Het Antwerps logistiek familiebedrijf Ahlers vatte zijn traject met LucaNet aan in 2018. Er was een imminente nood aan een tool die de financiële cijfers snel en snedig zou ordenen en bijgevolg inzichten verlenen aan de business. “LucaNet kan daarnaast nog worden gebuikt om andere reporting data te consolideren zoals het aantal FTE en CAPEX. Dit draagt bij tot de efficiëntie van ons budgetteringsproces.”
De ogen even richten op het verleden. Anno 2017 kwam er een duidelijke nood aan een centrale opslagplaats voor financiële informatie bij Ahlers. Dit om aan dashboard reporting te kunnen en tegelijk meer inzichten te verlenen aan de business. “We hadden nood aan een management reporting tool”, duidt CFO Carl Peeters. “Na rijp beraad en het verkennen van verschillende mogelijkheden zagen we uiteindelijk in LucaNet de oplossing.” Managementrapportering
Nikolas Rosseel en Leen Van Aert gingen op ongeveer hetzelfde tijdstip aan de slag in het corporate finance team van Ahlers. “Er werd natuurlijk al gerapporteerd maar de tool die we hadden was vrij statisch en we misten de link met de lokale brondata”, zegt corporate finance director Nikolas Rosseel. “We kregen rapporten die op een zeer tijdsintensieve en inefficiënte manieren dienden te worden geconsolideerd en waar we geenszins een richting konden uit op maken. Vervolgens is het selectietraject gestart om onze noden te bepalen en schreven we cases uit voor de verschillende solution providers.”
“De gebruiksvriendelijkheid van LucaNet sprong er meteen uit”, gaat Leen Van Aert, corporate finance controller, verder. “En tot op vandaag een groot pluspunt. We konden meteen een groot aantal zaken zelf opzetten, terwijl we bij andere partijen een beroep zouden moeten doen op een externe. We konden van bij de start dus zelfstandig gaan inrichten. LucaNet is eenvoudiger dan Excel omdat er heel wat zaken standaard beschikbaar zijn, die je vervolgens nog verder kan uitbouwen. Zodra je intern weet hoe de organisatiestructuur met de verschillende functionele dimensies er moet uitzien, kan je meteen aan de slag.”
“Zodra je intern weet hoe de organisatiestructuur er moet uitzien, kan je meteen aan de slag met LucaNet.”
De voorbereidingen tijdens de implementatiefase van LucaNet liepen vooral intern. “Binnen onze groep heb je een heel aantal sets van stand alone apps”, motiveert Rosseel. “Dat werd opgeworpen als een reden waarom je geen corporate reporting systeem kon hebben met een directe link tot deze verschillende lokale financiële apps. Essentieel was om eerst onze dimensies te definiëren op onze rapportering en te zorgen dat onze lokale landen de output konden geven vanuit hun bronsysteem. Dat heeft een aanzienlijk deel van het voortraject ingenomen. Begin 2019 ging Ahlers live met LucaNet nadat we voorbij midden 2018 onze keuze hadden gemaakt. In een aantal maanden waren we up and running.”
Mindset change
Het linken vormde op zich geen probleem wel vroeg een andere mindset van de lokale teams de aandacht. “Iedereen moet de klik maken om op een andere, meer uniforme, manier te rapporteren. Dat ging in het ene land ook vlotter dan het andere. Finaal zag iedereen er gelukkig de voordelen van in.” Dat beaamt Rosseel: “De grootste uitdaging was inderdaad de snellere closing. En onze teams verplichten tot de huidige manier van werken. In de landen waarin we actief zijn wordt immers meer vanuit een fiscaal standpunt gekeken naar het bedrijf. Terwijl wij meer naar een managementrapportering kijken. Die mindset change was uitdagend. De data zelf verzorgen daarentegen was geen probleem.”
“Op financieel vlak kunnen we spreken van one single source of truth.”
Tot zijn eigen verbazing ging de implementatie en daaropvolgend de eerste rapporteringen heel vlot. “Ik had nooit gedacht in de eerste maanden de rapporteringsdeadline te halen”, zegt Rosseel. “Maar het ging allemaal snel vooruit. Dat hebben we te danken aan de gedetailleerde voorbereiding, waar we bij de eerste rapporten zeker de vruchten van hebben geplukt. Sindsdien hebben we de functionaliteiten niet meer uitgebreid.” Peeters ging dan weer negen maanden na de go live als CFO bij Ahlers aan de slag. “Ik kon meteen vaststellen dat het een vlotte tool was”, vertelt hij. “We kenden geen technische problemen, noch problemen met de functionaliteiten van LucaNet zelf.”
