Elke maand opnieuw grip op een wereld vol cijfers

Met vestigingen in 27 landen en een omzet van om en bij een miljard euro, is Barco een van België’s meest internationale en technologisch vooruitstrevende bedrijven. Om het overzicht van alle cijfers te garanderen, overziet Véronique Feys, VP Finance bij Barco, een wereldwijd finance team van 75 mensen. Ze stuurt onder meer consolidatie, boekhouding, tax, treasury en business partnering aan, met een strak maandelijks closingproces dat binnen vijf werkdagen afgerond wordt.

Met 17 jaar op de teller bij Barco, is Véronique Feys uitgegroeid tot een financiële duizendpoot. Toen ze bij Barco begon als consolidatiemanager zorgde ze er samen met de CFO voor dat de processen aangescherpt werden. Doorheen de tijd werd de scope van haar werk alsmaar breder. Het rapporteren van de geconsolideerde resultaten staat wel nog steeds maandelijks op de agenda.

Automatisatie en routine

“We hebben de keuze gemaakt om maandelijks af te sluiten”, legt Véronique Feys uit. “We doen dat al sinds ik bij Barco gestart ben. We sluiten af op vijf werkdagen en dat heeft het voordeel dat je daardoor een bepaalde automatisatie krijgt, ook in het proces. Doordat je elke maand een analyse maakt, krijg je meer inzichten en kan je dus sneller bijsturen en de business beter ondersteunen.”

Om alle gegevens elke maand tijdig op de juiste plaats te krijgen, heeft Barco ingezet op een hoge mate van automatisatie. Alle productie-entiteiten zijn begin dit jaar van SAP overgegaan naar SAP S/4HANA. “We zijn momenteel ook de entiteiten op SAP BYD aan het overzetten naar S/4HANA”, licht Véronique Feys toe. “Dan blijven er nog een beperkt aantal kleine entiteiten over die een eigen boekhoudpakket hebben of waar we met een extern boekhoudkantoor werken. De data van de entiteiten op S/4HANA en SAP BYD wordt elke dag automatisch klaargezet. Tijdens de closing gebeurt dat zelfs meerdere keren per dag. Voor elke entiteit wordt de data opgeladen in ons consolidatiepakket, Hyperion Financial Management (HFM), in hun lokale munt. We hebben ook een hele duidelijke closingkalender: die bepaalt binnen de vijf werkdagen, welke actie op welke dag moet gebeuren.”

“Accounts payable moet bijvoorbeeld op de laatste werkdag van de maand afgesloten zijn, maar tegen dan heb je natuurlijk nog niet alle facturen van de afgelopen maand ontvangen van je leveranciers. In principe zit die informatie ook in het ERP-systeem: als de goederen of diensten ontvangen zijn, dan wordt de factuur voorzien. Dat loopt allemaal grotendeels automatisch, met nog een klein deel manueel werk.”

Internationale kalender

Het strikte tijdsschema waarin alles gebeurt, vormt de kracht. Alle entiteiten volgen de groepswaarderingsregels. Hun statutaire cijfers houden ze bij in een dubbele ledger en die sluiten ze eenmaal per jaar af in functie van de lokale verplichtingen. “Aangezien alle data die er is, wordt opgeladen, ben je niet afhankelijk van het niet tijdig opleveren. Het is ook een zodanig ingebakken proces. Zelfs als er iemand ziek is, vinden we altijd een workaround. Als het over een kleine entiteit gaat en je enkel wat kosten mist, dan kan je dat in het slechtste geval nog manueel prorateren.”

De internationale omgeving zorgt soms voor uitdagingen in de kalender. “We trachten voor elke regio minimum een keer per jaar rekening te houden met een feestdag die in de closingweek valt. De andere regio’s sluiten in principe in hetzelfde aantal werkdagen af, waardoor er iets meer tijd is voor analyse”, legt Véronique Feys uit.

Focus op entiteiten en totaalniveau

Als beursgenoteerd bedrijf is Barco verplicht om elk kwartaal orders en sales extern te rapporteren. Het is dus een bewuste keuze om maandelijks af te sluiten. “Voor de orders en omzetcijfers hebben we in theorie ons consolidatiepakket niet nodig”, zegt Véronique Feys. “Deze volgen we dagelijks op in BI. Uiteraard toetsen we dat af in de closing met wat er opgeladen is in het consolidatiepakket en zorgt het finance team ervoor dat de omzet in de correcte periode wordt gereflecteerd, rekening houdend met onze revenu recognition policy.”

Op de eerste werkdag van de maand die volgt op het maandeinde, begint het vijfdaagse proces. “Veel boekingen en voorbereidend werk gebeurt al voor de closing. Tijdens de vijf dagen is het vooral nog nakijken wat opgeladen wordt en al geboekt is (inclusief de loonkosten), de volledigheid van de kosten checken en correcties op de omzet. De nadruk ligt op de analyse, vanaf werkdag twee heb je een volledig P&L-beeld en kan je controleren of alles er logisch uitziet. De cijfers worden vergeleken met de forecast en met het budget. Als we daar varianties in zien, beginnen we met analyses. Elke finance business partner heeft een specifieke scope: bepaalde functionele P&L-lijnen of de volledige P&L waar ze verantwoordelijk voor zijn.”

