Procesbeheer bij bouwbedrijf Vanderstraeten: duurzame relatie als basis voor O2C en P2P

Bij een bouwproject gaan de bouwheer, de hoofdaannemer en de onderaannemer langere tijd samen in zee. Om facturen tijdig te innen en zelf correct te betalen, is een goede onderlinge verstandhouding cruciaal. “Als financieel verantwoordelijke ga ik bij elke schakel van de ketting na waar en op welke manier er ruimte schuilt voor procesoptimalisatie”, licht Cemal Cifci, CFO bij bouwonderneming Vanderstraeten toe.

Vanderstraeten realiseert bouwprojecten, van ontwerp en financiering tot uitvoering en onderhoud. De onderneming is vooral actief in Vlaanderen en Brussel en bouwt onder meer appartementsgebouwen, ziekenhuizen en scholen. Voka bekroonde Vanderstraeten in mei tot het beste Limburgse familiebedrijf. Dat familiale karakter zit volgens CFO Cemal Cifci sterk in het DNA van de onderneming verweven. “We realiseren lijvige projecten, soms via tijdelijke maatschappijen met collega bouwbedrijven, met de hulp van onderaannemers en in nauw contact met de bouwheer. Zowel verticaal als horizontaal heb je alle baat bij een zowel letterlijk als figuurlijk constructieve samenwerking.”

Rapportering: van Excel naar Power BI

De CFO combineert de verantwoordelijkheid over het dagelijkse financiële beheer met een strategische rol. “Samen met het management zet ik de lijnen mee uit. Ik fungeer als vertrouwenspersoon voor de aandeelhouders en deel mijn expertise en kennis. Eveneens valt de optimalisatie van de rapportering onder mijn bevoegdheid. Toen ik hier ruim vier jaar geleden startte, communiceerden we de cijfers vooral via Excel. Voor een beter onderbouwde rapportering maakten we in 2021 de shift naar Power BI, gelinkt aan ons ERP-pakket. Alle projecten zijn intussen in Power BI geïntegreerd, maar we maken er nu ook werk van om de overkoepelende rapportering langs die weg te laten verlopen. Tegen het einde van dit jaar willen we alle overkoepelende cijfers via Power BI omsluiten. Daarnaast hebben optimalisaties binnen ons ERP-pakket tot doel de flows richting onze onderaannemers nog efficiënter in te richten en de doorlooptijden te verkorten.”

Cemal Cifci vindt het een absolute noodzaak om als CFO kort op de bal te spelen. “Een projectbusiness vergt sowieso een nauwgezette opvolging. Specifiek voor de bouwnijverheid komt daar een pak administratie bij kijken. We moeten maandelijks alle cijfers van nabij monitoren: ‘Hoe ver staan we?’, ‘Waar loopt het mis?’, ‘Waar halen we een goed rendement en waar horen we op te focussen?’, enzovoort. Om die informatie correct te capteren en te interpreteren moeten we tijdig toegang krijgen tot alle data van onze stakeholders.”

Analytische offerte als vertrekpunt

De order-to-cashcyclus start al bij het tenderproces. “We stellen onze offertes analytisch en gedetailleerd op. Bij wijze van spreken tot op het niveau van de kleinste onderdelen. Hoe dieper je inzoomt, hoe meer inzichten zowel jijzelf als de klant eruit haalt. Halen we de tender binnen, dan helpt onze nauwgezette voorbereiding de analyses van onze controllers. Het uitgangspunt omvat altijd een nulstaat met alle werken die je voor dat project schat uit te voeren. Tegenover elke uit te voeren taak zetten we een budgettaire inschatting per kostensoort. Bij de uitvoering van de werken kan je die prognoses gedetailleerd aftoetsen: hoe ver is het reële aantal kubieke meters beton verwijderd van wat we werkelijk hebben gestort? Die informatie volgen we maandelijks bottom-up op tot op lijnniveau.”

De projectdirectie van Vanderstraeten toetst de vooruitgang van de werken maandelijks af met de bouwheer. “Het tijdig en correct aanleveren van de vorderingsstaat beschouwen we als een belangrijke KPI. Want je wil de uitgaande factuuraanvraag zo snel mogelijk goedgekeurd krijgen. Is er onenigheid over de uitgevoerde werken of de hoeveelheid gebruikte materialen, dan schuift de betaling op de lange baan en moet je als uitvoerende partij op je centen wachten. Blijft de betaling uit, dan treden we in dialoog met de projectleider. Soms is de grootteorde van het twistpunt eerder beperkt ten opzichte van het totale factuurbedrag. We maken de klant dan bijvoorbeeld duidelijk dat de goedkeuring van de vorderingsstaat nog ruimte biedt tot correcties bij de volgende facturen.”

