Finance in volle transformatie


Nadine Aerts is als het ware van de business van SD Worx doordrongen. Gedurende ruim achttien jaar bekleedde ze bij de hr-dienstverlener uiteenlopende financiële functies. Vandaag stuurt ze er als CFO twee finance teams aan. Het hoeft dan ook geen verwondering te wekken dat business partnering tot één van haar stokpaardjes behoort. “Ik wil een economische insteek tot bij de business brengen die verder gaat dan het puur financiële”, liet ze bij haar benoeming als CFO optekenen. Wij gingen na wat dat betekent en hoe ze de uitgesproken groeiambities van SD Worx helpt te verwezenlijken.


De SD Worx holding omvat voor de klant twee belangrijke entiteiten. SD Worx People Solutions biedt een complete dienstverlening rond payroll, hr-administratie, verloning, hr-software en het slim inzetten van medewerkers. Op het vlak van sociaal secretariaat is SD Worx in ons land marktleider. SD Worx Staffing & Career Solutions focust zich op de markt van flexibel werken en verleent diensten rond uitzendwerk, detachering, werving en selectie, loopbaanbegeleiding, outplacement en specifieke payroll voor uitzendkrachten. Nadine Aerts stuurt sinds enkele maanden de financiële teams achter beide afdelingen aan. Eerder nam ze de rol op van business manager, stroomlijnde ze M&A-projecten en was ze verantwoordelijk voor Specialized Finance, een afdeling binnen de holding die zich buigt over een breed takenpakket: de financieringen van de SD Worx-entiteiten, taxoptimalisaties, cashmanagement, langetermijnplannen, diverse strategische projecten en het financiële luik van overnametrajecten. “Het loopbaanpad dat ik aflegde, leerde me dat ik het liefst binnen een echte financecontext opereer, in een positie die me toelaat om strategisch te denken”, zegt Nadine Aerts. “Ik beschik niet over het klassieke CFO-profiel met een achtergrond binnen audit, maar kon de business van SD Worx jarenlang absorberen. Dat beschouw ik als een grote troef. Ik geloof sterk in de toegevoegde waarde van finance als een echte partner voor de business.”


Gespecialiseerde finance

Hoe verhouden de financiële afdelingen binnen SD Worx Staffing & Career Solutions en SD Worx People Solutions zich tot het onderdeel Specialized Finance? Nadine Aerts: “SD Worx heeft zijn financiële structuur enkele jaren geleden gereorganiseerd. We maken nu een onderscheid tussen accounting, financial controlling en business controlling. Veel bedrijven bundelen thesaurie, taks en risk management onder de noemer corporate finance. Aangezien we er ook financiële projecten en ons centre of excellence in onderbrengen, verkiezen we de term Specialized Finance. Die afdeling bevindt zich op holdingniveau, boven de entiteiten die mijn verantwoordelijkheid dragen. Hector Vermeersch, CFO van SD Worx Holding, is met meer dan dertig jaar ervaring binnen SD Worx een echte man van het huis.”


Wat behoort tot uw bevoegdheden? Nadine Aerts: “Die zijn nagenoeg identiek voor SD Worx Staffing & Career Solutions als voor SD Worx People Solutions. Beide afdelingen zijn samen goed voor een honderdtal medewerkers binnen finance. Elk land beschikt over een eigen financieel departement met accountants en controllers, maar de aansturing gebeurt vanuit het hoofdkantoor in België. We mikken met één globaal finance team op een maximale efficiëntie. Vanuit België gebeurt het overkoepelende accountingluik over onze landen en markten heen. Binnen het centrale centre of excellence komen daar ook nog IFRS-rapportering, consolidatie en taks bij. Financial Controlling, business partnering, credit management en facility management zitten grotendeels binnen de landen, maar ook daar kijken we naar mogelijke synergiën om dit overkoepelend aan te pakken.”


Wat behelst het onderdeel business partnering concreet? Nadine Aerts: “Wat de buitenwereld doorgaans ziet als een businesspartner beschouw ik zelf als een financial controller. Hij of zij staat traditioneel garant voor het opmaken van de rapportering, het maken van businessanalyses en het bieden van ondersteuning. Business partnering gaat wat mij betreft nog een stuk verder. Ik aanzie ‘mijn’ zes businesspartners als echte rechterhanden, die de lijnen helpen uitzetten, uiteraard met een financiële insteek en op basis van de data die financial controlling hen aanreikt. Een businesspartner kijkt naar de toekomst, denkt mee in functie van onze strategie en geeft die zelfs mee vorm. Hij is eerder een businessexpert met financiële kennis dan andersom. Een businesspartner hoeft een balans niet van A tot Z te doorgronden, maar is wel in staat om een P&L vanuit de business te interpreteren.”


