Complexe business vereist efficiënt debiteurenbeheer


Brussels Truck Center is hoofddealer van IVECO bedrijfsvoertuigen en biedt zijn klanten een totaalpakket van verkoop, tot reparatie- en onderhoudscontracten. “Een boeiende, maar tegelijk complexe business”, aldus bestuurder Annick Vander Bracht. Een diverse klantenportefeuille vraagt om een gerichte en kordate aanpak op het vlak van debiteurenbeheer. De dienstverlening van Unpaid vormt sinds een jaar een belangrijke schakel binnen die werkwijze.


De bedrijfssite van Brussels Truck Center herbergt een brede waaier van nieuwe en tweedehandse bedrijfsvoertuigen: van lichte bestelwagens tot uit de kluiten gewassen trucks. De onderneming is erkend IVECO-dealer voor het Brusselse, maar lokt dankzij haar gunstige ligging in Groot-Bijgaarden clientèle uit het hele land. Daarnaast levert Brussels Truck Center ook bussen aan onder meer de Brusselse vervoersmaatschappij MIVB. “Onze service vormt onze grote sterkte. We investeren fors in onze infrastructuur en medewerkers, waardoor we onze klanten zowel op het vlak van herstellingen als verkoopadvies optimaal ondersteunen.”

“Een divers clientèle doet een beroep op Brussels Truck Center, van kleine zelfstandigen, tot grote aannemers, transporteurs en (semi-)overheden”, gaat Annick Vander Bracht verder. “Aan verkoopzijde hanteren we strikte regels wat voorschotten en betalingen betreft. Eigenlijk mag geen enkel nieuw voertuig onze site met een openstaand bedrag verlaten. Bij leasingcontracten treedt de bank op als tussenschakel en stellen zich doorgaans geen problemen.”


Loon naar werken Herstellingen en onderhoudswerken vragen eveneens om een uitgekiende aanpak op het vlak van debiteurenbeheer. “We vragen nieuwe klanten om de eerste zes maanden contant te betalen. Bij openstaande bedragen sturen we drie herinneringen. Dat gebeurt automatisch, gekoppeld aan een vorm van personalisatie. De laatste mail met vermelding ‘laatste rappel voor gerechtelijke procedure’ maakt doorgaans het meeste indruk.” Als gewezen advocate is Annick Vander Bracht zich bewust van de problematiek rond debiteuren. “Elk verhaal is anders. Soms zijn klanten gewoon met de noorderzon verdwenen, dan is zelfs overleg geen optie. In een ander geval ziet een transporteur zwarte sneeuw, waardoor betalingen uitblijven. Waar mogelijk bemiddel ik dan telefonisch en stel ik eventueel een afbetalingsplan voor. Op een gegeven moment moet je toch knopen doorhakken. Je levert die klant immers een dienst, die je uiteindelijk ook vergoed wil zien.”

Voor de betwiste dossiers gaat Annick – veelal met succes – zelf over tot een dagvaarding. Voor onbetwiste wanbetalingen doet Brussels Truck Center sinds een jaar een beroep op Unpaid. “Ik ergerde me al langer aan de logge, dure en tijdrovende procedure om achter die bedragen aan te gaan”, legt Annick Vander Bracht uit. “Ik ontdekte de dienstverlening van Unpaid online en nam meteen contact op. De logische werkwijze wist me direct te bekoren. Het platform is gebruiksvriendelijk en snel. Ik hoef mijn dossiers enkel door te sturen en Unpaid neemt alle werk uit handen.”


Dwingend karakter Unpaid toetst het dossier eerst af aan de wettelijke voorwaarden. Indien daaraan is voldaan, levert de gerechtsdeurwaarder binnen de week een aanmaning tot betaling af bij de klant. Als de klant niet reageert, bekomt de gerechtsdeurwaarder na een maand en acht dagen een uitvoerbare titel om de schuldenaar te dwingen tot betaling of gaat hij over tot inbeslagname. Annick Vander Bracht stelt vast dat die procedure doorgaans werkt. “Het effect is groter dan bij een traditionele herinneringsbrief. Het merendeel van de debiteuren betaalt na de eerste aanmaning van de deurwaarder of polst naar de mogelijkheden voor periodieke aflossingen. Slechts een beperkt deel van de dossiers eindigt met verdere acties. Dat gaat dan veelal om faillissementen of andere moeilijke situaties.”