Tweerichtingsverkeer

Cemal Cifci geeft aan dat alle processen binnen een bouwproces sterk aan elkaar gelinkt zijn. “Het is essentieel dat we de werken die onze onderaannemer bij ons vordert ook door de bouwheer betaald krijgen. Net zoals wij vorderingsstaten naar onze bouwheren uitsturen, sturen onze onderaannemers er ook naar ons. Dat moet een-op-een kloppen, waardoor je van self-billing kunt spreken. Meestal hanteert de bouwheer langere termijnen dan wij ten opzichte van onze onderaannemers. Als financieel gezond bedrijf kunnen we die discrepantie evenwel overbruggen. Het spreekt voor zich dat wij ook zelf inkomende vorderingsstaten goedkeuren en, waar nodig, betwisten.”In sommige gevallen moet Vanderstraeten bepaalde werken voorfinancieren. “Neem nu een project met veel prefabelementen. Onze onderaannemers produceren die vooraf en investeren daartoe in arbeidsuren en grondstoffen. Aangezien we een duurzame relatie met onze partners koesteren, gaan we na hoe we een deel van die kosten vooraf kunnen dekken. We vallen daarvoor terug op onze solide financiële basis en beschikken over de nodige kredietfaciliteiten.”

Met het oog op een efficiënte inning, heeft Vanderstraeten zijn facturatieflows de voorbije jaren gestroomlijnd. “Vroeger dienden leveranciers facturen in per mail, per fax, per post of zelfs persoonlijk in onze kantoren. Dat traject hebben we geüniformeerd: nu moeten onze partners hun facturen digitaal aanleveren via onze factuurmailbox. Een OCR-tool scant de facturen om die nadien automatisch toe te wijzen aan de juiste projecten. De verplichting tot elektronische facturatie moet sowieso de shift richting digitalisatie verder versnellen. We begeleiden en stimuleren onze leveranciers en klanten binnen dat traject.”

Verschillende indexatieformules

Vanderstraeten richt zich onder meer tot overheden, projectontwikkelaars en zorginstellingen. “Werken in opdracht van overheden zijn op het vlak van betalingsgedrag doorgaans weinig risicovol. Met andere bouwheren vormt een goede onderlinge verstandhouding de basis voor een duurzame relatie. Toch merken we dat factoren als de stijgende energieprijzen wegen op sommige opdrachtgevers en mogelijk in achterstallige betalingen resulteren. Daarom hebben we in Power BI ook een rapportering rond vervalfacturen opgezet.”

Bij de meeste klanten zijn alle vorderingsstaten bij het einde van het project betaald. “Soms volgt er nog vijf procent bij de oplevering. Wanneer de klant in de loop van het project duurdere keuzes of bijkomende werken verwacht, verrekenen we die meerprijs  in de periode dat deze uitgevoerd zijn. Daarnaast komt het DBFM-contract almaar vaker voor bij de bouw van onder meer scholen. Met dat contracttype nemen we nagenoeg alle operationele aspecten van het infrastructuurproject voor onze rekening: Design (ontwerpen), Build (bouwen), Finance (financieren) en Maintain (onderhouden). De opdrachtgever beperkt zich dan tot het definiëren van het uiteindelijke resultaat. Het is aan ons om alle vermelde aspecten in te vullen. De betaling gebeurt in schijven, verspreid over tien, twintig of dertig jaar. Het logische gevolg is dat wij de nodige financieringsmiddelen verzamelen.”

Om zich te wapenen tegen het inflatie-effect en de volatiele grondstofprijzen hanteert Vanderstraeten verschillende beschermingsmechanismen. “Bij veel overheidsopdrachten heb je het indexeringsmechanisme. Voor private klanten geldt vaak een index tot een bepaald plafond. Andere opdrachtgevers kloppen af op een supplement bovenop de overeengekomen prijs. Soms moeten we tot een bepaald bedrag zelf instaan voor de prijsstijgingen. Voor de sommen die daar bovenop komen, kunnen we wel rond de tafel zitten. Ongeacht het type overeenkomst bewaken de directie, costcontrollers en projectleiders die evoluties van nabij. We rapporteren die cijfers ook maandelijks aan de directie. Naderen we een bepaald plafond, dan treden we in dialoog met de bouwheer.”

Projectleider als klankbord

Wat opvalt, is dat de projectleiders binnen alle processen als klankbord voor de financiële afdeling fungeren. “Als financiële afdeling houden we onze projectleiders een spiegel voor. We beseffen maar al te goed dat een projectleider vooral kwalitatieve projecten binnen de vooropgestelde deadlines wil aanleveren. Maar we moeten uiteraard ook toezien op de rendabiliteit. Vandaar onze focus op het belang van een tijdige en accurate opvolging van de vordering van de werken, de te factureren inkomsten en de uitgaande kosten. Projectleiders staan ook in nauw contact met de onderaannemers. Zij voelen bijvoorbeeld aan dat een bepaalde onderaannemer nood heeft aan een snelle betaling om voorbereidende werken uit te voeren. Komt die informatie tijdig bij ons terecht, dan vermijden we een tijdrovend traject van mails en telefoongesprekken.”