De financiële transformatie beheersen is een moeilijke opdrachten voor finance executives. Het digitaliseren en automatiseren van financiële processen – van het identificieren van de juiste cases, over uitvoering tot governance - stellen hen telkens voor nieuwe uitdagingen. “Het is essentieel om ervaringen te blijven delen en te leren van elkaar hierover.”
Er wordt veel gesproken over Robotic Process Automation (RPA) want RPA kan de vervelende, repetitieve taken overnemen die niemand graag doet en zo tijd vrij maken om de transformatie van organisaties te versnellen. En, door RPA in te zetten kunnen bruggen worden gebouwd tussen legacy-applicaties, die niet met elkaar in dialoog staan, zonder dure en tijdrovende IT-ontwikkelingen. Aangezien heel wat repetitieve taken komen kijken bij de finance functie, nemen financieel directeurs het voortouw in de verdere exploitatie van RPA. Dat strategisch belang is vandaag trouwens in eender welke sector terug te vinden waar voldoende datavolume is en nauwelijks verbonden applicaties zijn.
“Finance executives en CFO’s zijn volop bezig met het transformeren en digitaliseren van de finance functie”, vertelt Armand Angeli. “Overal zien we eenzelfde beweging maar daarom zitten niet alle landen op eenzelfde niveau qua ervaring met automatisering… Daarom willen we de experts in de finance community samenbrengen om al deze onderwerpen te bespreken, hun ervaringen te delen en te leren van elkaar over financiële transformatie, robotisering en automatisering.”
Projecten niet pushen
De CFO is een essentiële leidinggevende bij automatisering. “Het beheert de middelen, en drijft samen met de CEO de transformatie. Finance is misschien zelfs de eerste plek waar automatisering zinvol is, maar de lessen komen niet alleen van CFO’s. Ook van HR, logistiek, overal waar dezelfde ambitie is om te automatiseren.”
Finance executives staan dus voor een grote uitdaging. “De belangrijkste waar organisaties tegenaan lopen is om een visie te hebben op wat je wil bereiken met automatisering en robotisatie. Kijk niet uitsluitend naar de ROI op korte termijn, maar houd ook rekening met productiviteit, efficiëntie en kwalitatieve ROI. De tweede uitdaging is om niet te snel te automatiseren. In het verleden hebben we projecten gezien die zijn gepusht door consultants en providers, maar niet volledig zijn geslaagd.”
Een derde factor is dat RPA geen robotische procesautomatisering is. Wel een taakautomatisering. “Robots automatiseren taken. En omdat automatisering met RPA over software gaat, moet IT er vanaf het begin bij betrokken zijn.” Tijdens dit proces staat communicatie centraal.” Dergelijke projecten zijn ‘overhead’, dus je moet aan change management doen. Communiceer over wat je doet, dan beseffen mensen dat robots geen banen overnemen maar net hun leven verbeteren.”
Niet alleen voor grote bedrijven
De eerste domeinen die in aanmerking kwamen voor het gebruik van RPA, zo bleek in de financiële sector, waren procure-to-pay en order-to-cash. “Dit net omdat deze processen volume meebrengen en verschillende applicaties gegevens laten uitwisselen. Vandaag richten ons op complexere functies, zoals bijvoorbeeld de closing met record-to-record. In het algemeen kan alles wat te maken heeft met KYC (know your customer) een stuk productiever met de inzet van RPA.” Essentieel is het begrijpen van automatisering. “Er heerst vaak verwarring. Wat is automatisering? Wat is AI? Wat is RPA? Mensen zijn in de war omdat ze denken dat ze bijvoorbeeld gelijk de kosten met 80 procent gaan verlagen… Ze denken dat het eenvoudig te implementeren is. Er zijn veel acroniemen, maar wat betekenen ze precies? Praten met peers kan de situatie zeker verduidelijken, en automatisering is zeker niet alleen voor grote bedrijven. Integendeel.”
Ook moeten gebruikers ook de succesfactoren kennen. “We hebben het over veranderingen”, duidt Angeli. “Het idee is om naar de uitdagingen te kijken en collega’s te adviseren om succesvolle automatiseringstrajecten te bekomen. Eigenlijk denken mensen te vaak aan tools en technologie, en te weinig aan processen, organisatie en mensen.”
