Procesoptimalisatie bij Elia: GroupConsolidatie binnen een groeicontext

Elia Group staat (in eigen land) vooral bekend als beheerder van het Belgische hoogspanningsnet voor elektriciteit. Daarnaast speelt het een sleutelrol op internationaal niveau. De voortdurende uitbreiding van de activiteiten, strikte regulering en nieuwe investeringen verhogen de noodzaak van een accurate, transversale en snelle consolidatie van de financiële cijfers. Daartoe hertekende Elia Group zijn processen, structuren en rollen. Accounting- en consolidatiemanager op groepsniveau, Thibaut Devroye licht toe.

Het gaat hard bij Elia Group. Het bedrijf voorziet 31,6 miljard euro voor investeringen in de periode 2024-2028, waarmee het als netbeheerder in België en Duitsland (via haar dochteronderneming 50Hertz Transmission GmbH) inspeelt op de energietransitie. Paradepaardje is het energie-eiland Prinses Elisabeth voor de kust van Zeebrugge: een belangrijk infrastructuurproject om windenergie naar België te brengen. Het zal fungeren als hub voor elektriciteit van offshore windparken en als aanlandingspunt voor Europese interconnecties. Ondertussen breidt het consultancybedrijf Elia Grid International (EGI) zijn activiteiten verder uit. Die tak telt op vandaag wereldwijd zeven regionale kantoren.

Complexiteit

Thibaut Devroye trad in het voorjaar van 2021 in dienst bij Elia Group. “De toenmalige omvang van de organisatie kan je amper nog met de huidige vergelijken”, aldus de verantwoordelijke voor accounting en consolidatie en rapportering voor Elia Group. “De energietransitie is in volle gang en wij bevinden ons in het hart ervan. Groei gaat onvermijdelijk gepaard met een toenemende complexiteit.” Het rapporteringsproces is om velerlei redenen arbeids- en tijdsintensief. “We consolideren de cijfers voor onze nationale entiteiten in België en Duitsland. Daarnaast  rapporteren onze cijfers onder de Belgische algemene aanvaarde boekhoudprincipes met de federale energieregulator (Commissie voor de Regulering van de Elektriciteit en het Gas, CREG) en leggen verslagen voor aan onze referentieaandeelhouders. De bijkomende regels rond onder meer European Single Electronic Format (ESEF), Pillar 2 en Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) leggen de lat op het vlak van consolidatie nog hoger. Als financiële organisatie moeten we daar een antwoord op bieden of – nog beter – anticiperen.”

Met achttien jaar binnen de auditafdeling van Deloitte op de teller nam Thibaut Devroye de gelegenheid te baat om het volledige record-to-report (R2R)- en consolidatieproces te analyseren. “Van de teamstructuur, over het disclosure management en de aanwezige tools, tot de vele interacties tussen de afdelingen… Een toekomstgerichte financiële organisatie kent vele lagen. Ik nam de processen van de lokale input tot de aanlevering van financiële informatie volledig onder de loep.”

Geïntegreerde processen en rapportering

Integratie vormt voor de ervaren finance professional een sleutelwoord binnen het consolidatieproces. “Het komt erop aan de mensen rond de processen te groeperen. Je kunt maar met de cijfers aan de slag wanneer je die begrijpt. Dat traject start al bij de boekingen door de accountants. Waar veel organisaties de boekhouding als een zuiver transactioneel luik zien, mogen en kunnen accountants bij Elia meer inzoomen op het verhaal achter de cijfers. De lokale controllers fungeren als tweede schakel in de ketting. Zij signaleren belangrijke tendensen en eventuele afwijkingen, alvorens die op het centrale niveau terechtkomen. Hun strategische reflectie maakt het mogelijk om op groepsniveau en op basis van de geconsolideerde data de juiste conclusies te trekken. We plaatsen onze mensen centraal binnen die processen.”

Net zoals elke andere internationale organisatie streeft Elia Group naar een evenwicht tussen centralisatie en decentralisatie. “Ik zie controlling als een centraal en transversaal gegeven. Centraal betekent dat het groepsniveau de eindverantwoordelijkheid draagt en de cijfers van de organisatie bewaakt en controleert. Die controle zorgt voor consistentie en overzicht. Maar ik geloof ook sterk in de autonomie en daadkracht van de lokale divisies. Illustratief is het project One SAP+, waarbij we de volledige organisatie naar een centraal ERP-pakket migreren. Het OneSAP-project is technisch voltooid, maar moet nu zijn volledige waarde waarmaken. Om dat te bereiken, blijven we de samenwerking binnen de hele groep harmoniseren, zodat het nieuwe centrale platform de efficiëntie op elk niveau ondersteunt. Wanneer alles op punt staat, beschikken we over een heldere gemeenschappelijke basis en een vlotte quasi volautomatische doorstroming van de cijfers vanuit de regionale niveaus.”