Sterk fundament voor budget
Behalve de financiële rapportering gebruikt Ahlers LucaNet ook als deel van de FTE-rapportering. “Die hebben we over de jaren heen opgezet in LucaNet. Vroeger hadden we hier geen systeem voor of zicht op en het was belangrijk die binnen de organisatie toe te voegen.” Daar benadrukt Peeters het belang van. “Het helpt rechtstreeks bij de budgetoefening”, duidt hij. “Het hebben van al deze informatie op één plaats is een belangrijk punt. Elk bedrijf worstelt wel met de tijd die ze spenderen in het ophalen van alle data. Als je die data al hebt, is dat een winst. Bij elke stap die je kan winnen kan je vervolgens meer tijd vrijmaken om de echte discussie te voeren: spreken met de business in plaats van FTE-gegevens zoeken en vinden.”
Ahlers heeft een klassiek budgetproces waarbij de laatste jaren ook gebruik wordt gemaakt van regelmatige forecasts. “De klassieke 3+9, 6+6, 9+3. We doen drie keer per jaar dus een update. Hierdoor creëren we niet alleen meer inzichten maar geven we de business ook een mindset om vooruit te kijken en de cijfers te realiseren.” Rosseel: “LucaNet zorgt ervoor dat we kwalitatief kunnen gaan werken en dus ook die forecasts doen. Voor de implementatie van LucaNet, konden we dit gewoon niet aan. Dit jaar hebben we ook voor het eerst een bijkomende forecast gedaan in het midden van het jaar die al naar eind 2023 kijkt. Die hebben we zeer snel kunnen organiseren omdat het systeem as such heel flexibel en gebruiksvriendelijk is.”
Case voor operationele dataflow
Het ordenen van data blijft een belangrijk punt bij Ahlers. “Op financieel vlak kunnen we spreken van one single source of truth, en dat hebben we mede door LucaNet kunnen bewerkstelligen. Wat operationele data betreft kunnen we zeker nog een betere job doen. Wat is daarvoor nodig? De stroomlijning zoals we hebben op financieel vlak met LucaNet. Dat kunnen klantenbenamingen, leveranciersbenamingen, … zijn. De typische problematiek van master data. We zijn er alvast mee bezig want er loopt een project binnen het bedrijf om orde te krijgen waardoor we een slag kunnen slaan en de rapporteringen kwalitatief verbeteren. Dat is een zeer groot aandachtspunt op dit moment.”
“We moeten stappen zetten in onze operationele data. LucaNet kan zeker als positieve case dienen om de business duidelijk te maken wat het voordeel is van de cijfers op orde te hebben.”
“LucaNet kan zeker dienen als goed voorbeeld voor de non-finance collega’s”, gaat Peeters verder. “Het bewijst dat het hebben van een database erg belangrijk is. Ik log in, in Lucanet en kan mijn financiële cijfers raadplegen. Die mogelijkheid is er slechts beperkt voor mijn operationele data. Het is te verspreid, niet geconsolideerd en niet eenvormig voor het hele bedrijf.” Rosseel: “Dat is zeker een potentiële case. Doordat wij trouwens de lokale boekhouddata opladen en de managementcorrecties op een ander niveau rapporteren, kunnen we in LucaNet ook de brug zien tussen de lokale boekhouding en hoe die wordt geconverteerd in een managementrapportering. Dat was één van de noden in het verleden die we meteen hebben opgelost.”
Terugvallen op sterke profielen
Tot slot, hoe was de samenwerking met het team van Seefo? “De persoonlijke samenwerking met Seefo was goed en heeft ons een groot voordeel geschonken doorheen het traject”, duidt Van Aert. “Je komt niet in een grote ploeg van mensen waar je telkens weer van nul start als je jouw verhaal wil doen. Het kleine team van Seefo is betrokken bij jouw project en kent het verhaal van A tot Z. Je stelt ze een vraag en ze weten meteen welk antwoord ze moeten geven. Je hebt daarnaast een persoonlijke contactpersoon, de continuïteit is er dus. Seefo heeft ons heel goed begeleid tijdens de implementatie maar ook nu nog altijd. De consultants van Seefo zijn ook niet gewoon puur IT onderlegd. Wel hebben ze elk een financiële achtergrond en kunnen ze altijd meedenken met het bedrijf. De sterkte ligt niet puur in het uitbouwen van de tool maar wel in het hele opzet dat ze mee faciliteren.”
Biografie
Leen Van Aert startte 14 jaar geleden bij Ahlers. Ze groeide door naar het corporate finance team waar ze nu mee verantwoordelijk is voor de groepsrapportering en het controllingluik.
Nikolas Rosseel is corporate finance director bij Ahlers, waar hij sinds 7 jaar actief is. Voordien was hij aan de slag bij Mediamarkt en DEME in verschillende financiële functies. Carl Peeters is sinds 2019 CFO bij Ahlers. Hij was eerder CFO bij Barco en Greenyard. Bij Barco vervulde hij eveneens heel wat operationele- en GM-opdrachten.