Deadlines, tools en shared service center versnellen consolidatie

De wereldwijde operaties van chemiebedrijf Solvay strekken zich uit over 145 entiteiten in 41 landen. Dat maakt het financiële consolidatieproces een grote uitdaging. Elisa Canova leidt het in goede banen. “Als goede consolidatiemanager moet je vooral stressbestendig zijn.”

De financiële departementen van Solvay tellen wereldwijd 160 werknemers, verspreid over drie belangrijke afdelingen: Global Business Service Finance and Credit, Business & Industrial controlling en Corporate Finance. Tot deze laatste behoort het team van Canova. Samen met drie andere werknemers is ze verantwoordelijk voor het correct afrond van het rapporteringsproces.

Opzetten shared service center

Elisa Canova is al meer dan een decennium bedreven met het consolidatieproces. Ze werd betrokken bij een groot project, waarbij de closingactiviteit moest verhuizen naar het shared service center in Lissabon. Dat service center stond er nog maar pas en Solvay Italië, waar Canova bij Solvay startte, werd geselecteerd als pilootproject. “Het was mijn eerste dag bij Solvay toen dit project werd aangekondigd en ik was heel blij om er deel van uit te maken. Het was een fantastische manier om het bedrijf te leren kennen.”

“We hebben een jaar bestudeerd hoe we het proces konden vereenvoudigen en de standaardactiviteiten konden verhuizen naar Lissabon”, herinnert Canova zich. “We kwamen tot de conclusie dat onze mensen in het shared service center hetzelfde kennisniveau konden bereiken als de mensen die op de lokale accounts werkten. Daarom was het mogelijk om ook activiteiten die niet gestandaardiseerd waren, zoals de btw-aangifte, te verhuizen naar Lissabon. Dat zette dan weer de deur open voor andere entiteiten en afdelingen om dit ook te doen.” Canova ontving een interne award voor haar bijdrage aan het project.

Tweedelig proces

Het consolidatieproces gebeurt in twee delen. “De eerste stap gebeurt door het shared service center in drie verschillende landen onder toezicht van de lokale accountant. Solvay heeft zo een service center in Lissabon, Bangkok en Curitiba (Brazilië). Zij geven ons de eerste versie van de financiële data per entiteit, zo’n honderd pakketten met financiële verslagen”, legt Canova uit. “Daarna gaan wij alles consolideren volgens de verschillende regels en voeren we correcties uit waar de data niet compliant, niet consistent of niet accuraat is.”

Vroeger lag de verantwoordelijkheid voor de rapportering steeds bij de lokale accounting manager van het land of de entiteit. “Sinds vorig jaar is dit wat veranderd. De verantwoordelijkheid wordt nu deels verschoven naar het service center. Alleen in de grotere landen, zoals Italië, Duitsland en Frankrijk is er nog een lokale manager actief. Voor kleinere landen, waar het risico ook kleiner is, wordt nu gekeken naar het service center.”

Strakke deadlines

Canova legt uit hoe de eerste stap in zijn werk gaat. “We hebben een consolidatietool ter beschikking, een pakket dat moet worden ingevuld. Wanneer dat pakket gevalideerd is, wordt het gepubliceerd. Dan komt het tot bij mij en ik consolideer alles. Daarna volgt de analyse.”

“Alles gebeurt onder een strakke deadline. We vragen de lokale entiteiten om alle cijfers in vier werkdagen op te leveren. Na twee dagen beginnen we met de analyse, want vanaf dan kan je beginnen zien of er fouten gemaakt zijn en of de accounts opnieuw moeten worden opengezet. Het kan gebeuren dat er iets mist omdat we niet voldoende informatie hebben over een specifieke operatie. Dan kunnen we het ook nog niet meteen valideren.”

Na twee dagen is het volgens Canova mogelijk om de belangrijkste variaties en verschillen te verklaren. “Soms gebeurt het ook dat we in deze fase andere fouten opmerken. Afhankelijk van de materialiteit, hebben we dan de keuze om het consolidatiepakket opnieuw te openen en daar de correctie door te voeren, of om de correctie op het hoogste niveau door te voeren. In dat laatste geval wordt de correctie meegenomen in de rapportering van de volgende maand.”

Verschil met kwartaalafsluiting

Bij het proces voor de kwartaalcijfers, geldt een ander tijdsschema. “Dan hanteren we 11 werkdagen om af te sluiten”, zegt Canova. “Daarna begint het rapporteren met inbegrip van de presentatie van het dashboard, het persbericht, communicatie met de markt… Het volledige proces duurt ongeveer een maand.”

Bij de kwartaalafsluiting wordt voornamelijk gefocust op de cijfers van de laatste maand. “Eind maart zijn de cijfers van januari en februari al gevalideerd. Het is dus alleen in maart dat er nog wijzigingen of afwijkingen kunnen voorkomen”, legt Canova uit. “Toch gaan we de cijfers van de eerste maanden nog eens dubbelchecken. Soms zijn er nadien nog correcties doorgevoerd of vertonen de data toch afwijkingen.”