Binnen het consolidatieproces vormen de verplichtingen en vereisten op het vlak van compliance en audit niet de hoofddrijfveer. “We willen op een zo efficiënt mogelijke manier de regelgeving volgen en staan op dat vlak geen compromissen toe. Meer nog, het toezien op de consistentie van onze cijfers en verslaggeving zie ik als een kerntaak. Maar het gaat ons toch vooral om het sturen van de business. Met de juiste cijfers kunnen we alle stakeholders de correcte sturingsinformatie bezorgen en tegelijk zelf een maximale waarde uit de data genereren.”

Thibaut Devroye wijst nog op een ander voordeel van een strakke consolidatie. In 2023 integreerde Elia Group voor het eerst het duurzaamheidsverslag en financieel verslag tot een volledig geïntegreerd jaarverslag. De netbeheerder stapte van een verslaggeving volgens de standaarden van het Global Reporting Initiative over naar een rapportering in lijn met de Europese richtlijnen voor duurzaamheidsverslaggeving (European Sustainability Reporting Standards - ESRS) . “Op basis van een grondige evaluatie van die richtlijnen hebben we onze processen verbeterd, de datacollectie aangescherpt, nieuwe maatstaven geïntroduceerd en werkwijzen universeel afgestemd. Wanneer je een rapport van 450 bladzijden samenstelt, is een hybride en multidisciplinaire werkwijze vereist. Voor veel elementen heb je bovendien nood aan data van verschillende afdelingen: uit operationele hoek, van de financiële afdeling en uit de hoek van onze duurzaamheidsexperts. We investeerden in de rapportagesoftware “ Workiva” om de processen rond het verzamelen van input uit verschillende bronnen te stroomlijnen. Ik beschouw die samenwerkingsgerichte werkwijze als een grote vooruitgang ten opzichte van onze vorige aanpak, die gebaseerd was op silo's en Excel. Onze processen zijn nu veel beter geïntegreerd en verlopen efficiënter. Het Belgisch Instituut van de Bedrijfsrevisoren riep ons geïntegreerd jaarverslag in 2023 uit tot beste duurzaamheidsverslag. Dat illustreert de doeltreffendheid van onze inspanningen.”

Consolidatie als sparringpartner

De consolidatieafdeling fungeert binnen Elia als een interne sparringpartner. “Die rol manifesteert zich in beide richtingen. We treden in dialoog met de lokale controllers en verantwoordelijken, maar communiceren de cijfers ook naar boven toe. Het is onze taak om ervoor te zorgen dat het management diepgaande inzichten verwerft. Van het duiden van trends en afwijkingen, over het verklaren van verschillen tussen entiteiten tot het aanwijzen van mogelijke verbeteringen: de consolidatiemanager voegt over de hele lijn een extra dimensie toe. Analytisch denken is een must, want we horen zowel de cijfers als de context te kennen. Net zo belangrijk is het onder de knie krijgen van  de technische aspecten van vaak complexe boekhoudnormen, in nauwe samenwerking met onze accountants. Wie bij ons aanklopt met een informatieverzoek, verwacht namelijk een sluitend en onderbouwd antwoord. Een andere belangrijke taak bestaat volgens mij uit het bewaken en verbinden van de processen. Daartoe werkt een consolidatieafdeling met veel stakeholders samen en heeft ze een overkoepelend zicht op de deadlines, processen en systemen.”

Hoewel Elia Group zijn consolidatieprocessen de voorbije jaren al grondig heeft getransformeerd, ziet Thibaut Devroye de huidige status niet als een eindpunt. “In 2025 haalde Elia Group 2,2 miljard euro op via een combinatie van een private plaatsing van 850 miljoen euro bij institutionele beleggers en een claimemissie van 1,35 miljard euro voor bestaande aandeelhouders. Die evoluties brengen nieuwe eisen op het vlak van rapportering met zich mee. Consolidatie evolueert voortdurend, maar binnen een groeiverhaal als het onze vormt wendbaarheid pas echt het sleutelwoord.”

Het spreekt voor zich dat Elia Group de vrucht van zijn consolidatie-inspanningen ook wil meten. “De interne tevredenheid telt als een belangrijke waardemeter. Ook reken ik het consolidatieproces af op de snelheid, volledigheid en nauwkeurigheid waarmee we onze cijfers aanleveren. We kunnen voor die verschillende peilers mooie resultaten neerleggen.”