In de zoektocht naar een gebruiksvriendelijke en wendbare rapporteringstool vond BD myShopi de oplossing in LucaNet. Kaderend in een groter transformatietraject van de finance functie initieerde de finance-afdeling samen met het Seefo-team de handige tool meer dan twee jaar geleden. En van spijt geen teken, integendeel: “LucaNet is simpelweg een belangrijke pijler geweest in onze transformatie, absoluut!”
Met een op maat gemaakt ERP-pakket en de logheid van het systeem, ging een kersvers CFO Roel Simons in 2019 op zoek naar een gemakkelijke en flexibele rapporteringstool. “Onze ERP was behoorlijk traag en dat zorgde ervoor dag de maandafsluiting bijna 3 tot 4 weken duurde”, duidt Simons. “Alles liep moeilijk, de rapporten kwamen veel te traag, … En er was wel een rapporteringtool rond gebouwd maar die bracht geen soelaas. Gelukkig kende ik LucaNet van in het verleden en zei ik eigenlijk meteen: dit is de oplossing die we moeten hebben.” Zo kwam Simons opnieuw in contact met het team van Patrick Van Gaelen en Kristof Vanherle om te zien of LucaNet ook voor BD myShopi een mogelijke oplossing kon bieden. “We zagen meteen de koppeling met ons ERP en bleven qua tijd- en kostinvesteringen binnen de verwachtingen. De knoop werd dus snel doorgehakt om dit traject met Seefo te bewandelen.”
Real-time tot bij de stakeholders
Het traject van BD myShopi met LucaNet startte ruim twee jaar geleden. “We hadden op dat moment eigenlijk nog een ander team aan boord”, vertelt Simons. “We hebben in de tussentijd afscheid genomen van het hele controllingteam en andere mensen binnengehaald. Hierdoor konden we LucaNet verder uitrollen en de final touch geven.” Die final touch betreft het mogelijk maken om de P&L zowel op budget- als vestigingsniveau mogelijk te maken. “Operations heeft actueel ook toegang om in de tool, in de cijfers te duiken.” Business controlling manager Alexandra Lammens: “Het is dankzij LucaNet dat we de cijfers tot bij de mensen kunnen brengen. Vroeger gebeurde dit in Excel en hing het proces van één persoon af waarna de rapportering niet werd gedeeld… Via LucaNet zijn de cijfers real-time beschikbaar.”
Geen discussie over de cijfers en toegankelijkheid. De finance functie sloeg met LucaNet twee vliegen in één klap. “En dat is een groot voordeel met het verleden”, zegt Simons. “We kunnen het proces monitoren. Onze gebruikers kunnen downdrillen tot op factuurnummer en meteen het juiste boeknummer koppelen aan wat ze zoeken. Vroeger zou een manager van het ene in het ander systeem moeten inloggen om de factuur te gaan zoeken. Met het gevolg dat ze het gewoon niet deden. Nu steekt alles in LucaNet en hebben ze er maar op te klikken. Zo zien ze meteen de factuur en kunnen ze de kosten linken. Dat maakt het voor ons, naar analyse toe, veel eenvoudiger.”
Lichtje in het closingproces
De discussie wordt niet meer gevoerd in de correctheid van de cijfers, wel in het hoe en waarom er een afwijking is. Net dat is de essentie van finance… “LucaNet is eenvoudig te updaten en geeft onze business controllers meer tijd om echt werk van meerwaarde te doen in tegenstelling tot het invoeren van cijfers in Excel. Er kroop in het verleden ruim drie dagen werk in hierin om het dan in een paar uur uit te leggen aan de stakeholders. Nu is dat omgekeerd.” Dat beaamt Lammens. “Een ander voordeel, specifiek voor ons bedrijf. Ons ERP-systeem gaf ons alleen de mogelijkheid om de cijfers ’s nachts te trekken. Dankzij LucaNet kunnen we om het kwartier de informatie opnieuw laden. Als we in het closingproces bezig zijn, is dat heel belangrijk. Met LucaNet kunnen we namelijk veel korter op de bal spelen.”
