Al zestig jaar lang kunnen autosportliefhebbers uit binnen en -buitenland hun hart ophalen op het circuit van Zolder. Tegenwoordig vinden er op het circuit meer activiteiten plaats dan het draaien van rondjes in snelle wagens. Een bewuste strategie die de organisatie in staat stelt zelfbedruipend te zijn. Als financieel en administratief manager zit Peter Sterken al meer dan vijftien jaar mee aan het stuur. “De flexibiliteit en diversiteit maken deze functie bijzonder.”
Circuit Zolder heeft er al een lange en mooie geschiedenis op zitten. In de jaren ’70 en ’80 werden er nog Formule 1-wedstrijden gehouden, waarbij onder meer legendes als Jackie Stewart en Niki Lauda op het podium prijkten. Wie het circuit vandaag bezoekt, stelt vast dat de activiteiten op en rond de track sterk geëvolueerd zijn. Geen F1-wedstrijden meer, maar wel andere grote racewedstrijden vinden er nu plaats. Het circuit leent zich vandaag ook voor wielerfanaten en allerlei evenementen.
Weinig bekend is dat Circuit Zolder in wezen een vzw is die 75 hectare grond, met daarop onder meer het circuit, huurt van de gemeenste Heusden-Zolder en volledig instaat voor de uitbating ervan. “Onze missie is om de auto-, motor- én fietssport te promoten in Vlaanderen en bijhorende evenementen te organiseren”, zo omschrijft financieel en administratief manager Peter Sterken. “Aangezien de autosport in Vlaanderen geen erkende sport is, ontvangen wij geen subsidies. Vlaanderen ondersteunt ons wel in beperkte mate voor de fietsactiviteiten die hier op het circuit plaatsvinden.”
100 procent zelfvoorzienend
Het spreekt voor zich dat het verhuren van de vier kilometer asfalt de voornaamste bron van inkomsten is voor Circuit Zolder, goed voor ongeveer de helft van de omzet. In het verlengde daarvan is de ticketverkoop een belangrijke inkomstenbron. Daarnaast maakt ook de publiciteit en reclame langs de piste of op het domein 20 procent van de omzet uit, aangevuld met vip-evenementen en personeelsfeesten tot 500 personen.
Met die inkomstenbronnen, met een bijkomende kleine fractie inkomsten uit subsidies, is Circuit Zolder volledig zelfbedruipend als organisatie. “In een normaal jaar slagen we erin om met eigen middelen break-even te draaien en zelfs iets daarboven. Onze investeringen bestaan voornamelijk uit geactiveerde onderhoudskosten, die we met eigen middelen kunnen afdekken.” Tijdens de coronacrisis werd die oefening uiteraard flink bemoeilijkt. “Het was een dramatische periode voor ons. We leven van betalende toeschouwers en die inkomsten vielen volledig weg. Medewerkers vielen onder tijdelijke werkloosheid en kwamen op 70 procent van hun inkomen te staan. Er heerste wel veel begrip voor die beslissing, want iedereen wou ontslagen vermijden. Die samenhorigheid zorgde voor een fijn gevoel.”
Uiteraard doet die zelfvoorzienendheid de vraag rijzen of private investeerders de werking niet makkelijker zouden maken. “Dat heeft voor- en nadelen. Nu zijn we volledig zelf verantwoordelijk voor onze inkomsten en uitgaven. Privé-investeerders kunnen dat verlichten, maar daarbij komt natuurlijk dat we hen ook tevreden zullen moeten stellen.”
Nood aan verbreding
Waar ticketverkoop en het verhuren van het racecircuit de voornaamste bron van inkomsten is, zorgt het circuit ook voor een belangrijke uitgavenpost. “Het huren van de piste is daar maar een fractie van. Voor het organiseren van wedstrijden moeten we kalenderrechten betalen aan de RACB, de overkoepelende autosportorganisatie in ons land, of aan Belgian Cycling voor onze wielerevenementen.” Sommige events organiseert Circuit Zolder zelf, voor andere events betaalt het een externe partner of verhuurt het het circuit.
Om races te mogen laten plaatsvinden, moet de organisatie over een milieu- en geluidsvergunning beschikken. De huidige vergunning laat toe om jaarlijks tien raceweekends te organiseren waarin er geen geluidslimiet geldt. “Dat zijn tegelijk ook onze duurste en meest winstgevende weekends. Vijf weekends daarvan organiseren we zelf wedstrijden, 5 weekends verhuren we het circuit aan bijvoorbeeld groepen uit Nederland of Duitsland die komen racen.” Racedagen die geen deel uitmaken van die tien weekends worden B-dagen genoemd. “Dan mogen de wagens maximum 98 decibel produceren.”
De geldende geluidscriteria tijdens B-dagen zijn een beperkende factor, geeft Peter Sterkens toe. “Zeker voor wedstrijdwagens. Er zijn wagens die niet op het circuit toegelaten zijn, maar wel op de openbare weg.” Omdat de milieu- en geluidsvergunningen in de toekomst verder onder druk zullen staan, kijkt Circuit Zolder in welke mate het de inkomstenbronnen kan diversifiëren om minder afhankelijk te zijn van de race events. Daarin speelt het wielerverhaal een belangrijke rol. “Zowel groepen als individuen kunnen op dinsdag-, woensdag- en donderdagavond fietsen op het circuit. Dat segment is zeer sterk gegroeid de afgelopen jaren.”
Budgetteringsoefening
Ticketverkoop is een zeer belangrijke bron van inkomsten voor Circuit Zolder, maar zorgt tegelijk ook voor een uitdagende budgetteringsoefening. “De inkomsten kunnen sterk schommelen. Tijdens regenachtige weekends trekken we bijvoorbeeld de helft minder toeschouwers.” Als financieel manager moet Peter Sterken die schommelingen proberen in te calculeren. “Op dat vlak ben ik eerder conservatief. Soms krijg ik te horen dat ik te defensief budgetteer.”