“Dan heb je ook nog mijn rol en een group controller, wij kijken meer op het totaalniveau. Daardoor heb je verschillende doorsnedes: iedereen kijkt naar z’n eigen entiteit en z’n eigen regio, daarnaast heb je een groepsbeeld en een business unit-beeld. Iemand die verantwoordelijk is voor een functie, kijkt specifiek naar de kosten van die functie. Zo ben je vrij zeker dat je geen materiële zaken over het hoofd ziet”, legt Véronique Feys uit.

Eindigen met inzichten

Na de cijfers, komt de analyse. “Op de vijfde werkdag worden de cijfers van die maand gedeeld met de CEO en het Corporate Leadership Team (CLT), inclusief de inzichten op groepsniveau en welke acties er moeten worden genomen. Op de zesde dag wordt de cashflow voor de groep en de divisies berekend en gedeeld. Elke finance business partner deelt ook de inzichten over hun scope met hun functionele of business unit EVP. Dit wordt dan de basis om de forecast update tot het einde van het jaar te maken. Die wordt op de zevende werkdag, samen met de actuals opgeladen in het consolidatiepakket en vergeleken met het profit plan en de vorige forecast. Op basis van de afwijkingen gaan we op zoek naar waar we samen met de finance business partners kunnen ondersteunen”, zegt Véronique Feys.

Dan komen de inzichten naar boven. “De oorzaak kan liggen bij de productie die niet kon volgen of bij bepaalde componententekorten”, weet Véronique Feys. “Soms weet je dat dat snel kan worden opgelost en dat je twee weken later bent bijgebeend. Andere keren weet je dat je niet alles binnen hetzelfde kwartaal zal kunnen compenseren en er een impact zal zijn op de forecast. Als technologiebedrijf heeft de release van nieuwe producten ook een impact.”

Tarieven

Daarnaast moet Barco ook uitzoeken hoe het zal omgaan met de tarieven uit de Verenigde Staten. Het bedrijf uit Kortrijk heeft wel een hoofdkwartier in de VS, het heeft er geen productiefaciliteit waardoor ze wel onderworpen zijn aan de heffingen.

“Onze finance teams konden vrij snel de financiële impact van de extra invoerrechten in kaart brengen door samen te werken met supply chain en het US traffic team. Zo hielpen we hen ook met de impactberekening van mitigerende acties zoals relocatie van productie, aanpassingen van incoterms en logistieke flows en prijsverhogingen naar klanten. Dat helpt om tijdig de juiste beslissingen te nemen”, weet Véronique Feys.

Real-time informatie

Dankzij het programma Hyperion Financial Management gebeurt een groot deel van het proces automatisch. Alle dochterondernemingen hebben toegang, maar het is vooral het consolidatieteam die ermee werkt. “Het grote voordeel van dat pakket is dat je die data gewoon kan overbrengen naar Excel. Je kan de P&L en een balans opbouwen met formules, en met één druk op de knop krijg je de data in real-time. Wanneer we onze cijfers nakijken en analyseren kan je bij elke nieuwe load het overzicht vernieuwen en zien wat de impact is. Als er iets fout staat en het wordt gecorrigeerd, dan zie je een aantal uur later ook direct het effect ervan.”

Het closingproces loopt ondertussen zo gestroomlijnd, dat de uitdaging verschoven is naar de analyse achteraf. “Ik ben ook niet geneigd om dat proces nog meer te versnellen”, legt Véronique Feys uit. “Het gaat vooral over betere inzichten brengen om de business beter te ondersteunen en tijdig te kunnen bijsturen.”

Niet-financiële rapportering

Doorheen haar jaren in audit en bij Barco, zag Véronique Feys ook hoe het rapporteren van niet-financiële data belangrijker werd. “Met bijkomende regelgeving als de CSRD wordt het complexer. Veel van de KPI’s die gerapporteerd moeten worden, zoals CO2-uitstoot, monitoren en rapporteren wij al langer, nog voor het verplicht werd. De hoeveelheid datapunten die we nu moeten aanleveren, is wel veranderd. Die zijn ook niet altijd even relevant voor onze strategie, maar moeten we toch rapporteren om als beursgenoteerde onderneming aan de regels te voldoen. Ook over zaken als governance moeten KPI’s gerapporteerd worden. Die zijn niet altijd even kwantificeerbaar, maar wel belangrijk.”

“Het feit dat we beursgenoteerd zijn is zeker één van de redenen waarom we zo geprofessionaliseerd zijn”, stelt Véronique Feys. “We leggen het onszelf voor een stuk op. We zijn meestal één van de eerste bedrijven die extern rapporteren over onze cijfers. Hoe sneller we verplichte rapportering achter de rug hebben, hoe sneller we opnieuw kunnen focussen op de huidige resultaten. Als beursgenoteerd bedrijf doe je op die manier je voordeel in investeren in automatisatie en rapporteringstools. Zo hebben we net nog geïnvesteerd in een aantal tools die ons helpen bij de niet-financiële datacollectie, carbon footprint berekening en de externe rapportering van ons jaarverslag en persberichten. Dat zijn tools waar je als beursgenoteerd bedrijf in investeert en waar je, als je deze niet nodig hebt omdat je geen externe publicatieverplichtingen hebt, dat waarschijnlijk niet zou doen. Voor ons was de businesscase snel gemaakt en heeft dit een vrij korte terugverdienperiode.”