw e-facturatiestrategie.
Het is vaak lastig en tijdrovend om uw klanten en leveranciers ertoe aan te zetten hun processen aan te passen als gevolg van uw strategische beslissing. Een e-facturatieoplossing kiezen die het uw handelspartners gemakkelijk maakt is daarbij cruciaal. Hoe meer e-facturen u ontvangt van uw leveranciers en hoe meer e-facturen u kan uitsturen naar uw klanten, hoe hoger uw ROI zal zijn.
Een unieke aanpak
Er is geen standaardoplossing om ieders leveranciers en klanten mee op de kar te trekken. Verschillende organisaties hebben verschillende behoeften, afhankelijk van hun grootte, markt of sector en de complexiteit van hun processen. Dit betekent dat elk onboardingsproces diversificatie vereist.
Sommige bedrijven zullen alleen papier kunnen verzenden of ontvangen, terwijl andere klaar zijn voor meer elektronische of geautomatiseerde modernere opties. Misschien beschikken ze al over e-facturatiemogelijkheden? Of zijn ze zelf ook zoekende naar nieuwe technologieën om hun facturatieproces te vergemakkelijken? Uiteindelijk zal de beslissing van uw handelspartners om al dan niet over te stappen afhangen van hun eigen business case.
Organisaties die veel facturen verwerken, zien wellicht de aantrekkelijke voordelen van de investering in een geïntegreerde oplossing. Voor kleinere organisaties met een laag transactievolume is het echter belangrijk dat u een goedkope of gratis oplossing kunt bieden, zoals de optie om facturen in pdf-formaat aan te leveren of een portaal.
De sleutel tot een geslaagde onboarding
U besluit koers te zetten naar een toekomst van e-facturatie. Dat is geweldig! Ondertussen is het duidelijk dat u sneller uw doel bereikt als u uw klanten en leveranciers mee aan boord krijgt. Verandering vergt echter altijd een inspanning. Er zijn enkele voorwaarden voor een succesvolle onboaring van uw handelspartner:
- De klant of leverancier moet zich bewust zijn van de voordelen
- Hij moet bereid zijn te willen veranderen
- Er moet de nodige ruimte in tijd en capaciteit zijn
In ieder geval maakt het aanbieden van meerdere opties het een stuk gemakkelijker voor uw handelspartners om samen met u de sprong te wagen. Maar u overtuigt uw klant of leverancier pas echt als u hem de voordelen op een plateau serveert. Bekijk het proces eens van zijn kant. Welke voordelen maken voor hem het verschil?
Begin bij uw grootste partners
Het is verstandig om uw handelspartners met het hoogste factuurvolume als eerste te benaderen. Voor hen zal de stimulans het grootst zijn om te investeren in geïntegreerde en duurzame oplossingen. Een goeie leverancier van e-facturatieoplossingen moet u niet alleen een gebruiksvriendelijk platform aanreiken. Hij moet u ook ondersteunen met de segmentatie en onboarding van uw handelspartners.
Hoe kan de leverancier van uw e-facturatieoplossing u helpen?
Een goede leverancier biedt niet alleen ondersteuning bij het onboarden van uw handelspartners. Hij biedt daarnaast nog andere onmisbare diensten aan zoals:
o Trainingen organiseren
Van het demonstreren van de voordelen van e-facturatie tot het opstellen van het stappenplan om aan de slag te gaan met e-facturatie.
o Oplossingen op maat voor al uw handelspartners
De juiste technologieën aanleveren om tegemoet te komen aan de uiteenlopende vereisten van elk van uw handelspartners.
o Digitale en telemarketing
Campagnes opzetten om handelspartners aan boord te krijgen en aan te melden in uw portaal. Als u een internationale organisatie bent, wil u bovendien een leverancier met een wereldwijde aanwezigheid en de mogelijkheid om partners over de hele wereld bij te staan.
o Bewaken van de opdracht en de vooropgestelde doelstellingen
De kracht van Basware
Basware bouwde een wereldwijde expertise op in het begeleiden van klanten bij hun overstap naar e-facturatie. Dat begint bij het ondersteunen van de onboarding van klanten en leveranciers. En om de overgang zo naadloos mogelijk te maken, verschaft Basware een breed scala aan oplossingen. We gaan rechtstreeks in interactie met uw handelspartners of bekrachtigen eerder uw eigen interne inspanningen. Aan u de keuze.
We bespreken graag uw specifieke situatie en hoe Basware u kan helpen. Neem contact met ons op voor meer informatie.
De klant aan het woord
Hans Wolfs, AP & Billing Manager bij Van Gansewinkel:
“We gebruiken het Basware portaal zodat onze leveranciers een ruim aanbod aan opties hebben om hun facturen digitaal naar Van Gansewinkel te sturen. In een jaar tijd is onze digitale factuurverwerking gestegen van 30 naar 60%.”
Conclusie
Schrijf een succesverhaal door uw overstap naar e-facturatie goed voor te bereiden, het juiste netwerk te kiezen en uw klanten en leveranciers te prikkelen. Zorg dat ook zij de juiste keuze maken door hen te inspireren en te begeleiden in hun overstap naar e-facturatie. Een goede leverancier van e-facturatieoplossingen helpt u hierbij. Ontketen samen met uw handelspartners de digitale revolutie in facturatieverwerking.