In partnership met Basware
Papieren facturen worden van de verzender naar de ontvanger overgebracht via postbezorgers, vrachtwagens of vliegtuigen. Bij e-facturen gebeurt dat via e-facturatienetwerken. En net zoals postbedrijven (denk aan DHL, FedEx, Bpost) verschillende serviceniveaus bieden tegen verschillende prijzen, doen e-facturatienetwerken dat ook.
De verschillen tussen netwerken zijn onder andere:
- Prijsmodellen
- Geografisch bereik
- Interactiviteit met andere netwerken
- Compatibiliteit met lokale voorschriften of mandaten
Verder is het ook zinvol na te gaan hoe snel het netwerk groeit en het aanbod van andere nuttige diensten van het netwerk te verkennen. Allemaal zaken die in deze blog uitvoerig worden besproken.
De wisselwerking tussen e-facturen en een sterk netwerk
Een zakelijk netwerk is een collectief van verbonden bedrijven (kopers, leverancier en andere partners). Het doel is om onderling financiële oplossingen en diensten te gebruiken die meerwaarde creëren in de eigen financiële organisatie.
E-facturatie is een belangrijke reden voor de snelle groei van netwerken. De groeiende netwerken vergroten dan weer de voordelen van e-facturatie. Netwerken en e-facturatie kunnen dan ook niet los van elkaar gezien worden.
Kan je dan enkel starten met e-facturatie door lid te worden van een netwerk? Het korte antwoord is nee. Maar zonder netwerk bent u beperkt tot enkel en alleen het verzenden en ontvangen van e-facturen. Door lid te worden van een netwerk, stelt u zichzelf open voor nieuwe mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van dynamische kortingsoplossingen en andere financieringsdiensten.
Open versus gesloten
Sommige netwerken werken volgens een gesloten principe. Dit beperkt fundamenteel de mogelijkheden van uw bedrijf bij de overstap naar e-facturatie. Gesloten netwerken communiceren niet met elkaar. Dat betekent dat u zich, om al uw handelspartners te bereiken, allicht zal moeten aansluiten bij meerdere netwerken.
Een open wereldwijd netwerk vereenvoudigt en stroomlijnt uw e-facturatieflow. Via één enkele verbindingkan u e-facturen verzenden naar en ontvangen van al uw handelspartners.
Door gebruik te maken van grotere open netwerken en in een gecontroleerde omgeving met elkaar te verbinden, zijn zowel kopers als leveranciers beter in staat om aan elkaars eisen tegemoet te komen. Bovendien is het geografisch bereik via een open netwerk een pak groter. Kortom, door zijn schaalgrootte maakt het juiste netwerk hét verschil voor het welslagen van uw e-facturatiestrategie.
Voorbereiding is alles
Een grondige voorbereiding is het fundament van het succes van uw e-facturatiestrategie. Alleen zo krijgt u een volledig en correct beeld van enerzijds de verschillende netwerken en hun aangeboden diensten en anderzijds de vereisten van uw bedrijf. Zaak is om deze zo goed als mogelijk op elkaar af te stemmen.
Maar wat zijn dan eigenlijk de belangrijkste overwegingen bij het kiezen van een netwerk?
o De vestigingsplaats van uw leveranciers en klanten
Het is belangrijk dat het geografisch bereik van het netwerk het geografisch bereik van uw handelspartners afdekt. E-facturatienetwerken met leden uit verschillende landen en regio’s zijn beter op de hoogte van lokale regelgevingen rond bijvoorbeeld compliance, btw of archivering. De complexiteit van de naleving kan zo worden uitbesteed aan een betrouwbare partner.
o De mogelijkheden van uw klanten en leveranciers om aan e-facturatie te doen
Vele kleine bedrijven beschikken nog niet over de juiste technologische mogelijkheden om e-facturen te verzenden en te ontvangen. Misschien wil u deze partners verschillende opties bieden zoals bijvoorbeeld een portaal of de mogelijkheid om de facturen op papier te blijven verzenden.
