* High Performance Finance Functie

DURF ZAKEN IN VRAAG STELLEN

Nicolas De Clercq, CFO Kinepolis

Finance is geen doel op zich, maar is een support functie waarbij de ondersteuning van de strategie en doelstellingen van de onderneming niet uit het oog mogen verloren worden. Een high performance finance organisatie durft en moet zaken in vraag stellen, maar op een constructieve manier. Niet alleen met data, maar met cijfers, analyses en aanbevelingen komen. Daarnaast werkt en denkt een HPFF mee aan het continu verbeteren van het inzicht, performantie en rendabiliteit van de onderneming, business unit, manager, …. die ze ondersteunt. Finance moet begrijpen wat zijn stakeholders wensen, de vraag stellen of wat opgeleverd wordt werkelijk van toegevoegde waarde is en continu nadenken wat beter kan. Echter, tegelijkertijd moet finance ook gatekeeper zijn en afspraken/regels bewaken.

WAT IS EEN HPFF?

De definitie van een High Performance Finance Functie(*) lijkt voor iedereen anders. Maar tussen de regels lees je wel vaak hetzelfde: efficiënter worden, real-time informatie beschikbaar stellen, strategische analytische ondersteuning geven, meer toegevoegde waarde geven aan de business en natuurlijk blijven voldoen aan de vereisten inzake compliance en riskmanagement.

 

De uitdagingen van een finance functie zijn niet min:
- een grotere bijdrage leveren aan de ontwikkeling van de financiële medewerkers naar posities binnen en buiten de organisatie, zodat deze bredere kennis en ervaring opdoen.
- de interne klant moet worden begeleid van tevredenheid met de financiële functie naar meer betrokkenheid en zelfwerkzaamheid bij financiële zaken.
- omgaan met de snel veranderende technologieën en automatisering en digitalisering omdat daar veel kansen liggen voor verdere optimalisatie.
- leren omgaan met veranderende manieren van werken (zoals meer zelfsturing, en bijvoorbeeld ‘agile’ werken)
- de voortdurend aangescherpte wetgeving (ook in internationaal verband) vergt steeds meer kennis en flexibilisering in het snel aanpassen van procedures en rapportages.
- de financiële functie wil zich anders positioneren in de organisatie (als change agent) om een voortrekkersrol te kunnen nemen in de transformatie van de organisatie naar een high-performance organisatie en dat lukt met huidige producten, adviezen, kennis en aanzien binnen de organisatie onvoldoende
- vooruitkijken en scenarioplanning worden steeds belangrijkere activiteiten voor het overleven en goed gedijen van de organisatie, en de financiële functie moet daar een voortrekkersrol in nemen.

 

Het dagelijks leven van de financiële functie is dus hectisch. Niet alleen moeten de routinematige activiteiten goed en op tijd worden uitgevoerd, de functie wordt ook geacht snel te reageren op ad-hoc vragen van de organisatie. Daarbij moet de functie zich ook nog zien te verbeteren, om (nog) effectiever te worden en meer toegevoegde waarde te leveren aan de organisatie. Dit alles moet de financiële functie realiseren terwijl ‘het gewone werk’ (maand, kwartaal- en jaarafsluitingen, interne en externe rapportage, administratie) doorgaat. Het is dan ook geen wonder dat veel financiële functies structureel tijd en vooral capaciteit te kort komen om continu te verbeteren. Daardoor is het vermogen om de organisatie te ondersteunen in de transformatie naar een high-performance organisatie te beperkt. De beschikbare capaciteit valt nog wel te verhogen door tijdelijk op te schalen, maar er is een ‘maximum to manage’ dat niet overschreden kan worden omdat dan de mensen overbelast dreigen te raken. De onderstaande grafiek vat de situatie van de het gros van de finance functies samen.

In de praktijk blijken er maar een handvol toppresterende financiële functies te zijn die succesvol de mix van cultuur, talent, besturingsmodel, vermogen tot verbeteren en technologie, nodig om een HPFF te worden, onder de knie hebben gekregen. De meeste financiële functies moeten nog te veel tijd besteden aan routinematige activiteiten en kunnen daardoor geen actieve en belangrijke rol spelen tijdens het strategische proces. Daarnaast zijn veel financiële functies min of meer stil blijven staan in hun ontwikkeling omdat ze ‘gedwongen’ worden zich vooral te concentreren op het op orde krijgen van de basisprocessen en betrouwbaarheid van de data en rapportages, en het voldoen aan de hoger wordende compliance-eisen. Dit heeft veel druk gelegd op de financiële functies die dankzij ‘bloed, zweet en tranen’ er toch vaak in slaagden de gevraagde basisprestaties te realiseren: plannen, rapportages, budgetten en de jaarrekening op tijd aanleveren en goedgekeurd krijgen door de accountant. Echter, op een dergelijke manier werken is op de langere duur niet vol te houden, onvermijdelijk zullen door de grote druk er toch fouten in het werk gaan sluipen, zullen mensen oververmoeid raken en wellicht de organisatie gaan verlaten. Het is dus noodzaak voor de financiële functie om de routinematige activiteiten zo efficiënt mogelijk in te richten en het aantal ‘pieken’ te verlagen. Dit betekent dat de financiële functie zichzelf moet omvormen naar een high-performance financiële functie (HPFF) die efficiënter en vooral effectiever opereert. Om dit te realiseren zullen veel werkzaamheden geautomatiseerd worden en niet-routinematige werkzaamheden op een andere, slimmere manier vormgegeven en uitgevoerd gaan worden, zodanig dat er voldoende tijd en capaciteit overblijft voor continue verbetering

