12-punten actieplan voor e-facturering

Auteur: xSuite

E-facturering wordt binnenkort verplicht voor bedrijven in veel landen, met name in de EU, dus dit is het moment om actie te ondernemen en u voor te bereiden. Het aantal facturen dat elektronisch in een gestructureerd formaat wordt ontvangen, zal in de nabije toekomst zeker drastisch toenemen. Als gevolg daarvan zullen bedrijven technische knelpunten ondervinden als ze niet beschikken over software die machinaal leesbare XML-facturen kan accepteren, verwerken en verzenden.

Het installeren van software alleen is echter niet voldoende. Er zijn ook een aantal voorbereidende, conceptuele en organisatorische stappen nodig om ervoor te zorgen dat u klaar bent. Aan de hand van een 12-puntenplan hebben BearingPoint en xSuite aangetoond hoe de succesvolle invoering van e-facturering kan worden gewaarborgd. In dit artikel worden de afzonderlijke stappen beschreven die bedrijven kunnen nemen om zich in een vroeg stadium voor te bereiden op hun e-factureringsproject. Dit omvat een reeks punten, van de kick-off workshop, analyse van de huidige situatie, doelbepaling en softwareselectie tot het documenteren van het proces en de coördinatie met leveranciers.

1. Analyseer de uitgangssituatie

De eerste taak bestaat uit een ‘quick scan’ om te achterhalen waar uw bedrijf staat op het gebied van e-facturering. Een op maat gemaakte checklist helpt u bij het structureren van deze taak. Neem vragen op zoals of uw bedrijf al e-facturen kan accepteren, welke invoerkanalen worden aangeboden, of er een auditproof archiveringsproces is, of leveranciers al zijn geïnformeerd en e-facturen kunnen genereren, of u over actuele procesdocumentatie (handleiding) beschikt… Dit moet worden gevolgd door een kick-off workshop met alle interne belanghebbenden. De workshop helpt alle relevante partijen om de vereiste project- en planningsmaatregelen te lanceren.

2. Bepaal de status van de processen

Interview relevante personen op de betrokken afdelingen om informatie en gegevens over uw bestaande factuurverwerkingsworkflows te verzamelen en te documenteren. Zo kunt u snel vaststellen hoe en waar u het proces verder kunt optimaliseren.

3. Identificeer de documenttypes

Bij het organiseren van de factuurverwerking moet u de documenttypes identificeren en classificeren met betrekking tot bewaar- en verwijderingsverplichtingen, relevante regelgeving, transmissiekanalen en hoeveelheden.

4. Stel de doelstelling van de oplossing op

Dit punt omvat het opstellen van een doelstelling waarin technische vereisten zijn opgenomen op basis van gebruiksscenario's en documentstromen. Zo bent u verzekerd van werkbare oplossingen.

5. Overweeg de economische haalbaarheid

De vijfde stap omvat een analyse van de economische efficiëntie: welke alternatieven zijn er en wat is haalbaar? Welke besparingen kunnen worden gerealiseerd door te voldoen aan de e-factureringsverplichting (volledig elektronische verwerking van gestructureerde facturen)? Pas als deze vragen zijn beantwoord, kunt u de economisch meest haalbare optie selecteren.

6. Selecteer geschikte software.

Er is gedegen marktkennis nodig om een toekomstgerichte softwareoplossing te vinden die aan al uw eisen voldoet. Het is daarom raadzaam om een aanbesteding uit te schrijven waarin al uw eisen zijn opgenomen. Alle offertes moeten vervolgens worden beoordeeld en geprioriteerd op basis van een scoringsmatrix.

7. Ontwikkel een gespecialiseerd concept

De volgende stap is het gedetailleerd plannen van het implementatieproces. Dit omvat een nauwkeurige lijst van de inhoud en functies van de software.

8. Software-implementatie

Bereid de introductie van de nieuwe totaaloplossing voor, rekening houdend met technische en organisatorische aspecten. De taken omvatten een strategie voor de software-implementatie, het voorbereiden van trainingen en bruikbaarheidstests/acceptatietests en het opstellen van een concept voor verandermanagement.

9. Technische introductie

Dit omvat de introductie van de softwareoplossing, het instrueren van de gespecialiseerde beheerders en het inwerken van de belangrijkste gebruikers. In deze fase start u de eerder ontworpen tests en begint u met de ondersteuning.

10. Gebruikerstraining

U moet technische training beschikbaar stellen voor alle medewerkers die betrokken zijn bij de factuurverwerking, zodat zij de software en de werking ervan beter begrijpen. Identificeer en benader eerst de belangrijkste gebruikers, stel trainingsdocumenten en richtlijnen op en volg de trainingssessies op.

11. Documentatie opstellen

Om elk project goed te beschrijven en te documenteren, moet u procedurele documentatie opstellen. Deze documentatie moet alle processen en systemen omvatten. Het is belangrijk dat u gedetailleerd bepaalt wat dit inhoudt en wat er precies moet worden beschreven. Zodra deze vragen zijn beantwoord, moet u de documentatie zorgvuldig opstellen en implementeren.

12. Communicatiemaatregelen plannen

Het laatste punt van het 12-puntenplan is campagnebeheer, dat bestaat uit het plannen en implementeren van communicatiemaatregelen gericht op externe belanghebbenden. Dit omvat het informeren en coördineren van leveranciers, zodat zij geldige e-facturen kunnen opstellen.

U kunt het beste meteen aan de slag gaan

De 12-puntenactielijst maakt duidelijk dat er veel meer nodig is dan alleen de aanschaf van nieuwe software om klaar te zijn voor en te voldoen aan de e-factureringregelgeving. Integendeel: dit is een omvangrijk project dat een grote impact zal hebben op uw IT-, organisatorische en culturele bedrijfsprocessen. De komende jaren zal het projectvolume extreem hoog zijn. Er zijn momenteel echter maar weinig aanbieders die voldoende diepgaande technische ondersteuning kunnen bieden. Het is daarom raadzaam om zo snel mogelijk aan de slag te gaan.