Door het implementeren van LucaNet boven op haar boekhoudpakket creëerde Profel een vereenvoudiging van de finance-taken en kreeg ze tegelijkertijd meer overzicht doorheen de cijfers. “Ondertussen hebben we vorig jaar een vereenvoudiging van onze entiteiten gedaan en daar heeft de structuur in LucaNet zelfs geen hinder van ondervonden. Integendeel, de software heeft ervoor gezorgd dat het voor ons meteen heel duidelijk was welke richting we dienden uit te gaan.”
Het boekhoudpakket van Profel is een eenvoudige oplossing. Zo stelt financieel verantwoordelijke Dirk Lehaen. Hij is sinds januari 2002 aan de slag bij Profel en kent de finance functie, en de groep bij uitbreiding, als geen ander. “In 2015 beslisten we om een systeem uit te dokteren dat de finance functie, vooral op vlak van controlling, meer wendbaarheid zou geven”, vertelt Lehaen. “Zo kwamen we uit bij LucaNet en Seefo als implementatieteam. De tool zelf was een ideale stap omdat we hierdoor de juridische structuur volledig konden loslaten en per bedrijfseconomische eenheid konden gaan consolideren. Daarnaast konden we aan de hand van de kostenplaatsen die we hebben gecreëerd voor de verschillende business units ook meteen gaan rapporteren naar elke stakeholder.”
Globaal zicht en non-financials
Het integratieproces van LucaNet verliep in verschillende fases. Van bij aanvang werd meteen de boekhouding in het systeem geïntegreerd. “Een analytische boekhouding deden we al en de eerstvolgende stappen waren onze budgetten en forecasting”, zegt Lehaen. “Afgelopen jaar, een bijzonder vreemd jaar waarin alle energiekosten en grondstofprijzen de lucht in schoten, hebben we hierdoor ons budget 2022 – dat klaar was in september 2021 –bijvoorbeeld meteen kunnen aanpassen in drie scenario’s. De tool wordt ook gebruikt voor verschillende views, bijvoorbeeld om de investeringen op te volgen en zicht te behouden van deze in relatie tot de budgetten. Ook onze fleet manager gebruikt de tool, waar hij alles dan per nummerplaat gaat inboeken. Per nummerplaat kunnen we zo de kosten van de wagen gaan linken. De grote troef van LucaNet is dat we de mogelijkheid hebben gekregen om KPI’s uit te zetten die het rapporteren gemakkelijker maken of net meer inzicht geven. We hebben namelijk ook een groot deel aan non-financial information. Die worden nu allemaal gelinkt met de P&L, dat was bijvoorbeeld niet mogelijk in het boekhoudpakket zelf.”
Het hoeft niet gezegd dat de finance functie van Profel hard steunt op LucaNet. “Wat voor ons belangrijk was is dat de integratie met ons boekhoudpakket, een pakket dat vrij klein en onbekend is, vlot verliep. Dit was een belangrijk moment omdat we tot dan nog nooit een volledig overzicht hadden gehad op alle inkomstenbronnen en uitgaven. Dat proces was dan ook heel omslachtig en tijdrovend. In LucaNet kan je met de spreekwoordelijke druk op de knop meteen zien wat je wil zien. Daarnaast houd je het globaal zicht en kan je ook downdrillen in de cijfers. Wat we nu nog willen doen, is het integreren van onze digitale aankoopfacturen. Ook die documenten willen we zien in LucaNet. Op dit moment moeten onze business unit managers nog een andere tool bezoeken om de aankoopfactuur te zien en dat proces is té omslachtig. We willen, wanneer we downdrillen in LucaNet, alle documenten van toegevoegde waarde kunnen nakijken. Pas dan kunnen we het helikopterzicht krijgen dat we als finance écht nodig hebben.”
De finance functie kreeg al een aha-erlebnis bij de implementatie van LucaNet en ook de business werd natuurlijk meegenomen op die trein. “De business heeft veel meer ownership gekregen door de tool. Ze treft zelf voorbereidingen en wij doen de afsluitingen. Daarna lassen we besprekingen in en staan de cijfers op het platform waarna de business controller er kan doorgaan. Zij kijken eerst high level om te zien of er iets merkwaardig uitspringt. Zo ja, kunnen zij downdrillen tot op het laagste niveau. Sinds het gebruik van LucaNet staan we veel meer én vooral kwaliteitsvoller in contact met de business. Er is veel meer interactie met de mensen ‘op de vloer’. Hierdoor wordt onze boekhouding gewoon veel beter gevoerd.”
