AI als sparringpartner bij Visma

Joris Dresselaers en Gerben Stiens delen een interesse in hoe artificiële intelligentie de bedrijfswereld hertekent. Ze volgen ontwikkelingen op en gaan op zoek naar implementaties binnen de softwarekoepel Visma. “Als technologiebedrijf krijgen we alle tools aangereikt om binnen een veilige omgeving te experimenteren. Dat moedigt aan”, zegt Stiens.

“Mijn interesse in AI kwam zoals bij veel mensen voort uit het zoeken naar automatisaties”, stelt Gerben Stiens. “Daarin werd gezocht naar waar AI ingezet kon worden, want dat is niet het geval bij elke automatisatie. In tegenstelling tot wat veel mensen denken, zijn het twee totaal verschillende dingen. Bij automatisatie ga je op zoek naar gestandaardiseerde, repetitieve taken die regelmatig gebeuren. In het automatiseren van die op regels gebaseerde taken komt weinig AI aan te pas. Al kan dat aanvullend ingezet worden om bepaalde taken verder te automatiseren. Je gaat meer in de richting van AI kijken wanneer je op zoek gaat naar iets dat advies kan formuleren of als brainstormpartner kan optreden.”

 Stiens duidt daarbij een misconceptie aan die vandaag gegroeid is. “Niet alles kan opgelost worden met AI. Voor bepaalde processen is het nog steeds beter om via traditionele methodes te automatiseren.”

Tekstuele data

“Bedrijven zitten vandaag op een berg interne beleidsdocumenten en richtlijnen”, weet Stiens. “AI is heel sterk in het analyseren van die documenten en op basis daarvan vragen te beantwoorden. Daar ligt voor mij vandaag heel veel kracht. Google Suite, de workspace van Google met AI-model Gemini,heeft de mogelijkheid om zelf custom gems te maken: Dit zijn persoonlijke versies van een AI-model, waarbij je zelf instructies kunt meegeven en het model kunt aanpassen aan je eigen behoeften. Daarbij kunnen werknemers bijvoorbeeld in conversatie gaan met het model om vragen over interne beleidsafspraken te toetsen.”

In zo’n geval is het AI-systeem begrensd tot enkel de opgeladen documenten, tenzij het expliciet de instructies krijgt om op het net te gaan zoeken. Toch kan het nog steeds gebeuren dat een chatbot dan hallucineert. “Het is zaak om die instructies zo sterk te maken, dat de tool niet gaat hallucineren”, stelt Stiens. Dresselaers vult aan: “Ons standpunt blijft dan ook dat AI zal versterken en niet zozeer zal vervangen. De kritische blik blijft altijd nodig. Enerzijds zijn de juiste instructies met de juiste context belangrijk, maar anderzijds moet de redenering die gemaakt wordt ook gecontroleerd worden. ‘Is het logisch wat hier gezegd wordt?’, die vraag moet steeds terugkeren.”

Dresselaers en Stiens zien zo de rol van een accountant of een dossierbeheerder een stukje veranderen. “De inhoud zal verschuiven naar een meer adviserende rol. Denk maar aan kritisch nadenken over de vraag van een klant en dat samenbrengen met data die aan de hand van AI geanalyseerd worden. De boekhoudkundige taken zullen meer geautomatiseerd verlopen, waardoor die adviesverlening en het brengen van inzichten belangrijker worden.”

Geen sprookjes

Een veelvoorkomende eigenaardigheid bij openbare large language models zoals ChatGPT is dat ze vaak de neiging hebben om je gelijk te geven, ook bij slechte ideeën of voorstellen. “Die rol moet je heel nauwkeurig gaan beschrijven in het model”, zegt Stiens. “Als persoon moet je eerst en vooral zelf kritisch zijn. Wanneer je model ergens geen antwoord op weet, moet je dan ook zorgen dat het model je zal doorverwijzen naar een echte expert, en het geen sprookjes verzint.”

Om tot dit punt te komen is veel trial and error nodig. “Blijven proberen”, stelt Stiens. “Tientallen keer opnieuw door telkens enkele woorden te veranderen tot je de precieze instructie gevonden hebt.” Stiens concludeerde ook dat de modellen voorlopig performanter zijn met tekstuele data dan met numerieke data. “Op basis van financiële dummy-data lieten we een model analyses uitvoeren en van daaruit advies formuleren. Daarbij schetsten we zelf de context en gaven we mee welke KPI’s belangrijk waren. Zelfs na heel veel proberen zagen we dat ondanks meerdere pogingen dat het AI-systeem hier nog niet volledig op afgestemd is, maar er is potentieel voor verbetering.”

