De Belgische verplichting tot elektronische facturering: wat u moet weten

Auteur: xSuite

België voert vanaf 1 januari 2026 verplichte e-facturering in voor alle B2B-transacties. Deze maatregel maakt deel uit van een bredere inspanning van de overheid om btw-fraude te bestrijden en de naleving van de belastingwetgeving voor bedrijven te vereenvoudigen. Daarnaast is er voor 2028 een realtime btw-rapportagesysteem gepland, met als doel de belastingprocessen verder te moderniseren.

Dit artikel belicht de belangrijkste veranderingen, hun impact op bedrijven en hoe financiële professionals zich op deze transitie kunnen voorbereiden.

Het Belgische plan voor elektronische btw-rapportage en digitalisering

De Belgische regering zet zich in om de fiscale transparantie te verbeteren en de administratieve lasten voor bedrijven te verminderen. Het nieuwe realtime btw-rapportagesysteem, dat in 2028 van start gaat, maakt automatische gegevensoverdracht mogelijk van kassa's, betalingssystemen en factureringsplatforms naar de belastingdienst. Dit zal btw-controles stroomlijnen en fraudedetectie verbeteren.

Wat het verplichte elektronische factureren in 2026 betekent voor bedrijven

Het e-factureringsoverheidsbesluit verplicht bedrijven om gestructureerde elektronische facturen te gebruiken ter vervanging van papieren en pdf-formaten voor B2B-transacties tussen Belgische btw-geregistreerde bedrijven. Dit besluit volgt het Peppol-kader, een internationale norm voor veilige en geautomatiseerde documentuitwisseling.

Belangrijkste kenmerken van het e-facturatiesysteem

De aanpak van België verschilt op verschillende punten van die van andere Europese landen:

• Onmiddellijke naleving: volledige naleving is vereist vanaf 1 januari 2026, zonder gefaseerde invoering (in tegenstelling tot bijvoorbeeld Duitsland).

• Brede reikwijdte: het mandaat heeft betrekking op bijna alle B2B-transacties, inclusief buitenlandse bedrijven die in België actief zijn, maar sluit B2C-transacties uit.

• Afstemming op EU-regelgeving: Het e-facturatiesysteem is afgestemd op het EU-initiatief ‘BTW in het digitale tijdperk’ (ViDA), dat tot doel heeft de btw-rapportage in alle lidstaten te standaardiseren.

Een e-factuur is niet zomaar een pdf-bestand dat via e-mail wordt verzonden. Het moet een gestructureerd XML-bestand zijn dat naadloze geautomatiseerde verwerking ondersteunt, waardoor handmatige invoer en fouten worden verminderd.

Voorbereiding op naleving

Financiële professionals moeten proactieve maatregelen nemen om aan de vereisten voor elektronische facturering te voldoen. Door vroeg te beginnen met de voorbereidingen, kunt u ervoor zorgen dat u aan de vereisten voldoet en krijgt u de kans om de efficiëntie te verbeteren.

Belangrijke stappen die moeten worden genomen:

• Upgrade factureringssystemen om automatisering te stimuleren en te voldoen aan Peppol-normen.

• Zorg voor een naadloze SAP-integratie.

• Maak gebruik van overheidsstimulansen om de overgangskosten te verlagen.

Door op de hoogte te blijven en uw systemen nu aan te passen, verloopt de overgang soepeler en bent u klaar voor succes op de lange termijn.

Conclusie

De stap van België naar verplichte elektronische facturering en realtime btw-rapportage is een belangrijke ontwikkeling voor bedrijven. Door zich nu voor te bereiden, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze aan de regels voldoen en tegelijkertijd profiteren van meer automatisering en efficiëntie.