Terwijl Simons de ervaring met LucaNet mocht opdoen in vorige rollen, was het voor Alexandra hoegenaamd een eerste kennismaking toen ze aan de slag ging bij BD myShopi. “Het woordje LucaNet viel hier verdacht veel”, lacht ze. “Ik was in het begin wat sceptisch want het was initieel chaotisch en ongestructureerd. Mijn zorg was: hoe gaan we dat allemaal goed krijgen? Maar toen zijn we met Seefo aan de slag gegaan en hebben we de structuur in een paar dagen in orde gebracht. En zoals Roel vaak zegt: van zodra de tool op punt staat, is het gewoon zalig werken. Dat heb ik vanop de eerste rij mogen ervaren.” Alexandra wijst op de inzet van Seefo. “Dit is erg belangrijk geweest. Ik durf soms wat ongeduldig te zijn maar we waren heel snel vertrokken met de tool. Als het drie weken of een maand tijd had gekost aan consultancy-uren weet ik niet of ik mijn geduld niet zou verloren zijn. We zijn gaan samenzitten en alles neuzen wezen meteen in dezelfde richting. In vorige functies werd ook gekeken naar rapporteringstools en daar hadden we het toch altijd over een lange(re) implementatietijd en bijgevolg hoger budget. Consultancy-uren zijn nu eenmaal duur.”
Kostenplaatsen afzonderen
Belangrijk in het implementatieproces van LucaNet is de dynamiek van het finance-team, die duidelijk te voelen was/is bij BD myShopi. Samen met Seefo trokken beide partijen aan één koord om gezamenlijk hun doel te bereiken. Het team kende eveneens de business, een belangrijke factor bij het implementeren van de tool en zeker in het geval van BD myShopi waar de rapportering op regioniveau over de boekingsomgevingen heen gebeurt. Een complex geheel. “We zitten vandaag ook met twee verschillende business units”, duidt Simons. “Enerzijds kennen mensen ons van de reclamefolders en onze online applicatie, anderzijds hebben we een nieuwe business in de (groene) last mile, waar we recent twee overnames deden. Die twee units hebben synergiën onderling maar zijn wel totaal verschillend. Die beide in een financieel rapporteringsysteem krijgen, maakt het net iets moeilijker maar met LucaNet lukte dit dus wel.” Typisch aan LucaNet is dat de gegevens daarnaast rechtstreeks worden binnen getrokken. “In het verleden vielen kostenplaatsen er wel eens van tussenuit”, bevestigt Lammens. “Hierdoor was je nooit echt zeker of je alles had om te rapporteren. Er is een ‘uit te klaren’-folder die nakijkt als er boekingen niet correct zijn, en die worden dus afgezonderd. Op die manier ben je zeker dat je op de volledige set van cijfers aan het werken bent als financial.”
Visualiseren en beheren
“Bijzondere mijlpalen waren er niet doorheen het proces”, vertelt Simons nog. “Wel hadden we een eindpunt van waar we precies naartoe wilden. En daar zijn we nu. Het heeft iets langer geduurd, omdat we natuurlijk volop in een transformatietraject zaten. Het voordeel is dat de manier waarop LucaNet alles inricht, met de mensen van Seefo, je meteen de kennis bij de mensen zelf kan leggen. We hebben verschillende views om naar onze cijfers te kijken maar het gaat wel altijd over dezelfde blok van cijfers die in LucaNet hangt. Het is een enorm voordeel dat je binnen de tool alles kan vastleggen en dat je die verschillende invalshoeken gewoon op dezelfde set cijfers kan leggen. We visualiseren ook alles via de tool of kunnen het met één druk op knop omzetten naar een Excel- of PDF-file.” Ook de statutaire consolidatie gebeurt binnen de tool. “LucaNet zuigt letterlijk alle informatie uit onze ERP op”, besluit Lammens. “Daardoor kan je gaan jongleren met de visuals. Binnenkort geven we toegang tot meer mensen in de onderneming maar we kunnen even goed hun visibiliteit afbakenen. Je kan de tool aanpassen naar hoe je deze precies wilt, terwijl dat bij andere tools net nog een investering vraag… Met LucaNet spelen we ondertussen binnen de onderneming.”
Comments