Beliving, het moederbedrijf van meubelspecialisten Exterioo en Juntoo, doet voor haar rapportering al enkele jaren een beroep op LucaNet. De continue groei van de onderneming vraagt immers een hands-on tool en team, zijnde Seefo, om adequate ondersteuning te geven. Nu kijkt het finance team verder… Naar consolidatie, balansrapportering en zelfs ESG-rapportering. “We sparren eigenlijk continu met elkaar.”
In een snel veranderende en groeiende omgeving implementeerde het finance team van Beliving een aantal jaar geleden LucaNet als rapporteringstool. De rapportering was daarvoor Excel-gebaseerd maar die liep, door de snelle groei van de organisatie en uitbreiding van interne rapporteringsnoden, tegen haar limieten aan. “Zowel qua performance als manuele workload kregen we problemen”, vertelt financial controller Saskia Verscheure. “Ook wat betreft foutgevoeligheid, want hoe meer manuele input, hoe groter de kans op fouten. We waren dus op zoek naar een tool die deze problemen zou kunnen beheersbaar maken, naadloos aansloot op ons boekhoudpakket en op termijn kon meegroeien met de business. Ook moest de tool bij voorkeur al aan een datawarehouse zijn gekoppeld. We wilden immers een lang en zwaar implementatietraject vermijden.”
“Anno 2016 konden we de data en analyses die de business nodig had, niet meer bezorgen”, zegt CFO Mieke Mouton. “Dan heb ik het in de eerste plaats over de analytische inzichten. We gaven een totale P&L maar tot op showroom- of webshopniveau gaan lukte niet. Om de business juist te kunnen sturen, zouden we dus stappen moeten zetten. Dat is wellicht de belangrijkste driver geweest.”
Omnichannel vraagt diepe insights
Belangrijk te vermelden is de impact van omnichannel. Dit betekent dat Beliving met zowel Exterioo als Juntoo on- als offline actief is, zoals de hedendaagse retailer betaamt. “In het kader daarvan hebben we de laatste jaren verschillende zaken ondernomen. Onze showrooms zijn volledig nieuwe concept showrooms geworden en ook de webshop is dusdanig geëvolueerd. Omnichannel is een blijvend concept waar we al heel veel stappen hebben gezet. Kunnen we nu op onze louweren rusten? Zeker niet. We blijven werken aan de wereld van morgen: innovatie brengt immers groei. Bovendien willen we onze klanten zo goed mogelijk ondersteunen bij het vinden van hun woonplezier, zowel binnen als buiten.”
“LucaNet is heel plug & play ingesteld en heel finance-gericht.”
Lucanet ondersteunt Beliving in het verkrijgen van diepere inzichten over alle verkoopskanalen heen maar evenwel per individueel kanaal. Verscheure: “In deze tool zit een heel duidelijke structuur en dat is heel belangrijk voor ons. De applicatie is heel intuïtief, de user interface is heel gebruiksvriendelijk, … En zoals Mieke aanhaalde, hierdoor kunnen we tot op individueel showroom-niveau analyseren en de nodige benchmarking doen. Wij moeten de twee belangrijkste stromen, zijnde on- en offline, kunnen analyseren.” De verschillende showrooms worden ook gefilterd volgens leeftijd. De showrooms die recent zijn geopend, hebben immers een andere kostenstructuur dan meer mature concept showrooms. Zo maakt LucaNet over de nacht een berekening in welke categorie de showrooms vallen. Mouton: “Vervolgens kunnen we op basis van verschillende verdeelsleutels binnen Lucanet kosten alloceren aan de juiste kostcenters. Lucanet zorgt ervoor dat je in één oogopslag de prestatie per verkoopskanaal kan analyseren, interpreteren en benchmarken.”
