AI in het financieel departement: tussen ambitie en realiteit

auteur: xSuite

Er zijn maar weinig onderwerpen die momenteel zoveel aandacht krijgen als artificiële intelligentie (AI). De verwachtingen liggen hoog, bij financiële departementen, ongeacht de grootte. Van AI wordt verwacht dat het routinetaken zal overnemen, processen zal versnellen en fouten zal minimaliseren. Met name crediteurenadministratie wordt gezien als een ideaal toepassingsgebied. En terecht, want AI kan zijn volledige transformatieve kracht ontplooien wanneer het wordt toegepast op repetitieve, documentgebaseerde processen.

Maar bij nader inzien blijkt er een groot contrast te bestaan tussen hoogdravende beloften en daadwerkelijke voordelen. De hype rond AI brengt het risico met zich mee dat besluitvormers blindelings vertrouwen op de technologie zonder de beperkingen ervan te begrijpen. Wie vol enthousiasme maar met weinig technische kennis in AI-projecten duikt, stelt zichzelf bloot aan teleurstellingen.

Buzzwords en black boxes: tussen vooruitgang en valse hoop

Het tempo van innovatie op het gebied van AI is onmiskenbaar hoog. Termen als ‘agentic AI’, ‘generative AI’, ‘large language models’ of ‘retrieval-augmented generation’ staan voor nieuwe manieren om gegevens te analyseren en te gebruiken. Deze technologieën hebben het vermogen om processen in de crediteurenadministratie fundamenteel te hervormen – door middel van slimme tekstherkenning, contextbewuste beslissingsondersteuning of dynamische workflows.

Maar hier beginnen ook de problemen. Het enthousiasme rond nieuwe technologie leidt vaak tot hoge verwachtingen. Buzzwords wekken de illusie dat AI moeiteloos resultaten oplevert. Wat vaak over het hoofd wordt gezien: succes hangt af van veel factoren, zoals datakwaliteit, procesbegrip en integratie in bestaande systemen.

Bovendien wordt de term ‘AI’ veel te losjes gebruikt. Niet alles wat als AI wordt verkocht, is daadwerkelijk gebaseerd op leeralgoritmen. In veel gevallen gaat het gewoon om eenvoudige regels of traditionele tekstherkenning. Voor gebruikers is dit niet gemakkelijk te zien, omdat AI doorgaans als een black box functioneert. De methode blijft verborgen; alleen het resultaat is zichtbaar. Dit gebrek aan transparantie maakt het moeilijk om weloverwogen beslissingen te nemen en kan u op het verkeerde pad brengen.

AI in factuurverwerking: grote kansen – met de juiste knowhow

Factuurverwerking is een gebied waarop AI echt uitblinkt. Geautomatiseerde gegevensextractie, intelligente suggesties voor rekeningtoewijzing, detectie van afwijkingen – deze use cases zijn bewezen en effectief. Hier kan AI processen versnellen, fouten verminderen en medewerkers ontlasten van repetitieve taken, waardoor ze zich kunnen concentreren op meer strategisch werk.

Om AI echter kwaliteitsvolle resultaten te laten opleveren, moeten de omstandigheden goed zijn. Een belangrijke hindernis is de kwaliteit van de gegevens. Ongestructureerde, onvolledige of foutieve facturen en slecht onderhouden masterdata kunnen de prestaties van AI ernstig belemmeren. Zelfs de beste technologie heeft een solide gegevensbasis nodig om betrouwbare resultaten te leveren.

En laten we duidelijk zijn: AI vervangt menselijke expertise niet. Geautomatiseerde suggesties moeten altijd worden gecontroleerd. Het black-box-karakter van AI – ondoorzichtig en moeilijk te interpreteren – kan vooral problematisch zijn als het gaat om compliance. Alleen wie zijn processen begrijpt en beheerst, kan automatisering veilig en duurzaam gebruiken.

Dit betekent dat elke door AI ondersteunde beslissing transparant en traceerbaar moet blijven. Succes komt niet alleen voort uit slimme software, maar uit het samenspel van technologie, data en domeinkennis.

SAP-expertise als sleutel tot slimme automatisering

Een cruciale succesfactor voor AI in crediteurenadministratie: een gedegen kennis van de gebruikte ERP-systemen, en zeker SAP. SAP-omgevingen zijn doorgaans sterk aangepast, hebben zich in de loop van vele jaren ontwikkeld en zijn vaak complex. Standaardoplossingen schieten hier meestal tekort.

Om AI in deze context effectief te gebruiken, is diepgaande kennis van SAP essentieel. Alleen dan kan AI zinvolle en praktische suggesties genereren. Dit omvat:

·      Aanpassing: welke individuele instellingen regelen het systeem?

·      Bedrijfscodes en documenttypes: welke structuren bepalen de processtroom?

·      Workflowlogica: welke processen worden wanneer geactiveerd? Hoe werken goedkeuringen en controles?

Alleen wie deze verbanden begrijpt, kan AI-resultaten goed beoordelen en integreren in bestaande processen. Zonder deze kennis blijft automatisering oppervlakkig, met risico's als onjuiste boekingen, inefficiëntie of complianceproblemen.

Ook al beloven AI-systemen veel, ze zijn geen vervanging voor systeemkennis. Integendeel: hoe complexer het SAP-landschap, hoe belangrijker het is dat bedrijfsonderdelen en IT nauw samenwerken. Dat is de enige manier om ervoor te zorgen dat automatisering efficiënt, veilig en duurzaam is.

Conclusie: AI – Een nieuw tijdperk in de financiële wereld

Het gebruik van AI brengt uitdagingen met zich mee en is zeker geen automatische overwinning. Toch is kunstmatige intelligentie veel meer dan alleen een hulpmiddel voor verdere automatisering. Het is de sleutel tot een fundamentele transformatie van crediteurenadministratie. Bij correct gebruik tilt AI dit traditioneel handmatige werk naar een geheel nieuw niveau: sneller, nauwkeuriger, intelligenter. Het heeft niet alleen het potentieel om routines te automatiseren, maar ook om ze volledig te herzien – processen in de kern te transformeren, niet alleen te optimaliseren.

Organisaties die investeren in een sterke combinatie van technologie, domeinexpertise en datakwaliteit openen geheel nieuwe mogelijkheden voor hun financiële afdelingen. AI ontlast teams niet alleen van monotone taken, maar creëert ook ruimte voor strategisch denken, datagestuurde besluitvorming en echte waardecreatie. In plaats van rijen cijfers te beheren, kunnen financiële teams actief bijdragen aan het succes van het bedrijf.

Organisaties die investeren in een sterke combinatie van technologie, domeinexpertise en datakwaliteit openen geheel nieuwe mogelijkheden voor hun financiële afdelingen. AI ontlast teams niet alleen van monotone taken, maar creëert ook ruimte voor strategisch denken, datagestuurde besluitvorming en echte waardecreatie. In plaats van rijen en kolommen cijfers te beheren, kunnen financiële teams actief bijdragen aan het succes van het bedrijf.

De toekomst van financiën is digitaal, verbonden en intelligent. Bedrijven die de moed hebben om AI niet alleen als ondersteunend hulpmiddel te omarmen, maar ook als katalysator voor een nieuwe manier van werken, zullen een beslissend concurrentievoordeel behalen – door middel van transparante, dynamische en toekomstbestendige processen. xSuite ondersteunt deze transitie door digitale, intelligente oplossingen te leveren die de financiële functie van morgen bepalen.