Transformatie

SD Worx rolde in 2018 een transformatieplan uit. Hoe komt dat binnen de finance afdeling tot uiting? Nadine Aerts: “We willen de principes van lean manufacturing, kostenefficiëntie en rendabiliteit breed en doorgedreven binnen onze organisatie implementeren. SD Worx neemt daarbij de hele bedrijfsvoering mee in bad, inclusief de financiële afdeling. In overleg met externe consultants gaan we na hoe we processen als closing, accounting, rapportering, budgettering en forecasting optimaliseren en hoe we de vloeiende communicatielijnen binnen en tussen onze entiteiten implementeren. SD Worx is overgestapt van een landenorganisatie naar een matrixstructuur met een go-to-market strategie. De controllers in de verschillende landen rapporteren per segment aan een segment controller op groepsniveau, die op zijn beurt verder afstemt met de businesspartners. SD Worx kent drie grote klantensegmenten: klein en middelgroot (tot 250 werknemers), midmarket (van 250 tot 3.000 werknemers en large enterprises (meer dan 3.000 werknemers). Binnen die drie segmenten hebben we een aanbod voor zowel domestic, multi-domestic als internationale klanten. Als activiteiten onderscheiden we operations, producten en ondersteunende diensten. Door die transitie is het takenpakket van sommige medewerkers ingrijpend gewijzigd.”


Transformatie kent meestal ook een digitale dimensie. Is die binnen uw financiële afdeling eveneens aanwezig? Nadine Aerts: “De Finance afdeling binnen SD Worx is niet de absolute koploper op het vlak van digitalisering en automatisering, maar heeft nu wel een stevige inhaalbeweging ingezet. We zijn dit jaar gestart met de implementatie van de cloudversie van SAP in België, Mauritius en Frankrijk. Nederland was al sinds midden 2019 gemigreerd. In het najaar volgen nog Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. Tot voor kort gebruikten de financiële afdelingen per land verschillende ERP-pakketten. Dat bleek niet altijd een ideaal uitgangspunt. Ik hoop in de toekomst een beroep te doen op artificiële intelligentie en voorspellende analysesoftware voor nog scherpere en snellere inzichten.”


Systeem versus proces

De implementatie van een nieuw ERP-pakket doet bij menig CFO het angstzweet spontaan uitbreken. Welke lessen neemt u zelf mee? Nadine Aerts: “Je moet de nodige tijd en communicatie voorzien, vooraleer het pakket volledig binnen de bedrijfsvoering geïntegreerd geraakt en iedereen het in de vingers krijgt. Je hoort de processen aan het systeem aan te passen en niet omgekeerd. Dat zat bij ons wel in grote lijnen snor. Waar dat niet het geval was, moesten we die aan het einde van de rit alsnog modificeren, met extra werk en kosten tot gevolg. Sommige landafdelingen werkten jarenlang succesvol met hun vertrouwde pakket. Zij zullen een overkoepelende ERP-oplossing misschien niet altijd als een vooruitgang beschouwen. Ik probeer daarom altijd perspectief te bieden: waar gaan we naartoe, wat is het einddoel en wat zijn de stappen die we moeten zetten?”


Welke impact hebben de veranderingsprocessen op uw rol? Nadine Aerts: “Er ligt veel operationeel werk op de plank, misschien wel net iets meer dan ik zelf zou willen. Het komt erop aan de nodige afstand te bewaren. Finance is één van de afdelingen waar een transitie wat moeilijker ligt: bestaande processen van zich afwerpen en kiezen voor een ingrijpende verandering is niet voor elke medewerker even evident. Het grote voordeel is dat ik het huis door en door ken. Ik hoef de business dus niet meer te doorgronden.” High-level forecasts

Hoe ziet de overlegstructuur er bij SD Worx uit? Nadine Aerts: “Ik organiseer per kwartaal een webcast voor de volledige financiële organisatie en wil die nu ook per land op poten zetten. Dat laat me toe om beter in te spelen op de specifieke accenten per land. Ik probeer ook per kwartaal onze landenzetels te bezoeken of de verantwoordelijken in onze hoofdkantoren uit te nodigen. Met het financieel managementteam zit ik tweewekelijks samen. Ik rapporteer wekelijks aan de CEO’s van beide entiteiten. Ik had de ambitie om maandelijks – initieel zelfs wekelijks – één-op-één met de andere leden van het uitvoerend comité te vergaderen. Dat is ondertussen wegens tijdsgebrek vervangen door een wekelijkse call met alle leden van het uitvoerend comité. Wil iemand dieper graven in een bepaald onderwerk, dan kan dat ad hoc.”


Op welke horizon forecast uw financieel team? Nadine Aerts: “We voorspellen de resultaten op maandbasis. Ik dring er bij mijn medewerkers op aan om een high-level prognose te maken. Het is niet de bedoeling dat we telkens een volledig nieuw budget opstellen. We spreken over de toekomst, wat dus altijd gepaard gaat met onzekerheden. Dat heeft Covid-19 treffend duidelijk gemaakt. We forecasten op het segmentniveau en het onderliggende niveau. Op basis van top-down analyses stellen we onze targets op. Die toetsen de businesspartners af met de andere leden van het uitvoerend comité. Op het vlak van rapportering zien we nog mogelijkheden tot verbetering. De finale rapportering vindt vandaag nog op werkdag tien plaats. Dat zie ik graag sneller gebeuren.”


