Toen LucaNet haar intrede maakte bij Vanbreda Risk & Benefits zag de onderneming er helemaal anders uit dan vandaag. De laatste jaren groeide het bedrijf zowel organisch als via een strategisch M&A-traject. Waar Vanbreda in 2015 nog 3 vennootschappen kende, zijn dat er actueel 18 (!). “Het bedrijf zit op kruissnelheid”, zegt Carla Oeyen, General Manager Finance. “We hebben nood aan nieuwe systemen maar van LucaNet nemen we géén afscheid. En dat heeft verschillende redenen!”
Omzet: 139,9 miljoen euro; FTE's: 700
Vanbreda Risk & Benefits mag dan wel op kruissnelheid zitten in groei, Carla Oeyen associeert het bedrijf nog altijd graag met een kmo. “Maar een uit de kluiten gewassen kmo dan wel”, lacht de General Manager Finance. “We zijn actief in verschillende segmenten: de grote bedrijven waar we een risk manager hebben als aanspreekpunt, de kleine bedrijven waar de zaakvoerder één aanspreekpunt wil voor zijn verzekeringen en de kleine ondernemers waarin we ons op administratief vlak een stuk laten ondersteunen door de verzekeraars. We verzekeren ook particulieren maar dit doen we vanuit bestaande klantenrelaties, en omdat we een aantal lokale kantoren hebben overgenomen, hebben we daar nu natuurlijk ook klantenportefeuilles met meer particuliere verzekeringsnemers.”
OP ZOEK NAAR … LUCANET!
Oeyen startte in 2015 bij Vanbreda nadat ze na haar studies Accountancy & Fiscaliteit enkele jaren actief was als consultant. “Vlak nadat ik begon in 2015 kwamen we in contact met LucaNet”, vertelt ze. “Ik was aan de slag als Head of Reporting en zat concreet in de lead om een oplossing te vinden voor onze financiële rapportering. Die maakten we tot dan volledig in Excel met data die werd geplakt uit ons ERP-systeem. Daarin stelden we categorieën op en maakten we via een pivot mooie rapporten. Nadeel was wel dat dit bijzonder tijdsintensief en foutgevoelig was. Er was altijd wel iemand die finaal nog iets aanpaste, waardoor de uiteindelijke reporting file niet meer klopte. En dan moest er opnieuw worden gezocht naar wie, wat had veranderd. Een heel gedoe dus… Voor onze toenmalige scope, drie vennootschappen, werkte deze werkwijze nog maar toen we wisten welk pad we strategisch uit zouden gaan, kwam snel het besef dat het op deze manier niet meer zou lukken. Daarnaast wilden we ook meer visibiliteit in de contributies. We keken dus uit naar een mooi pakket maar we hadden wel een aantal vereisten. Zoals de kostprijs, onze behoeften op vlak van rapportering naar statutaire cijfers en managementaccounts toe, de hulp die we zouden krijgen en natuurlijk, heel belangrijk, onze consolidatie. Door de komst van verschillende andere vennootschappen en onze groei zouden we immers een omvangrijkere geconsolideerde jaarrekening moeten maken.”
"Sinds de implementatie van LucaNet groeiden niet alleen de business maar ook het aantal tools bij Vanbreda."
