“Met Payhawk beheren we het volledige P2P-proces in één platform”

Partnercontent: Payhawk

Cercle Brugge ging begin 2025 aan de slag met de software van Payhawk. Waar het initieel ontworpen werd voor uitgavenbeheer, wordt het binnen Cercle Brugge vooral gebruikt om het procure-to-pay proces te stroomlijnen, legt CFO Pascal Platteau uit.

“Als voetbalclub opereert finance in een atypische omgeving”, stelt Platteau. “Naast onze sporters zijn wij met een twintigtal medewerkers, maar er schuilt toch een hoge mate van activiteiten bij het organiseren van voetbalwedstrijden. Het is, net zoals in andere ondernemingen, van groot belang dat we de kosten in functie van het budget goed beheersen.”

Losstaande oefeningen

Platteau legt uit hoe het proces voor de intrede van Payhawk gefragmenteerd verliep. “Net zoals elke organisatie maken wij een budget op met de provisie van de kosten voor het komende jaar. Die kosten worden opgedeeld per departement. Dat is een standalone oefening in Excel”, legt hij uit. “Dat wordt met de verantwoordelijken besproken, zodat iedereen weet had van het budget dat hij binnen die termijn moest respecteren. Vervolgens gaan die mensen met hun budget aan de slag en werden uitgaves gedaan. Daarbij hanteerden wij het systeem dat men een bestelbon moest opmaken, die formeel goedgekeurd moet worden. Wanneer de digitale goedkeuring gegeven werd, kon de betrokkene de bestelling plaatsen bij de leverancier.”

Wanneer dan enkele weken later de factuur binnenkwam, werd die geboekt in het boekhoudsysteem. “Toch moest ook die factuur eerst nog eens worden goedgekeurd. De originele bestelbon was namelijk een standalone gegeven, dus moest ook de factuur online nogmaals worden aangeboden ter goedkeuring”, legt Platteau uit. Uiteindelijk verliep het proces in vier afzonderlijke modules. “Ten eerste budgetteren in Excel, ten tweede bestelbonnen opmaken met de bijhorende goedkeuringscyclus. De derde fase was de inkomende factuur opladen in het boekhoudsysteem, met opnieuw een digitale goedkeuringscyclus. De vierde fase bestond erin om die factuur te gaan koppelen aan het budget.”

Budgetverantwoordelijken

“Dat proces bevatte dus behoorlijk was losstaande etappes”, blikt Platteau terug. “Toen ik in contact kwam met Payhawk als softwareplatform kwam ik te weten dat een aantal van die stappen bij hen ingebed zit. Oorspronkelijk kwam dat voort uit een expense-omgeving, maar die zijn even goed van toepassing in het klassieke factuurbehandelingsproces procure-to-pay.” Platteau koos uiteindelijk voor de software van Payhawk omdat die zonder veel aanpassingen kon worden ingezet. “Als organisatie zijn wij te klein om een standalone ERP-implementatie te overwegen. Die kosten zouden veel te hoog zijn ten opzichte van de baten. Payhawk kon onmiddellijk veel van de inefficiënties in ons proces wegnemen.”

Platteau omschrijft hoe het P2P-proces vandaag loopt met behulp van de software van Payhawk: “We vertrekken van het budget, daar wordt niet aan gemord. Maar eenmaal het budget goedgekeurd is, wordt het opgeladen in Payhawk. Vanaf dan werken we met één centrale bron, waar de volledige budgettering per post, per categorie en per budgethouder zit. Op elk moment heeft iedere budgethouder zicht op zijn budget.”

“Bestelbonnen worden niet meer in pdf gemaakt als aparte oefening”, gaat Platteau verder. “Die worden in Payhawk gegenereerd en lopen door de goedkeuringscyclus van Payhawk. Het voordeel is dat zowel de persoon die de bestelbon maakt als de persoon die de goedkeuring moet geven, onmiddellijk ziet wat de status op het budget is en wat de impact zal zijn van de goedkeuring van de bon. De budgetverantwoordelijke kan zelf al beter de inschatting maken of de uitgave al dan niet gerechtvaardigd kan worden.”

Groen, oranje, rood

Wanneer in een latere fase de factuur binnenkomt, wordt die ook meteen in Payhawk geregistreerd. “In hetzelfde systeem zit dus de bestelbon en de bijhorende factuur”, zegt Platteau. “Het systeem bevat de mogelijkheid om te gaan controleren of de factuur wel overeenkomt met de opgegeven bestelbon. Daar is geen aparte goedkeuringscyclus meer voor nodig, tenzij er afwijkingen zouden zijn in prijs, volume of wat dan ook.”

“In de laatste fase gaat de factuur rechtstreeks door naar de boekhouding. Het voordeel is, ook als kleinere organisatie, dat we erin geslaagd zijn om het volledige procure-to-pay-proces in één platform kunnen beheren”, stelt Platteau. “Daardoor kunnen we op elk moment aan de budgetverantwoordelijke de visibiliteit geven van waar men staat ten opzichte van het budget: niet alleen op basis van facturen, maar ook op basis van reeds uitgestuurde bestelbonnen waarvan de factuur nog moet binnenkomen. Die extra visibiliteit zorgt voor meer verantwoordelijkheid en bovendien zijn alle standaloneprocessen verdwenen, en interageren die nu met elkaar.”

Die visibiliteit wordt ondersteund met kleurencodes, die aangeven in welke richting je budget beweegt. “Na het goedkeuren van je bestelbon zie je meteen of je nog in het groen staat, dan wel in het oranje of rood”, legt Platteau uit. Het budget wordt opgedeeld per maand. Als je dus even over je budget voor die maand gaat, kan je terug binnen je grenzen komen wanneer je nadien wat spaarzamer bent. “Binnen je eigen domein weet je goed wat je recurrente kosten zijn. Als er extra uitgaven geïnitieerd zijn en het budget begint rood te kleuren, dan moet ook gekeken worden naar andere lijnen binnen het budget waar geschoven kan worden.”

Geen ad hoc vragen meer

De implementatie van Payhawk met de bestaande systemen van Cercle Brugge ging zeer vlot. “Wij gebruiken Exact Online als boekhoudplatform”, zegt Platteau. “Payhawk kan je daar zeer makkelijk op aansluiten, waardoor de facturen die we vandaag in Payhawk steken, rechtstreeks in ons boekhoudsysteem terechtkomen. De enige instelling waar we in het begin aan moesten sleutelen, was het ingeven van de goedkeuringscycli. Voor een sportieve uitgave, moet de sportief directeur in de approval-cycle komen. Voor een commerciële uitgave is dat iemand anders. Daarbij zijn ook enkel de uitgaven binnen je eigen domein zichtbaar. Dat wijst zichzelf uit. Na één dag ben je vertrokken en na een aantal dagen heb je alles gefinetuned. Als kleine organisatie was dat voor ons heel belangrijk.”

Uiteindelijk zorgt het gebruik van Payhawk in het P2P-proces voor meer eigenaarschap van de uitgaven. “Een ander voordeel is dat er vandaag veel minder over en weer gemaild wordt voor simpele vragen als budgettaire stand van zaken en achterliggende facturen. De verantwoordelijken zien alles zelf waardoor er nauwelijks nog ad hoc vragen komen”, stelt Platteau. “Finance moet zo ook niet langer de rol van politieagent spelen, het is veel interactiever. Doordat de flow nu veel meer bij de mensen zelf zit, hebben we ongeveer een halve FTE vrijgespeeld in de organisatie, die nu ingezet wordt voor activiteiten met een grotere toegevoegde waarde.”