Wat bekijkt u het eerst wanneer uw team de rapportering voorlegt? Nadine Aerts: “Het omzetcijfer bereikt me meestal als eerste. Dat zegt uiteraard al veel, maar tegelijk ook lang niet alles. Bij de uitgebreide rapportering bekijk ik eerst hoe we scoren op het vlak van EBITDA en hoe die zich verhoudt ten opzichte van het budget en de scores van de voorafgaande maanden. Binnen ‘mijn’ twee businesssegmenten gelden verschillende KPI’s. Voor de uitzendsector is brutowinst per FTE een belangrijke maatstaf, net als brutomarge, operationele kosten en conversieratio. Voor het onderdeel sociaal secretariaat zijn het aantal berekende werknemers, de jaarlijkse contractwaarde en DSO cruciaal. Cashgeneratie blijft voor een dienstverlenende business als de onze immers heel belangrijk.”


Ambitie

SD Worx sprak vorig jaar – dus nog voor de coronacrisis – de ambitie uit om tegen 2023 een omzetverdubbeling tot een miljard euro te realiseren. Hoe wil de groep die verwezenlijken? Nadine Aerts: “We beogen zowel een organische groei als een expansie door middel van acquisities. Overnames helpen ons om schaalvergroting te verwezenlijken en ons aanbod en geografische reikwijdte te vergroten. We hanteren geen vast overnamepad, maar staan altijd open voor acquisities die onze activiteiten verbreden of verdiepen. SD Worx was bijvoorbeeld niet intensief op zoek naar een cloudleverancier, maar toen de opportuniteit zich voordeed om Adessa Group over te nemen, zagen we er wel meteen de meerwaarde van in. Het portfolio biedt onze klanten de kans om hun personeelszaken vanop afstand te regelen en past binnen het concept van de digitale werkplek. De coronacrisis heeft duidelijk gemaakt dat het belang van telewerk alleen maar toeneemt. Daar moeten we dus op inspelen. Onze overnames binnen de uitzendsector maakten wel deel uit van een uitgetekende strategie. Geografisch ambiëren we vooral een verdere Europese groei, met specifieke aandacht voor interessante markten, waaronder Oost- en Zuid-Europa, maar ook Scandinavië. Welke rol finance hierin speelt? Onze afdelingen zitten mee aan het stuur, in nauwe samenwerking met de business. Door de juiste KPI’s te introduceren en de acties die daaruit voortvloeien kort op te volgen, dragen we bij tot de bedrijfsdoelstellingen.”


Aan welke risico’s is SD Worx blootgesteld? Nadine Aerts: “Het sociaal secretariaat factureert per loonbrief per maand. Krimpt de economie, met een ontslag- of faillissementsgolf tot gevolg, dan raakt dat ons zeker. We hebben er dus alle belang bij van onze forecasting op punt te zetten, waardoor we tijdig aan de aangewezen knoppen kunnen draaien. De gevolgen van de brexit acht ik beperkt, aangezien we geen goederen overzees versluizen.”


Kredietverzekerd

U haalde het belang van credit management aan. Welke debiteuren wegen het zwaarst door? Nadine Aerts: “Het risico is het grootst bij de uitzendactiviteiten. Wanneer je een bedrijf interimkrachten bezorgt en daar de betaling niet voor ontvangt, heeft dat een grote impact op het werkkapitaal. We sluiten daarom kredietverzekeringen af. Voor het sociaal secretariaat krijgen we van heel wat klanten een volmacht, waarmee we de bedrijfsvoorheffing en btw van de klantenrekening rechtstreeks doorsturen naar de bevoegde instanties en meteen ook onze vergoeding in rekening brengen.”


Systeemdenkers

Uw onderneming probeert de meest geschikte werknemer en werkgever samen te brengen. Welke sollicitanten zouden bij u een streepje voor hebben? Nadine Aerts: “Qua hard skills onderscheid ik twee groepen: de echte vakexperts op het vlak van boekhouding, taks, IFRS en dies meer. Ze zijn idealiter helemaal thuis in hun domein, wat niet wegneemt dat ik hen graag uitdaag om out of the box te denken. In een onderneming die voortdurend innoveert en verandert, is dat een noodzaak. Daarnaast omring ik me graag met generalisten, bijvoorbeeld mensen met een achtergrond in toegepaste economische wetenschappen of handelsingenieurs, met eventueel een aantal jaren ervaring bij één van de Big Four op hun palmares. Van die mensen verwacht ik een groot leervermogen en brede inzetbaarheid. Ik heb een zwak voor systeemdenkers: mensen die zich niet beperkten tot het oplossen van een probleem, maar meteen ook op zoek gaan naar de achterliggende processen die het veroorzaken. Ik streef binnen mijn afdeling enige complementariteit na. Aangezien ik nogal rationeel van aard ben, mag er gerust een medewerker met een meer gevoelsmatige benadering aan mijn zijde staan.”


Tot slot: wat maakt uw job de moeite waard? Nadine Aerts: “Finance is één van mijn grote passies. Ik voel me door onze jarenlange band sterk geconnecteerd met SD Worx. Kortom, ik kan mijn passie botvieren in een bedrijf dat ik als mijn thuis beschouw.”