“SEEFO VOELDE ONZE GEDREVENHEID EN SPEELDE HIER GOED OP IN”
Uit de marktbevraging kwamen we al snel tot de conclusie dat LucaNet een geschikte tool was en Seefo een juiste partij om de tool te implementeren. “Heel belangrijk was het feit dat we geen beroep zouden moeten doen op meerdere consultants”, duidt Oeyen. “We hebben een finance team waar een aantal mensen zeer technisch onderlegd is en de klik met Seefo was er dan ook meteen. We zaten op dezelfde golflengte en er werd geluisterd naar onze noden. Seefo dacht eveneens mee over mogelijke oplossingen en efficiëntieslagen. En heel belangrijk, op het moment van de implementatie zelf vonden al opleidingen plaats. Seefo is altijd heel open geweest door te stellen, zelfs vroegtijdig in het traject, dat een aantal van onze medewerkers goed vertrokken waren met de tool. Hierdoor konden we sneller zelf aan de slag gaan. Concreet stelde ze een aantal rapporten voor ons samen en uiteindelijk hebben we er 45 in totaal gebouwd. Zowel voor het management als voor eigen gebruik. Seefo liet onszelf wat zoeken, wat goed was voor het begrijpen en gebruiken van de tool.” De moeilijkheid in de implementatie zelf zat vooral in de vele verschillende directies en kostencenters, zowel commerciële als niet-commerciële. “Die structuur opzetten, was niet zo evident. Daarnaast mag je niet vergeten dat de mensen van Seefo terecht kwamen in een evoluerende groep. En dat is een film die elk uur kan veranderen. Toch zijn ze erin geslaagd om de aansluiting te maken op een bepaald moment met wat we toen hadden. En de koppeling naar de data natuurlijk. Dat konden we intern niet en zou ook veel te moeilijk zijn geweest voor ons. Als je dit zou vragen in een ander project, zou dit wellicht maanden duren. Hier stond alles meteen op punt.”
"Seefo dacht eveneens mee over mogelijke oplossingen en efficiëntieslagen. En heel belangrijk, op het moment van de implementatie zelf vonden al opleidingen plaats."
“VOORDEEL NIET WEGNEMEN”
Sinds de implementatie van LucaNet groeiden niet alleen de business maar ook het aantal tools bij Vanbreda. “We hebben nog een tijdje onze gegevens ingeladen via Excel, daarna kwam de link met ons ERP-systeem, …” In 2019 implementeerde Vanbreda dan Power BI over LucaNet voor de visualisatie naar de stakeholders. “We wilden rapporten op maat voor de verschillende stakeholders, aangepast aan hun eigen look & feel. Het was niet ideaal om telkens in onze rapporten de zaken te moeten aanpassen wanneer iemand een andere voorstelling wou. We wilden die flexibiliteit en we weten dat LucaNet een consolidatietool is en blijft. Seefo zorgde voor de link tussen LucaNet en Power BI, en faciliteerde ons ook daar weer.” Bij ons bestaan twee zaken naast elkaar: onze eigenlijke consolidatie die volledig in LucaNet zit en de managementrapportering waar we een aantal doorrekeningen elimineren. Deze laatste boek je niet statutair, maar moeten we wel zien als kost en dus ook meenemen in de consolidatie. Daarnaast zitten we met verschillende omgevingen waarin de consolidatiekring elk jaar verandert, maar LucaNet stelt ons wel in staat dit jaar na jaar op te volgen. We kunnen vertrekken vanuit de basis in het boekhoudpakket en verwerken een aantal consolidatieboekingen, eliminaties, afschrijvingen, ... Die kan je mooi rij op rij volgen. Het is een visual die ook in Power BI zou kunnen, maar dat doen we niet door de laagdrempeligheid van de tool, de beschikbaarheid van Seefo en de cursussen die ze ons blijven aanbieden. We zijn zeer tevreden om met een team te kunnen werken als dat van Seefo. Ondertussen hebben we een eigen LucaNet-community en die blijft heel relevant! Dit alles laat ons realiseren dat we (nog lang) geen afscheid willen nemen van deze tool en dit team.”
Biografie
Carla Oeyen is General Manager Finance bij Vanbreda Risk & Benefits. Na haar studies Accountancy & Fiscaliteit startte ze in de consultancy-business. In 2015 trok ze naar Vanbreda. Eerst als Head of Reporting, nu is ze verantwoordelijk voor het finance departement en rapporteert ze aan de CFO Koen Dierckx. “Zowel het team van reporting als controlling valt onder mijn verantwoordelijkheid.”