Sinds 2015 loopt de financiële consolidatie en database voor de managementrapportering bij Cegeka in LucaNet. Rapporterings- en consolidatiespecialist Marijke Nijst prijst de gebruiksvriendelijkheid van de tool en de flexibiliteit om zonder enige specifieke IT-kennis de tool naar de hand van de organisatie te kunnen zetten. “We zijn op dit moment bezig met een grote automatiseringsronde in LucaNet en kijken ook uit naar de mogelijkheden om de brongegevens van niet-financiële informatie op te nemen in de tool.”
Als rapporterings- en consolidatiespecialist is Marijke Nijst sinds 2020 verantwoordelijk voor de opvolging van LucaNet, de input vanuit het boekhoudsysteem en de ondersteuning aan de respectievelijke accountingteams bij het gebruik van de tool. “Voor de consolidatie doen we zo goed als alles in LucaNet”, zegt ze. “Voor de paar entiteiten die niet op ons boekhoudsysteem zitten, zorg ik dat de cijfers vanuit Excel worden ingeladen, net als de uren, de AR-aging, … De database gebruiken we daarnaast ook voor de managementrapportering. Als deze up-to-date is, hebben alle gebruikers correcte cijfers. Als er vragen zijn over LucaNet en het gebruik van de tool komen deze bij mij terecht. Samen met mijn manager vormen we het aanspreekpunt binnen de organisatie.”
Transparantie
Als super user beaamt Nijst in de eerste plaats de gebruiksvriendelijkheid van de tool. “In LucaNet kan je zelf veel verwezenlijken”, vertelt ze. “Je hoeft geen IT-specialist te zijn om iets te kunnen opzetten in de software. Dat is mijns inziens heel handig. De tool is ook heel transparant. We werken nu bijvoorbeeld met automatische boekingen, waarmee we meteen het consolidatieverschil kunnen berekenen. Hierdoor kunnen we ook doorklikken en zien waar de cijfers exact van komen of welke berekening door welke persoon werd gemaakt. LucaNet is vooral géén black box waar je cijfers uit komen zonder te weten wat er precies gebeurt. Je kan bijvoorbeeld ook zelf spelen met de parameters om entiteiten op te zetten of deze in een consolidatiekring toe te voegen. Dat gaat allemaal heel eenvoudig en is een groot pluspunt van de tool.”
“LucaNet is vooral géén black box waar je cijfers uit komen zonder te weten wat er precies gebeurt.”
“Op vlak van managementrapportering is het dan weer heel fijn om zelf de tree te kunnen opbouwen. Onze interne rapportering verloopt op business unit niveau, divisieniveau, … Daar kunnen we ook zelf in aanpassen. Dat is handig omdat de link met het boekhoudsysteem er is en we zo gemakkelijk data kunnen importeren. Ook hier is de gebruiksvriendelijkheid andermaal een grote troef. We gebruiken LucaNet nu voornamelijk voor financiële gegevens maar liefst zouden we er ook de equity-reconciliatie in krijgen. Daar zijn we mee bezig maar staat nog niet helemaal op punt.”
55 entiteiten
Nijst consolideert elke maand ongeveer 55 entiteiten. “Het zijn er veel maar dankzij deze tool kunnen we het wel overzichtelijk houden en vervolgens de nodige inzichten uithalen. We krijgen de cijfers binnen op entiteitniveau – van de lokale boekhoudafdelingen dus. Dit zijn brongegevens en op basis van die cijfers gebeurt de consolidatie. Ik doe de operationele flow, mijn manager doet de verdere review.”
Door LucaNet te gebruiken als basis voor de managementrapportering kan de finance functie meer inzichten verwerven. “Rapporten bouwen is heel eenvoudig. Zo hebben we een functional P&L waardoor we meer op basis van de functie inzichten kunnen bekomen. De natural P&L kijkt dan meer naar de kostzijde van het verhaal.”
Automatisaties
Hoe loopt de samenwerking met Seefo als integratiepartner van LucaNet? “Heel goed. Momenteel zijn we ook bezig met een aantal nieuwe processen in de tool te bouwen. Als we vragen hebben staat het team ons bij en ze acteren als echte partner. De samenwerking verloopt vlot. Het is ook een meerwaarde dat Seefo bestaat uit financiële profielen. Dat is een meerwaarde want soms is het niet eenvoudig om financiële zaken uit te leggen aan niet-financiële mensen. Meestal ben je dan niet gealigneerd in denkwijze. Die overeenstemming is er met Seefo zeker wel.”
