CFO’s en financiële teams vinden zichzelf behoorlijk wendbaar. Naar eigen aanvoelen slagen ze er ruimschoots in de business adequaat te ondersteunen. Toch ontbreekt het vaak aan vaardigheden rond het gebruik van nieuwe technologieën. “Daar schuilt een groot risico in”, zegt Rob Cools, Finance Transformation Specialist bij Workday. “De business wil voordeel halen uit nieuwe technologie. Reikt finance niet de nodige oplossingen aan, dan gaat de business die elders zoeken.”
Rond het thema ‘Agility in finance’ legde CFO Magazine via een online bevraging een reeks vragen voor aan een steekproef van Belgische, financiële professionals. De meeste respondenten (54%) waren CFO’s, uit heel diverse sectoren, van bedrijven met heel uiteenlopende omvang en met zowel nationale als internationale activiteiten. We overliepen de resultaten van de bevragen met Rob Cools, die sinds het eind van de jaren 80 in de IT-sector actief is. Sinds vijf jaar werkt hij voor Workday, een SaaS-oplossing voor hr en finance, volledig in de cloud en op basis van in-memory computing. Workday ontstond in 2005, op initiatief van de voormalige CEO en hoofdstrateeg van PeopleSoft.
De grote meerderheid (76%) van de CFO’s geeft aan klassieke, op servertechnologie gebaseerde ERP-systemen te gebruiken. Het aandeel van de cloud (12%) blijft eerder beperkt. Kijkt u op van die cijfers?
Rob Cools, Finance Transformation Specialist bij Workday: “Het hangt ervan af hoe je ERP definieert. Wij denken vaak aan ERP in de financiële context, maar het letterwoord staat natuurlijk wel voor Enterprise Resource Planning. Kijken we naar de roots van die systemen, dan komen we bij MRP terecht: Material Requirements Planning. Het gaat om oplossingen die ooit zijn bedacht om materiaalstromen, voorraden en logistiek te organiseren. Anders gezegd: het zijn vaak heel complexe systemen, met een heel zware impact op de werking van een onderneming. Die verplaats je niet zomaar naar de cloud. Kijken we naar bepaalde delen van de ERP-omgeving, zoals CRM of HRM, dan zien we dat die heel vaak wel al in de cloud zitten. Meer nog, die functionaliteiten vormen vaak de drivers om meer in de cloud te doen.”
Laat ook finance zich daardoor inspireren?
Rob Cools: “Nou, finance zet toch net iets vaker de hakken in het zand. De gemiddelde CFO liep lange tijd niet echt warm voor de cloud. Maar vandaag is er alvast wel het besef dat er over de cloud veel broodjeaapverhalen de ronde deden. Intussen weet de CFO heus wel dat het veilig is om data in de cloud te zetten. Meer nog, dat dat heel vaak veiliger is dan wat het bedrijf van die CFO zelf op het vlak van security kan organiseren. Dus, als personeelsdata, klantendata en allerlei bedrijfsdocumenten vandaag zonder probleem in de cloud staan, dan kan de CFO alleen maar besluiten dat het geen kwaad kan om dat ook met de financiële data van de onderneming te doen. Op dat omslagpunt zijn we intussen aangekomen.”
Meer flexibiliteit in de cloud
Is de move van finance naar de cloud praktisch vlot te realiseren?
Rob Cools: “Het gaat alvast een stuk moeilijker dan bij CRM of HRM, of tenminste, dat is de perceptie. Domeinen als CRM en HRM laten zich relatief makkelijk uit het grotere geheel lostrekken. Finance is sterker verweven met onder meer aankoop, productie en logistiek. Heel vaak zijn die toepassingen doorheen de jaren sterk aangepast en met maatwerk uitgebreid. Maar vroeg of laat komt het moment dat je als bedrijf naar een nieuwe oplossing moet overstappen. Daar kun je niet omheen. Vergelijk het met de levenscyclus van een auto. Eerst is alles nieuw en werkt alles perfect, maar na verloop van tijd duiken er kosten op, voor een smeerbeurt, voor nieuwe banden, enzovoort. Tot je op een dag moet beslissen of het nog de moeite loont om de zoveelste herstelling uit te voeren. Met software is het net zo. Op een bepaald moment moet je echt vernieuwen.”