Maak gebruik van Task Mining
Initieel werd RPA verkocht als een eenvoudig toe te passen technologie, zonder dat daarvoor IT moest worden ingeschakeld. Door die belofte ontwikkelde men tal van proof of concepts. Die hebben geleid tot de creatie van robots, die na verloop van tijd zijn verbeterd door augmented intelligence en auxiliary intelligence tools, en vervolgens tot het inzetten van cognitieve RPA via platforms voor slimme automatisering. “RPA kan gekoppeld worden aan andere elementen, in het bijzonder aan Computer Vision tools. Die kunnen een beeld analyseren en zijn vandaag uiterst doeltreffend dankzij de geboekte vooruitgang in deep learning. Er zijn ook tools voor het structureren van data zoals Natural Language Processing, waardoor machines onze taal begrijpen en bewerken. Dit met een hele reeks technologieën als Intelligent Character Recognition, Cognitive Machine Reading en Intelligent Data Processing. Als het bedrijf echter niet alle processen beheerst of niet alle te automatiseren taken kent, zal het niet in staat zijn om deze nieuwe mogelijkheden ten volle te benutten. Om de achterstand in te halen, kan het gebruikmaken van Task Mining en intelligentie toevoegen aan de optimalisering van die processen.”
Alternatieven
Slechts 10 à 15 procent van grote organisaties hebben RPA-applicaties geïnstalleerd die zeker een twaalftal robots bevatten. Bij de kleinere ondernemingen blijft het gebruik beperkt op 2 procent… “Een RPA-project tot een goed einde brengen is moeilijker dan het lijkt en brengt minder op dan verwacht. Daarnaast is de kostprijs ook een factor. De licenties zijn betaalbaar, maar dan moet je ook de codering, infrastructuur en onderhoud in kaart brengen. Dat is per robot ongeveer 25.000 euro per jaar. Je moet ook rekening houden met IT, RPA is namelijk een software waarvan je de licentie en beveiliging moet beheren. Er moet dus een nauwe relatie zijn tussen de business en IT om de projecten tot een goed einde te brengen. Grote organisaties kunnen een expertisecentrum inrichten maar kleine ondernemingen hebben hiervoor de middelen niet. Samen vormen al die elementen een last voor het bedrijf. Er zijn echter alternatieven: zoals Robot as a Service (RaaS) blijkt erg voordelig.”
Hoewel de automatiseringsgraad van 80 procent, die vaak commercieel op te vangen is, vaak uitblijft, leert de praktijk dat gemiddeld uiteindelijk 10 tot 15 procent van de dagelijkse taken van de werknemers geautomatiseerd is. “Dat zorgt ervoor dat mensen interessantere activiteiten kunnen doen. Daarnaast spoort RPA ook bedrijven aan om processen te herzien, te optimaliseren en te vereenvoudigen. Gekoppeld aan die nieuwe procesversies zorgt RPA dan voor een productiviteitsgraad tot 30 procent. Dit wordt perfect geïllustreerd in neobanken, die van meet af aan hun activiteiten hebben uitgeoefend met geautomatiseerde tools.”
BIO
Armand Angeli is voorzitter van de internationale groep van DFCG, de Franse vereniging van financieel directeurs en management control. De vereniging deelt al 60 jaar lang inzichten in uitdagende thema’s voor financieel directeurs en controllers. Het telt 3.000 leden die samenzitten in verschillende werkgroepen. Angeli beheert de werkgroep CSP/RPA/AI. Die buigt zich over de uitdagingen van Shared Service Centers die zich ontfermen over RPA en slimme automatisering. Het beantwoordt aan fundamentele vragen rond digitale technologie. Moeten die intern gebeuren of uitbesteed worden? Welke verschillende fases zijn er? Welke organisaties? Welke teams en locaties? Welke tools zijn er om te automatiseren en robotiseren? Wat zijn de best practices en de sleutels tot succes? “Onze ambitie was het om internationaal te gaan”, zegt Angeli. “Door de oprichting van de cFO Automation Experience (www.cfoautomationexperience.com) hebben we de stap genomen. Het is een initiatief van finance professionals voor finance professionals met de ambitie om een open dialoog te voeren over de voordelen en uitdagingen van automatisering. Iedereen is welkom om zich bij ons aan te sluiten, behalve adviesbureaus. Het delen tussen collega’s is vertrouwelijk, zodat we een open debat en uitwisseling van ideeën en inzichten kunnen hebben.”