o De soliditeit van het netwerk
Hoe groot is het netwerk? Hoe snel groeit het? Hoe is de samenwerking met andere netwerken? Welke partners hebben ze? Doorgaans kan je stellen: hoe groter het netwerk, hoe beter het bereik, dus hoe groter de kans dat uw handelspartners toegankelijk zijn.
o De netwerken waarmee uw handelspartners eventueel al samenwerken
De leverancier van het netwerk moet je kunnen vertellen welke van je leveranciers en klanten deel uitmaken van zijn netwerk. Hou er rekening mee dat veel van je handelspartners misschien nog niet bezig zijn met e-facturatie. Zorg er in dat geval voor dat de oplossing die je kiest het hen gemakkelijk maakt om mee aan boord te springen.
o Het toekomstperspectief van uw bedrijf
Sommige netwerken bieden meer oplossingen dan andere. Hoewel u vandaag misschien enkel transacties doet binnen België, is het mogelijk dat dit zal utbreiden. Zeker als u de voordelen van e-facturatie ondervindt. Zorg dat uw netwerk aansluit op uw toekomstplan.
o De kostprijs
De kosten verschillen van land tot land en kunnen individueel sterk uiteen lopen. Meestal is er een opstartkost en een vaste kost per transactie. Maar voor de kleinste gebruikers kan het evengoed gratis zijn aangezien er dan vaak geen integratie noodzakelijk is en de vereisten meestal minimaal zijn.
o Het gebruiksgemak
Aansluiten bij een netwerk is meestal niet moeilijk. Maar hoe gebruiksvriendelijk hun aangeboden diensten zijn, kan erg verschillen. Afhankelijk van hoe specifiek uw behoeften naar extra diensten zijn, kan dit bepalend zijn in uw keuze.
o De opties die het netwerk aanbiedt
Welke kanalen gebruiken uw klanten en leveranciers? Hoeveel van hen wensen hun facturen nog op papier, via pdf in een mail of prefereren al een echte e-factuur? Verschillende netwerken ondersteunen verschillende oplossingen. Stem uw netwerk af op uw behoeften als bedrijf op vlak van de diverse kanalen.
De kracht van Basware
Het Basware e-invoicing Network is het grootste open netwerk wereldwijd. Het telt meer dan twee miljoen actieve klanten en leveranciers en verbindt meer dan 220 verschillende e-facturatienetwerken.
Door u aan te sluiten bij Basware profiteert u van:
o Wereldwijd bereik via één enkele aansluiting
Sluit u aan bij het Basware-netwerk en verlaag de drempel voor wereldwijde financiële transacties met uw handelspartners.
o Opvolging en controle
Beheer al uw verkoop- en inkoopfacturen vanuit één plek. Behoudt zo de controle over uw belangrijkste financiële processen.
o Snelle en eenvoudige configuratie
Basware heeft een ongeëvenaarde expertise in het vereenvoudigen van B2B-handel. Daardoor kunnen we e-facturatie mogelijk maken conform de huidige complexe belasting- en andere regelgevingen. We bieden ingebouwde best practice processen die uw hele handelscyclus optimaliseren.
o Keuzevrijheid
Bij Basware heeft u geen verplichtingen. Er zijn geen dure lidmaatschappen of verdoken kosten. Het Basware netwerk is écht open. Voor iedereen en overal.
Conclusie
Het is duidelijk dat het juiste netwerk kiezen niet alleen bepalend is voor uw gebruiksgemak, maar ook voor de slaagkansen van uw overstap naar e-facturatie. Hoe beter uw strategie afgestemd is op de wensen van uw klanten en leveranciers, hoe sneller en succesvoller de overgang zal verlopen. Een juist netwerk breidt zich bovendien altijd uit om een blijvende toegevoegde waarde te garanderen. Met nieuwe bedrijven, sectoren of regio’s.
Uw voordeel wanneer u kiest voor het juiste netwerk? Een besparing van tijd én geld.