Wanneer de CFO die beslissing neemt en daarbij naar de cloud overstapt, verwacht hij heel vaak (67%) dat het finance flexibeler zal maken. Tegelijk verwacht de CFO meer schaalbaarheid (66%) en veiligheid (25%).
Rob Cools: “Dat is inderdaad opvallend. Vroeger dacht de CFO dat de cloud niet genoeg veiligheid zou bieden. Zoals ik al zei: we zijn bij het omslagpunt aangekomen. On-prem is heus niet zo veilig als we altijd dachten. Er zijn de voorbije tijd wel erg veel incidenten in het nieuws geweest. Daar staat tegenover dat cloudproviders spijkerharde garanties bieden via SLA’s. De stap naar de cloud zorgt er bovendien voor dat een onderneming ook makkelijker aan de slag gaat met andere nieuwe technologie.”
ERP alleen biedt op zich onvoldoende flexibiliteit, zeggen 4 op 10 CFO’s. Die extra wendbaarheid zoeken ze in bijkomende tools. Eén derde van de CFO’s heeft drie tot vijf extra tools in gebruik. Bij 10% van de CFO’s gaat het om vijf tot tien tools. Twee of tien CFO’s geven dan weer aan dat al die verschillende tools de wendbaarheid van de organisatie net in de weg staan.
Rob Cools: “Je komt snel aan een handvol extra tools: iets voor onkostenbeheer, een tool voor consolidatie, één voor rapportering, enzovoort. Maar door voor ieder domein een aparte tool te implementeren, maak je het jezelf wel almaar moeilijker. Dat is net waar we met Workday een alternatief voor bieden, door alles van finance en hr in één omgeving te bundelen op basis van één technologie en één datamodel.”
Veranderende omgeving
Moeten we dan besluiten dat ERP er niet in is geslaagd de belofte van één overkoepelend, geïntegreerd bedrijfssysteem waar te maken?
Rob Cools: “Dat is moeilijk te zeggen. Veel van de huidige ERP-pakketten zijn ontwikkeld in de jaren 90. De behoeften van een bedrijf uit die tijd zijn niet meer te vergelijken met die van een onderneming vandaag.”
Wanneer ERP vandaag tekortschiet, ligt dat dus niet zozeer aan de toepassing, maar wel aan de context die zo sterk is veranderd. 23% van de CFO’s geeft aan dat een upgrade van hun ERP-omgeving één tot drie maanden in beslag neemt. In die tijdsspanne kunnen er in de business alweer heel wat dingen veranderd zijn.
Rob Cools: “Precies. Daarom verwacht de business van technologie dat ze sneller inspeelt op de behoeften van de onderneming. Dat heeft trouwens ook in belangrijke mate te maken met de manier waarop we als consument met technologie omgaan. Wie weet er welke versie van Facebook of Whatsapp hij gebruikt? Niemand toch? Upgrades gebeuren in de achtergrond, zonder dat de gebruiker daar hinder van ondervindt. Dat is wel een groot verschil met de upgrade van een klassiek ERP-systeem, dat inderdaad al snel de vorm van een heus project aanneemt en zo heel wat tijd in beslag neemt en bijzonder veel kost. Trouwens, de omgeving van een bedrijf verandert zo snel – alleen al op het vlak van wetgeving – dat updates en upgrades elkaar onvermijdelijk veel sneller moeten opvolgen, anders hink je hopeloos achterop.”
Hoe pakt Workday dat concreet aan?
Rob Cools: “Bij de start van het bedrijf in 2005 is er bewust voor gekozen geen maatwerk toe te laten. Alle klanten werken altijd op dezelfde versie. Dat is niet alleen makkelijk voor de klanten, maar ook voor onszelf. Wij kunnen al onze aandacht toespitsen op de verdere ontwikkeling en uitbreiding van die ene versie. Van klassieke ERP-pakketten zijn er meestal een hele reeks versies in omloop, wat het voor de leveranciers extra complex maakt om op al die versies de nodige ondersteuning te bieden. Twee keer per jaar voeren we een upgrade uit. Bij de meeste klanten neemt dat nauwelijks enkele minuten in beslag. Maar ook bij bedrijven van grote omvang – zoals bijvoorbeeld Philips, Netflix of TripAdvisor – neemt een upgrade nooit meer dan drie uur in beslag. Die oefening omvat trouwens niet alleen de upgrade van de database, maar ook de implementatie van nieuwe functionaliteit.”