 

 

 

 

Wetenschappelijke benadering

We hebben wereldwijd en over alle sectoren heen onderzocht welke de kenmerken van een high performing finance functie zijn. Door dit wetenschappelijk onderzoek kunnen we de HPFF precies definiëren en ze ook meetbaar te maken. Daarmee hebben we voor CFO’s in kaart gebracht waar ze moeten op inzetten om te evolueren naar een HPFF. Dit is het HPFF raamwerk.
Een HPFF scoort goed op 28 specifieke kenmerken die een significante positieve relatie hebben met de prestaties van de financiële functie. We hebben de 28 kenmerken opgedeeld in 5 factoren:

1. verbeteren

Hoe goed is de financiële functie in ‘verbeteren’?
Bij deze factor draait het erom in hoeverre de financiële professionals hun functie weten te verbeteren. 6 van de 28 kenmerken hebben hierop betrekking.

2. focus op IT

Bij IT Focus ligt de nadruk op het belang van automatisering voor het versterken van de financiële functie. 7 van de 28 kenmerken hebben hierop betrekking.

3. strategische rol van finance

Is de finance functie een volwaardige strategische gesprekspartner?
Het gaat hier om de manier waarop de business aankijkt tegen de financiële functie. 9 kenmerken hebben hierop betrekking.

4. ontwikkeling van de medewerkers

Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling!
Mensen opleiden en ontwikkelen heeft niet direct een rechtstreeks invloed op de prestaties van de financiële functie, maar is onrechtstreeks wel zeer belangrijk, want het zorgt ervoor dat de 3 bovenstaande factoren een boost krijgen.

5. rolduidelijkheid

In een HPFF is er een duidelijke rolverdeling. Daardoor kan de persoonlijke ontwikkeling ook gerichter en een grotere impact hebben.

De samenhang van deze factoren ten opzichte van de prestaties van de financiële functie is als volgt:

Diagnose

Een HPPF diagnose is een meting, een evaluatie van de finance functie om te bepalen hoever zij op weg is naar een HPFF. In hoeverre is de financiële functie reeds ingericht en gedraagt het zich als een HPFF. Vervolgens kan je als CFO bepalen welke mogelijkheden er zijn om de financiële functie sterker te maken op een manier waardoor de functie nog beter de business kan ondersteunen en businesspartner kan zijn.

Bij het verbeteren van de financiële functie merken we dat het in een vroeg stadium betrekken van alle medewerkers in de verandering heilzaam werkt. Het benadrukken van wat nog niet goed gaat alleen is niet voldoende om mensen in beweging te krijgen. Ook als middel voor inspiratie en bewustwording wordt deze diagnosetool ingezet. Een korte online vragenlijst waarin alle financiële medewerkers in minder dan een half uur kunnen aangeven wat hun mening is over een aantal aandachtsgebieden. Deze schat aan informatie verrijken we met de uitkomsten van interviews en workshops. Deze aanpak verhoogt de betrokkenheid. Mensen voelen zich gehoord en worden uitgenodigd om mee te denken. We faciliteren de dialoog wat de onderlinge communicatie en begrip verbetert.

Het geeft de managers handvatten om te bepalen wat werkelijk belangrijk is om aandacht aan te geven en keuze te maken waar de energie op in te zetten. Vanuit ons jarenlange onderzoek kunnen wij helpen om de beste keuze daaruit te maken.

Tot slot: het geeft een objectieve nulmeting waar de financiële functie op dit moment staat. Dit meetpunt is een mooi vertrekpunt om de verbeteringen over een jaar te kunnen laten zien. Hierdoor voorkom je hit & run oplossingen: veranderingen die even lucht geven, maar de financiële afdeling niet structureel efficiënter maken. De diagnose laat ook toe om een vergelijking en benchmarking te maken met andere bedrijven die de HPFF diagnose hebben gedaan.

Tijdens een diagnose wordt ook de weerstand van de 10 belangrijkste obstakels gemeten. Ook hier hebben we wetenschappelijk onderzoek naar gedaan. Het is belangrijk om een zicht te hebben op deze obstakels zodat de CFO proactief kan anticiperen en de kans op een HPFF transformatie kan maximaliseren.