“We staan vandaag op de vooravond van AI”, stelt Dresselaers. “Heel binnenkort zullen er verschillende nieuwe doorbraken komen waardoor de output veel correcter zal zijn. Net daarom blijft die kritische blik belangrijk. Het wordt heel eenvoudig om een dataset te uploaden en te vragen naar anomalieën of trends, maar het zal zaak zijn om zelf te gaan checken of wat het AI-model je terugstuurt, wel klopt.” Volgens Dresselaers zal AI dus niet noodzakelijk resulteren in zuivere tijdswinst, aangezien de manuele controles ook tijd vragen. Wel ziet hij winst in de kwaliteitsverhoging van het werk, aangezien de menselijke verificatie veel gerichter zal gebeuren. “Het is belangrijk dat je in de juiste richting geduwd wordt”, vindt hij. “Zoals gezegd, het gaat de job helemaal niet vervangen, maar helpen om sneller de onderliggende elementen te begrijpen.”

Elke boardmeeting

Artificiële intelligentie wordt nauw opgevolgd. “Bij elke boardmeeting hebben we het erover”, zegt Dresselaers. “Dat is geen good news show. We kijken vooral naar waar het hapert, waar het beter kan en we bespreken de learnings die voortkomen uit het gebruik ervan. Het is de kwestie om zoveel mogelijk te voorkomen, maar we moeten realistisch zijn dat dat niet altijd kan. Een voorbeeld is GDPR: wat kunnen we wel doen en wat niet met AI? Als groep zijn we daar met onze CTO en security experten mee aan de slag gegaan om processen te formaliseren.”

In verschillende bedrijven onder de Visma-koepel wordt AI zo al praktisch ingezet. Bij Accountants Acadamy beantwoord een AI-search complexe vakvragen. Bizzcontrol werkt met een AI-gedreven benchmarkmodule en Silverfin gebruikt een uniforme datalaag waarop een AI-assistent draait. Die helpt fouten opsporen, documenten uitlezen en repetitieve taken automatiseren, zodat accountants minder tijd verliezen aan routinewerk.

Visma GPT

Als technologiegroep is cybersecurity bij Visma een topprioriteit. “Binnen de groep hebben we een beleid opgesteld om te voorkomen dat er klantgegevens of dergelijke kunnen lekken. Van alles dat wij opladen in onze Google Suite, hebben we de garantie dat dat niet tot bij de buitenwereld kan komen”, stelt Dresselaers. Daarbij is het van groot belang om die kennis te delen met alle participanten in het bedrijf. “The good, the bad and the ugly. Natuurlijk mag je benoemen wat er goed gaat. Maar we kijken vooral naar de dingen die nog haperen of de lessen die we misschien geleerd hebben uit een incident.”

“Visma GPT is ons interne taalmodel, gebaseerd op bestaande taalmodellen maar beweegt uitsluitend binnen onze veilige omgeving. Het is gelijkaardig aan Gemini en we gebruiken het om onze vertrouwelijke informatie op te laden en om mee te experimenteren. Het goede aan zo’n systeem is dat alles binnen de grenzen van Visma blijft. Het systeem kan opzoeken op het internet, maar redeneert puur intern: alles wat je oplaadt is beschermd binnen de grenzen van het bedrijf.”

Sparren

Het bepalen van de ROI van AI-tools is niet evident. “Enerzijds heb je tijdswinst. Dat kan je min of meer uitdrukken in monetaire eenheden. Maar anderzijds gaat het ook om die adviserende rol, een sparringpartner die helpt met het begrijpen van context en redeneringen. Dat zorgt ervoor dat je sterker wordt in je rol. Dat is veel moeilijker om in geld uit te drukken”, zegt Dresselaers.

Zo geeft Dresselaers nog de tip mee om de taalmodellen te gebruiken om het eigen denken in vraag te stellen. “Geef je redenering en de context mee aan het AI-systeem en vraag hem om er heel kritisch naar te kijken. Laat het systeem mogelijke pushback formuleren of zoeken naar gaten in het verhaal. Je kan ook vragen dat het systeem je een score op 10 geeft. Dat is al iets genuanceerder dan goed of slecht, en het kan je helpen om de fouten te herstellen. Het is belangrijk om jezelf erin bij te scholen en ermee te experimenteren. Dat wapent je alleen maar voor de toekomst. Aangezien de technologie zo snel evolueert, riskeer je ook veel sneller om achterop te geraken als je niet meegaat.”