Experimenteren in de zandbak
Van een upgrade die drie maanden duurt, naar één van drie uur maakt wel een erg groot verschil.
Rob Cools: “Klopt. Maar tegelijk willen we onze klanten goed begeleiden in het proces. Zes weken voor de upgrade plaatsen we de nieuwe versie van de software – samen met een kopie van de echte data van de klant – in een sandbox: een beveiligde omgeving waar de gebruikers testen kunnen doen en de nieuwe features leren kennen.”
Hoewel meer wendbare tools de werking van finance ten goede zouden komen, tonen de bevraagde CFO’s zich over het algemeen vrij positief over de wendbaarheid van hun team, toch wanneer het om de ondersteuning van de business – en de veranderingen binnen de business – gaat. Opvallend: 7 op 10 CFO’s vinden ook zichzelf bijzonder wendbaar.
Rob Cools: “Dat laatste moeten we wellicht toch met een korreltje zou nemen. De gemiddelde CFO is lang niet altijd op de hoogte van wat er met moderne technologie mogelijk is. Waar een CFO – vanuit zijn high-level visie – geen problemen ziet, heeft de controller – die midden in de praktijk staat – mogelijk een heel ander verhaal. Om maar te zeggen: de CFO heeft lang niet altijd duidelijk zicht op wat de praktische werking van een tool precies inhoudt. Veel heeft uiteraard ook met de persoon te maken. Een CFO die zich op het einde van zijn carrière bevindt, zal wellicht minder snel geneigd zijn om de laatste jaren van zijn loopbaan nog ingrijpende veranderingen door te voeren. Een jongere CFO is mogelijk meer op transformatie gericht en zal daarbij misschien ook sneller nieuwe technologie omarmen.”
Data hebben de toekomst
Gevraagd naar de toekomstige initiatieven waar ze het meest naar uitkijken, wijzen de CFO’s op het toenemende belang van data-analyse.
Rob Cools: “De gebruikte systemen bevatten grote hoeveelheden data. De uitdaging bestaat erin die data ook echt te gaan gebruiken. Artificiële intelligentie biedt op dat vlak uiteraard heel wat mogelijkheden. Neem nu credit management. Door de data over betaaltermijnen en onbetaalde facturen te analyseren, kun je beter inschatten welke klanten, projecten of facturen een verhoogd risico lopen op wanbetaling.”
Dat type toepassingen is wellicht op een vrij eenvoudige manier te realiseren, met de data van de onderneming als grondstof. Het brengt een technologie als artificiële intelligentie binnen handbereik en maakt de voordelen ervan bijzonder tastbaar. Wat houdt bedrijven tegen om daar meer mee te doen?
Rob Cools: “De beschikbaarheid van medewerkers met de juiste vaardigheden. Wellicht is dat vandaag het grootste risico voor de CFO. Weten wat je met data kunt doen en hoe je dat in de praktijk brengt, vraagt een compleet nieuwe set vaardigheden. Dat soort medewerkers – onder meer met kennis van data-analyse – is niet makkelijk te vinden. Toch doet de CFO er beter aan om er toch voluit op in te zetten. Zorgt finance niet voor de oplossingen die de business wil, dan zoekt de business die elders wel. Dan zie je bijvoorbeeld dat de marketingafdeling een marketing controller aanstelt, om een aantal financiële aspecten van de marketingafdeling op te volgen.”
Dat doet denken aan het fenomeen van shadow IT, waarbij businessafdelingen zich te weinig gesteund voelen door IT en op eigen houtje tools aankopen en installeren. Zo kunnen we hier dan spreken van shadow finance, waarbij de business – buiten het zicht van finance – zelf initiatieven neemt.