Daarbij komt ook de onzekerheid over de toekomstige vergunningen, die de budgetteringsoefening op de lange termijn bemoeilijkt. “Op dit moment proberen we meer politieke en juridische zekerheid te krijgen naar de toekomst toe, want dat is uiteraard belangrijk voor investeerders en sponsoren”, vertelt Sterken. “Vooral de algemene vergadering en onze raad van bestuur zijn daar hard mee bezig. Als financieel en administratief manager werk ik mee vanaf de zijlijn.”
Elk kwartaal komt de raad van bestuur bijeen om de P&L door te nemen. “Die bezorg ik hen op voorhand, zodat ze de tijd heeft om eventuele vragen voor te bereiden. Op maandbasis rapporteer ik ook rechtstreeks aan de algemeen directeur, op basis van diezelfde P&L. We proberen heel kort op de bal te spelen bij elke wijziging of schommeling, waardoor we niet vaak voor grote verrassingen komen te staan.”
Kostenbeheer
Als financieel manager ziet Peter Sterken het onder controle houden van de kosten als voornaamste risico. “We zijn een oud domein, waardoor er problemen kunnen opduiken met bepaalde installaties. Ook de energiekost is een belangrijk element, aangezien we volledig elektrisch verwarmen. Door het wegvallen van het vast energietarief werd het voor ons moeilijker om vooruit te kijken. Ook de invoering van het capaciteitstarief bemoeilijkt de zaken, want tijdens onze 24 Uur van Zolder hebben we een piekverbruik dat vijf dagen aanhoudt.”
Het racecircuit en het domein van 754 hectare vraagt natuurlijk onderhoud en daar kruipen kosten in. “Het circuit bestaat sinds 1963 en stelselmatig zijn daar heel wat gebouwen bijgekomen. Die zijn vaak aan renovatie of vernieuwing toe, of wat wij geactiveerde onderhoudskosten noemen, en dat dekken we met eigen middelen. Enkel in 2002 werd een lening aangegaan om nieuwe gebouwen neer te zetten en die is intussen afbetaald. Momenteel loopt er alleen nog een financiering om de piste van nieuw asfalt te voorzien.”
Om het financiële plaatje onder controle te krijgen, baseert de financiële afdeling zich op historische gegevens waarbij de uitgaven van de voorbije jaren dienen als leidraad. “Door die naast de uitgaven en evenementen voor dit jaar te leggen, maken we een inschatting van hoe het plaatje eruitziet.” Al kan dat plaatje sterk verschillen, afhankelijk van het jaar. “Bepaalde topevenementen van de voorbije jaren gaan bijvoorbeeld niet meer door, zoals de DTM; één van de belangrijkste kampioenschappen voor touringwagens in Europa. Het evenement kwam met hoge kosten en had een grote financiële impact, maar gaf wel veel naamsbekendheid aan ons circuit.”
Meer dan cijfers alleen
Voor de dagelijkse werking heeft Circuit Zolder 28 FTE’s in dienst, verspreid over vier afdelingen: commercieel, financieel, onderhoud en uiteraard ook een afdeling die instaat voor het organiseren van de races. De finance-afdeling bestaat, naast de administratief en financieel manager, uit twee allround boekhouders. “Zij verzorgen de input van aankoop- en verkoopdocumenten, bankboeken, …” De financiële afdeling neemt ook belangrijke administratieve taken op zich, zoals de registratie van de meer dan 400 vrijwilligers. “Die zijn cruciaal voor onze werking. Elke vrijwilliger moet een nota ondertekenen die aangeeft dat ze vrijwilligerswerk mogen doen. Wie een ziekte- of invaliditeitsuitkering krijgt omwille van arbeidsongeschiktheid, mag geen vrijwilligerswerk doen.”
Tijdens raceweekends is de financieel en administratief manager van Circuit Zolder verantwoordelijk voor alles wat met geld en personeel te maken heeft. Een enorm breed takenpakket dus. “Veel mensen betalen nog met cash dus moeten we wisselgeld voorzien, bezoekers moeten met Bancontact of Payconiq kunnen betalen, de verzekeringsdocumenten van vrijwilligers moeten in orde zijn wanneer die een ongeval krijgen, we moeten vervangers zoeken, … Op het einde van het weekend gaan we na hoeveel tickets er verkocht zijn en hoeveel geld daartegenover staat.” Sterken benadrukt dat het omgaan met een personeel een evenwichtsoefening is: “Je wil ze op een bepaalde manier doen werken zoals je zelf graag wil, maar je kan ook niet te veel de baas spelen.”
Volgens Sterken hoef je helemaal geen autoliefhebber te zijn om de functie van financieel en administratief manager bij Circuit Zolder goed te kunnen vervullen. “Gedurende mijn eerste jaren heb ik mij bewust afzijdig gehouden van het sportieve gebeuren. Het interesseert mij wel, maar als financieel verantwoordelijke is het niet slecht om een zekere afstand te houden.” Bovendien hoort iedereen binnen de organisatie de nodige flexibiliteit voor de dag te leggen, bijvoorbeeld wanneer er raceweekends zijn. We werken gemiddeld 15 tot 20 weekends per jaar.” Door zijn diverse rol staat Sterken met beide voeten in de business en dat bevalt hem. “De flexibiliteit en diversiteit maken deze functie zo bijzonder voor mij. Naast het financiële aspect wil ik ook veel aandacht besteden aan het menselijke aspect: mensen goed doen voelen op hun werk.”