De gegevens die nodig zijn voor de maandelijkse en de kwartaalafsluiting zijn dezelfde, wat deze werkwijze mogelijk maakt. “Het verschil is dat er bij de maandelijkse geen volledige validatie van het management nodig is voor de rapportage. Bij de interne rapportering kijken we voornamelijk naar de EBITDA, de vereenvoudigde cashflow en de free cashflow. Omdat dit niet geauditeerd wordt of gecommuniceerd naar de buitenwereld, hebben we iets meer ruimte in de planning om de financials te valideren.”

Samenwerken met de auditor

Tijdens het tweede kwartaal komt er een extra complexiteit bij. “Dan gebeurt de externe audit. Dat wil zeggen dat we tijdens de gewone routine ook moeten reageren op de vragen van de auditors. Je hebt dus één week om alles voor het management voor te bereiden, maar tegelijk moet je van EY ook fiat krijgen.”

Voordien keek EY mee over de schouder in het tweede, derde en vierde kwartaal. Sinds dit jaar werd dat aangepast, en gebeurt dit enkel nog tijdens het tweede en het laatste kwartaal. De jaarafsluiting is immers nog wat meer werk. “We proberen om in november al zo veel mogelijk voorbereidend werk te doen”, zegt Canova. “De afspraak met EY is ook om alle informatie en documentatie dan al te bezorgen. Zo vermijden we een te zware last in december. Met alle feestdagen die dan vallen heb je geen volledige maand om alles te valideren. De deadline voor de jaarlijkse sluiting is immers dezelfde als voor de kwartalen: 11 werkdagen.”

Het strakke tijdsschema zorgt ervoor dat EY evenzeer optreedt als ondersteuner, dan als auditor. “Het geïntegreerd jaarverslag moet klaar zijn in de eerste week van februari. De financiële overzichten in het rapport bevatten zo’n honderd bladzijden, dat is veel uitgebreider dan de financiële rapporten in bij de kwartaalresultaten. Daarom moeten we zo veel mogelijk voorbereiden in november.”

Nieuwe tool in de pijplijn

Voor Canova zit de timing van het proces goed. “In termen van snelheid doen we het heel goed. Wat we vandaag nog missen, is de overgang naar een nieuwe consolidatietool. We werken met SAP BFC, wat goed werkt maar oud is. We willen de overstap maken naar SAP S/4HANA for Group Reporting. Het belangrijkste verschil is dat je rechtstreeks op het lokale niveau kan meelezen, aangezien het een volledig geïntegreerde tool is. Je moet dus niet langer wachten tot je de bijhorende informatie van de entiteit binnenkrijgt. Er verdwijnt een tussenstap.”

Het implementeren van zo’n nieuwe tool is een werk van lange adem. “In 2026 start het pilootproject. We hopen om het in 2028 voor iedereen in gebruik te kunnen nemen”, stelt Canova. “Dat proces zal drie jaar vergen. Als je SAP verandert op het lokale niveau, moet je nog wachten tot alle entiteiten gemigreerd zijn naar S/4HANA voor je kan starten met Group Reporting.”

Met de nieuwe tool zou er ook wat meer flexibiliteit in het systeem moeten komen. “BFC was technisch complex en niet gemakkelijk aanpasbaar voor onze financiële noden en specifieke managementeisen. Met S/4HANA for Group Reporting moet dat eenvoudiger worden. Het werkt meer als een draaitabel.” Daarnaast moet het nieuwe systeem ook voor een meer gestandaardiseerde aanpak zorgen. “Dat missen we vandaag nog, nu moeten er nog veel handmatige boekingen gebeuren.”

Controle na controle

Door de complexiteit en de omvang van het hele proces, is het belangrijk om checks in te bouwen om zeker te zijn van de correcte gegevens. “Het begint met het strakke tijdsschema. Iedereen weet wat welke dag moet gebeuren. Daarom beginnen we al drie dagen op voorhand met het voorbereiden van het consolidatiepakket. Dankzij het shared service center en de lokale accountants gebeuren er ook al heel wat kwaliteitscontroles. Dat maakt het makkelijker om te anticiperen op fouten. Tijdens de afsluiting controleer het consolidatieteam ook nog eens of alles klopt.”

Om een uniforme verwerking te garanderen, wordt bij elke onduidelijkheid of specifieke transactie een soort handleiding opgesteld met de te volgen werkwijze. “Je kan bijvoorbeeld gaan zoeken op ‘merger’, en dan krijg je alle gevallen te zien met hoe die financiële transacties verwerkt moeten worden. Zo ben je zeker dat we voor alle bedrijven dezelfde werkwijze hanteren.”