Rob Cools: “De financiële transformatie vindt dan buiten de financiële afdeling plaats. Zo verliest finance een stuk van de controle, en dat is uiteraard niet wat ze wil. De CFO mag dan wel formeel de financiële strategie uitzetten, wanneer de business van oordeel is dat ze vanuit finance onvoldoende ondersteuning krijgt, gaat ze op zoek naar alternatieve oplossingen.”
Opleiding en training
Vandaar ook het belang van een CFO die in nauw contact staat met de hele C-suite. Volgens de bevraagde CFO’s is de relatie met de CHRO en de COO doorgaans het best.
Rob Cools: “Dat verbaast niet. De rol van CHRO is vrij recent. Tot voor kort – en bij veel bedrijven is dat nog altijd zo – behoorde hr tot de verantwoordelijkheid van de CFO. Wanneer een bedrijf vandaag een CHRO heeft, bevestigt dat het strategische belang dat de onderneming aan hr hecht. Los daarvan is hr ook binnen finance een grote bezorgdheid van de CFO. Ook bij finance is het een grote uitdaging om voldoende goede, nieuwe mensen aan te trekken en aan boord te houden.”
Onze rondvraag wijst daarbij eens te meer op het belang van digitale en analytische vaardigheden – en van de nood aan training in die domeinen.
Rob Cools: “Algemeen gesproken moet finance meer aandacht besteden aan de opleiding en training van de medewerkers, onder meer op het vlak van data-analyse. Doet de CFO dat niet, dan duiken er onvermijdelijk elders in het bedrijf mensen op die zich in dat domein inwerken. In diezelfde context is het ook goed om aandacht te hebben voor de wensen en verwachtingen van generatie Y. De jongste generatie kijkt op een heel andere manier naar werk en vrije tijd. Ze zijn veel flexibeler, ook in hun werkindeling. Ze hebben bovendien een heel pragmatische kijk op onder meer maatschappelijk verantwoord ondernemen en de zorg voor het milieu. Ook die vraagstukken komen vroeg of laat bij hr en finance terecht, bijvoorbeeld wanneer het gaat om het gebruik van bedrijfswagens.”
Innovatie is niet noodzakelijk raketwetenschap
U noemt de nood aan opleiding rond nieuwe technologie een belangrijk aandachtspunt. Maar uit de enquête blijkt dat veel bedrijven rond de meeste nieuwe domeinen nog een lange weg af te leggen hebben. 80% van de bevraagde CFO’s is niet bezig met blockchain en 62% doet niets met in-memory computing. Ongeveer een derde heeft de eerste stappen gezet met artificiële intelligentie en robotisering. Houdt finance zich te lang op de vlakte waar het nieuwe technologie betreft?
Rob Cools: “Bij dat soort vragen is het perspectief heel belangrijk. Kijk, het inscannen van inkomende facturen en de verwerking ervan met OCR, is natuurlijk ook een vorm van robotisering. En die is bij veel bedrijven wel al ingeburgerd – en levert er vaak ook een enorme besparing op. Ook het gebruik van artificiële intelligentie en machine learning hoeft geen raketwetenschap te zijn. In grote lijnen gaat het toch vooral om de combinatie en analyse van grote datasets, waar de computer tendensen uit afleidt. Meer en meer bouwen we dat soort functionaliteit in Workday in. Data as a service, bijvoorbeeld, is gratis beschikbaar in onze software. Daarbij gebruiken we geanonimiseerde data – van klanten die toestemming hebben gegeven mee te doen – om benchmarks op te stellen voor bepaalde types bedrijven of sectoren. Die informatie zorgt voor extra inzicht. Wanneer je weet dat de benchmark voor de rekrutering van een dataspecialist bij een bank op drie maanden ligt, dan zie je gemakkelijker hoe goed je eigen bedrijf op dat vlak scoort. Op dezelfde manier zijn er benchmarks voor de betalingstermijnen van een factuur, in functie van de hoogte van het bedrag, het land of de regio, enzovoort. Dat soort info laat finance toe om heel gericht actie te ondernemen. Dat is het soort toepassingen waar de CFO zich op kan richten, vanuit de praktijk en los van de opgeklopte verwachtingen die er rond bepaalde technologieën bestaan.”