Verscheure: “LucaNet is heel plug & play ingesteld. Het is een snelle oplossing die heel finance-gericht is. De all-in-one oplossingen zijn eerder sales-gericht. In andere pakketten zal je de finance-link ook vinden maar je zal veel meer maatwerk moeten toepassen en de doorlooptijd zal hierdoor hevig oplopen. In LucaNet heb je de zaken standaard. Dat is een enorm voordeel.” Hoe ziet de rapportering er dan effectief uit? “Die is heel transparant”, gaat Verscheure verder. “Ook voor de business. Achterliggend is het een Excel look-a-like maar het is géén Excel. Door specifieke formules kan je de nodige data uit het datawarehouse ophalen. En de lay-out kan je dan weer volledig opzetten zoals je zelf wil. De front-end ziet eruit als Excel, achterliggend is het dat dus echter niet.”
Sparren met Seefo-team
“We zorgen ervoor dat het Seefo-team ook zelf een beetje out-of-the-box moet denken”, lacht Mouton. “Continue wijzigingen zowel binnen als buiten onze organisatie vragen telkens andere, complexere en diepgaandere analyses en inzichten. Het is natuurlijk leuk om hierover met iemand te kunnen sparren. Het feit dat Seefo dit kan verwerken zegt veel over de tool maar natuurlijk ook over het team. Het is cruciaal dat Seefo de kennis heeft van de business. Volgens mij zou het onmogelijk geweest zijn om dit op deze manier op te zetten, mocht dat niet het geval zijn.” Dat beaamt Verscheure: “Er is nog geen enkele vraag niet beantwoord geweest. En we zijn er ons van bewust dat de vragen die we stellen niet doorsnee zijn. Dat zegt veel over de flexibiliteit en de mogelijkheden.” Ook de integratie met een nieuw boekhoudpakket kan snel gerealiseerd worden. Een grote geruststelling voor het finance team van Beliving omdat de tool niet zorgt voor een opstopping waardoor het team niet meer zou kunnen rapporteren. “Dat is een heel groot voordeel”, zegt Verscheure. “Zolang de hoofddimensies gelijk blijven, vormt zelfs een wijziging van IT-platform achterliggend geen issue.”
“We willen ook een balans-rapportering in LucaNet opmaken en zijn ook op de hoogte van de stappen in ESG-rapportering.”
Consolidatie, balans en ESG
Het mag duidelijk zijn dat de rapportering op punt staat bij Beliving. Volgende item op de lijst is de consolidatie. Ook daarvoor kijken Mouton en Verscheure richting LucaNet. “De consolidatie wordt op vandaag nog outgesourced”, vertelt Mouton. “We willen dit op termijn in house trekken. Daarnaast willen we ook een balans-rapportering in LucaNet opmaken. Daarnaast vernam ik ook dat er stappen worden ondernomen in ESG-rapportering. Daar zijn we, net als vele andere bedrijven, sterk mee bezig. Ook daar bekijken we de mogelijkheden met LucaNet.”
Over
Beliving is het moederbedrijf van Exterioo en Juntoo, die zich respectievelijk focussen als meubelspecialist binnen en buiten. Recent werden beide concepten gerebrand: Exterioo (Overstock Garden) en Juntoo (Overstock Home).
Biografie
Mieke Mouton is CFO bij Beliving. Dit doet ze voor beide concepten van het bedrijf: Exterioo en Juntoo. Ze trad in dienst 5 jaar geleden en startte er als finance manager. Een jaar later groeide ze door tot CFO van het bedrijf. Daarvoor was ze bedrijfsrevisor bij EY.
Saskia Verscheure werkt 6 jaar voor Beliving. Ze ging er oorspronkelijk aan de slag als business analist voor finance. Zo was haar eerste realisatie de implementatie van het huidige boekhoudpakket. Sinds 2 jaar is ze controller voor zowel Exterioo als Juntoo onder Mouton. Verscheure was voor haar huidige rol actief bij Euroclear Bank en de Vlaamse Vervoersmaatschappij.