“Om de zaken op te volgen, hebben we elke twee maanden een meeting van ruim twee uur om alles op te volgen en advies/input uit te wisselen.”
“Aangezien we behoorlijk veel manueel deden in het verleden bouwen we nu steeds meer automatisaties op in LucaNet. We lopen er soms tegen zaken aan, zoals het consolidatieverschil berekenen en hoe we deze exact zouden verwerken. Dan kwam Seefo ons meteen ondersteunen op welke manier we dit konden oplossen. De expert zet dan de applicatie waarna wij er mee verder kunnen. Seefo is hier bijvoorbeeld een heel dag geweest en dan hebben we die automatisaties samen uitgewerkt en opgezet. Om de zaken op te volgen, hebben we nu elke twee maanden een meeting van ruim twee uur om alles op te volgen en advies/input uit te wisselen. Voor ons is dat zeker een grote hulp. We hebben ook de link met Power BI gemaakt voor de managementrapportering. Ook toen was Seefo betrokken partij maar dat traject verliep vooral via ons IT-team.”
Nieuwe mogelijkheden verkennen
Het consolidatieteam bij Cegeka bestaat vandaag uit twee personen. Dat was gezien de snelle groei van de organisatie noodzakelijk. “De voorbije twee jaar hebben we ons dus voornamelijk gefocust op de automatisaties, daarvoor gebeurden de berekeningen in Excel. Nu kunnen we gewoon een applicatie runnen waardoor we veel minder tijd verliezen en ook de foutenmarge een stuk lager ligt. Ons team kan bijgevolg meer tijd nemen om analytisch door de cijfers te gaan. In het verleden was dat zo goed als onmogelijk. De verbeteringen in de software zorgt er dus voor dat wij meer toegevoegde waarde kunnen brengen.”
Met een blik op de toekomst kijkt Nijst ook uit naar de mogelijkheden in het capteren van niet-financiële data via LucaNet. “Dat zouden we graag willen maar we weten dat het voorlopig in een beginfase steekt. Intern zijn we al bezig met de rapportering maar het zou uiteraard leuk zijn om die data ook in LucaNet te hebben zodat we één bron van cijfers hebben en één plaats waar we die kunnen consulteren. Dat stemmen we in de toekomst zeker verder af.”
Tot slot, zou Nijst LucaNet aanraden aan collega-consolidatiespecialisten? “Absoluut. Zoals gezegd alleen al voor de gebruiksvriendelijkheid van de tool. Als je met veel entiteiten te consolideren hebt, kan ze eenvoudig aanmaken of verwijderen. En als er beweging in de groep is, kan je entiteiten makkelijk opnieuw onderbrengen in nieuwe groepen of subgroepen. Ik raad de tool, afhankelijk van hoe de organisatie eruitziet, sterk aan”, besluit ze.
Biografie
Marijke Nijst is rapporterings- en consolidatiespecialist bij Cegeka sinds december 2020. Daarvoor was ze actief bij KPMG als auditor.
Over Cegeka
Cegeka is een toonaangevende Europese aanbieder van IT-oplossingen. Onder het motto ‘in close cooperation’ steeft het naar optimale klantgerichtheid en ondersteunt het ruim 2.500 klanten in hun digitaliseringsreis. Cegeka biedt end-to-end oplossingen in de domeinen Data, Applications en Infrastructure, met een sterke onderlinge connectie. De Cegeka Groep telt meerdere bedrijven. Citymesh, Nexuzhealth en Cegeka Business Solutions, dat het Europese Dynamics-huis is, de partner voor Microsoft D365-oplossingen. Smartschool is het digitaal schoolplatform binnen de Cegeka Groep. Cegeka telt meer dan 5.500 medewerker in de Benelux, Duitsland, Oostenrijk, Roemenië, Moldavië, Italië, Tsjechië, Slovakije en Zweden, en heeft een consolideerde omzet van 744 miljoen euro. Cegeka is een Europees familiebedrijf dat in 1992 werd opgericht door André Knaepen, huidig voorzitter van de raad van bestuur. Sinds 2020 staat CEO Stijn Bijnens aan de leiding van de onderneming.