Voordelig betalingsmodel In tegenstelling tot de soms hoog oplopende kosten via advocaten en incassobureaus, werkt Unpaid een betalingsmodel uit dat duidelijk in het voordeel van de benadeelde partij spreekt. De schuldeiser betaalt Unpaid een voorschot, dat hij in een latere fase recupereert via de schuldenaar. Naast de hoofdsom en de kosten die de schuldeiser integraal ontvangt, zal Unpaid ook nog eventuele interesten en schadebedingen innen. “Ik stuur niet enkel de lijvige dossiers met grotere bedragen door naar Unpaid, maar koppel ook kleinere debiteuren terug. Waar hoge inningskosten via andere kanalen een struikelblok vormen, komt elk dossier voor ons nu in aanmerking voor de procedure via Unpaid. Logisch ook, want Iedereen is gelijk voor de wet.”


Ontzorging De benadering van Unpaid past volledig binnen de filosofie van Annick Vander Bracht. “Ik spits me binnen Brussels Truck Center naast de dagelijkse leiding ook toe op het financiële en juridische luik”, luidt het. “Ik heb dus voldoende om handen en omarm digitale tools die mijn takenpakket verlichten en vereenvoudigen. Hoewel we de solvabiliteit van onze klanten uitvoerig verifiëren, maak ik me geen illusies: het aantal dossiers rond debiteurenbeheer zal niet snel slinken. Dat is nu eenmaal eigen aan een branche met een zeer uiteenlopend professioneel clientèle. We zien ook dat meer bedrijven in troebel water terechtkomen omwille van de coronacrisis en stellen vast dat ondernemingen zich wel eens durven vergalopperen op het vlak van investeringen. Ik vind dat je als schuldeiser zeker begrip moet tonen, maar dat het respect wederzijds hoort te zijn. De procedure via Unpaid volgt na een uitgebreide aanmaningshistoriek én dan nog biedt ze de mogelijkheid om via de deurwaarder tot een akkoord te komen.”


Integraties Unpaid investeert voortdurend in zijn dienstverlening. “Ik waardeer dat Unpaid ons proactief op de hoogte brengt over het verloop van onze dossiers”, getuigt Annick Vander Bracht. “De specialisten van Unpaid staan ook telefonisch met raad en daad voor ons klaar.” In de nabije toekomst wil Brussels Truck Center nadrukkelijker gebruik maken van de integratie met het boekhoudpakket Exact Online.

“We beogen een maximaal gebruiksgemak”, zegt Dirk Dewulf, General Manager bij Unpaid. “De integratie met belangrijke boekhoudsoftware vormt daartoe een belangrijk onderdeel. Ze maakt het mogelijk om rechtstreeks onbetaalde facturen vanuit het boekhoudpakket te importeren in Unpaid om nog sneller de openstaande bedragen te vorderen. Met enkele klikken dient u meteen een claim in voor uw openstaande facturen.” Tot op vandaag faciliteert Unpaid integraties met Yuki, Teamleader, Billit, Exact, Octopus, EenvoudigFactureren en het dienstenplatform Legal Village. Goed om weten is dat Unpaid sinds kort ook de mogelijkheid biedt om de kredietwaardigheid van klanten te verifiëren.


Focus op kernactiviteiten Met een groeiende vraag naar alternatieve aandrijvingen als CNG en de elektrische vrachtwagen die om het hoekje loert, kondigt zich voor Brussels Truck Center een boeiende toekomst aan. “Tools als Unpaid helpen ons om onze focus zo veel mogelijk te leggen op onze kernactiviteiten, namelijk het aanleveren van de meest aangewezen bedrijfsvoertuigen en de daarbij horende dienstverlening.”

https://www.unpaid.be/nl