Voeling met onze leefwereld
Hoe verliep de samenwerking met Seefo? “De integratie was niet eenvoudig maar Patrick en Kristof hebben dat vrijwel alleen kunnen beheren”, prijst Lehaen beide heren. “Ze zijn hier uiterlijk één week aan de slag geweest en als er overleg nodig was, was de boekhoudafdeling er om hen bij te staan. Ze hebben toen concreet de cijfers en kostenplaatsen per business unit gealloceerd maar ook de overhead toegeëigend aan de juiste unit via bepaalde sleutels. Die laatste was eveneens geen gemakkelijke oefening maar daar zijn ze vrij goed en snel doorgegaan. Ook nu staat Seefo ons trouwens nog altijd bij. We zijn slechts één contact van elkaar verwijderd wanneer er zich problemen voordoen of vragen zijn. Ons team krijgt eveneens workshops aangeboden van LucaNet. Die samenwerking loopt van bij het begin eigenlijk heel goed. Patrick en Kristof zijn heel sterk in boekhouding, denken mee in de richting die je uit wil gaan en begrijpen met welke zorgen je zit. Dat is een grote sterkte: het zijn financiële mensen met een heel sterke IT-kennis. De voeling met onze leefwereld in finance is dus bijzonder groot.”
Juridische vereenvoudiging
LucaNet werd in 2015 geïmplementeerd bij Profel Group en werkt volgens Lehaen nog altijd heel goed. “Vorig jaar hebben we nog een juridische vereenvoudiging gedaan waardoor we van 10 naar 2 vennootschappen zijn gegaan, en daar hebben we binnen LucaNet eigenlijk niets van gemerkt. Heel die structuur stond er. We hebben de boekhoudingen in LucaNet dus volledig kunnen loslaten en puur naar de business units gekeken. In de boekhoudomgeving zelf was dat een ander paar mouwen. De mensen die met LucaNet werken hebben van die vereenvoudiging niets gemerkt en dat, vind ik zelf, was een heel groot gemak. Het huis voor onze afsluitingen stond er, die fundamenten waren gelegd en zijn ook nog altijd goed.”
Lehaen ziet ook vervolgstappen. “Ik denk dan concreet aan de integratie met een BI-tool waarbij we dan KPI’s duidelijker kunnen maken voor onze stakeholders. Die zaken komen zeker maar we zijn zelf zover nog niet. Dat heeft meer met onze interne structuur te maken dan met LucaNet. Voorlopig halen we de visuals zelf uit LucaNet en gebruiken we een P&L die er voor iedereen hetzelfde uitziet. De views van onze budgetten worden nog naar Excel getrokken, waarna we ze opnieuw importeren in het systeem. We gebruiken Excel nog maar het is wel LucaNet dat ons rapporteringsmechanisme is.”
Biografie
Dirk Lehaen is financieel verantwoordelijk bij Profel Group. Hij vatte zijn carrière aan in de transportsector en ging daarna aan de slag bij verschillende boekhoudkantoren. Gebeten door de business zette Lehaen in 1999 de stap naar Mommaerts (huidige Scheuten nv). In januari 2002 werd hij actief bij Profel.
Over
Profel is marktleider in de residentiële ramen en deuren markt in België. Het Belgische familiebedrijf telt vandaag meer dan 1300 werknemers en heeft eigen productieateliers in Pelt, Achel en Eersel (NL). De Profel Group, goed voor een omzet van 188 miljoen euro, telt 2 businessunits: Profel Extrusion & Finishing extrudeert, anodiseert en moffelt aluminium profielen voor bedrijven uit allerlei sectoren, terwijl Profel Ramen & Deuren gespecialiseerd is in op maat gemaakt buitenschrijnwerk in pvc, aluminium en hout. Behalve ramen en deuren vind je in deze bedrijfstak o.a. ook garagepoorten, rolluiken, vliegenramen en verluchtingssystemen.
Comments