RPA bij Umicore: een assistent, geen vervanger

Materialenspecialist Umicore gebruikt Robotic Process Automation (RPA) sinds 6 jaar om bepaalde ‘manuele’ bedrijfsprocessen over te nemen. Het bedrijf heeft jaarlijks zo’n 300.000 aankoopfacturen te verwerken. Hoewel het proces grotendeels geautomatiseerd is dankzij het gepaste ERP-systeem, wordt RPA gebruikt om dubbele boekingen en betalingen van een binnenkomende factuur op voorhand te detecteren. Drie sleutelfiguren van de implementatie geven toelichting: “De terugverdientijd van zo’n investering is slechts enkele weken”, zegt Benoît Stevens, hoofd van groepscontrolling en accounting bij Umicore.

De implementatie van een succesvol RPA-systeem gebeurt niet door één persoon. Om een volledig beeld te kunnen schetsen, zitten CIO Joris Peeters, Head of Global Process Ownership Record to Report (R2R) Xavier Van Houte en Head of Group Controlling and Accounting Benoît Stevens samen rond de tafel.

Discipline

Umicore ontwikkelde 6 jaar geleden de eerste RPA. Vandaag hebben ze 55 robots die dergelijke, op regels gebaseerde, taken overnemen. Daarvan opereren er zo’n 35 binnen finance. “De motivatie om voor RPA te kiezen, is tweeledig”, zegt Xavier Van Houte. “Het gaat niet alleen om automatisatie en productiviteit, maar ook om risicomanagement. Onze eerste robot werd opgebouwd met fuzzy logic en diende om te voorkomen dat facturen twee keer betaald werden.”

“RPA-systemen vervangen op regels gebaseerde taken”, legt Xavier Van Houte uit. “Het dient niet voor taken waar veel reflectie of menselijke beoordeling aan te pas komt. Bij finance komen veel discipline en regels aan te pas, dus dit is een domein die zich er goed toe dient.” De 35 verschillende robots binnen finance zijn te veel om op te noemen. Maar de voorbeelden lopen sterk uiteen: van compliance en het voorbereiden van rapporten tot het opvragen van metaalprijzen of wisselkoersen.

Drie categorieën

De RPA-systemen bij Umicore vallen in drie grote categorieën. Om te beginnen zijn er de taken die in dermate grote volumes moeten worden uitgevoerd, dat het voor mensen niet meer haalbaar is. Het voorbeeld van de dubbele betaling valt hieronder. “Controleren of een factuur eerder al betaald werd, is complex en tijdrovend”, legt Benoît Stevens uit. “Het duurt enkele minuten, maar je moet het elke dag en voor elke factuur doen.”

Een tweede categorie zijn de taken die door mensen gebeurden, maar waar weinig toegevoegde waarde in vervat zit. “Denk aan de repetitieve taken die je kan automatiseren”, zegt Benoît Stevens. “Ten derde gebruiken we RPA binnen compliance en monitoring als een intern controle-element. We zijn RPA beginnen verkennen in de eerste categorie, met de dubbele factuur robot waar de terugverdientijd snel is. Daarmee heb je de stakeholders ook snel overtuigd om te investeren: het is een businesscase op zichzelf. We winnen er tijd en geld mee.”

Supertool

Om deze RPA-systemen op te bouwen, moest een nieuw team worden samengesteld. “We gingen op zoek naar gepassioneerde mensen in het bedrijf die op dit project wilden samenwerken”, legt Benoît Stevens uit. “Mensen die met een case naar voor kwamen en met de ideeën om het aan te pakken. Je moet weten hoe de routines in elkaar zitten. Dat ligt aan de basis van automatisatie.” Met het UiPath-platform werden processen en achterliggende protocollen uitgetekend. “Het is relatief eenvoudig”, stelt Benoît Stevens. “Je tekent je flow uit, die je kan linken aan verschillende programma’s zoals Excel of SAP. De robot gaat dan in de verschillende systemen alles connecteren en geeft op basis daarvan een output. Een robot is een supertool wanneer je informatie uit verschillende schermen moet samenvoegen.”

“Hier komt discipline terug”, springt Xavier Van Houte bij. “Je moet heel precies kunnen zijn in alle stappen van het proces. Als het proces niet in detail beschreven kan worden, is een robot niet de juiste oplossing. We hadden een lijst met ongeveer 200 mogelijke cases om op die manier te automatiseren. Na alles grondig te bekijken, eindigden we met 35 cases. Omdat we zo strikt zijn in de selectie en kijken naar de juiste robotapplicatie, zijn we zeker van de snelle terugverdientijd. RPA is niet altijd het antwoord. Wanneer we de businessprocessen onder de loep nemen om te kijken naar automatisatie, komen we soms tot de conclusie dat de inefficiënties kunnen worden opgelost door eenvoudigweg het proces aan te passen.”

Totaalpakket

RPA neemt dus al heel wat taken over. Umicore onderzoekt nu hoe AI deze processen naar een hoger niveau kan tillen. Maar waar RPA duidelijke regels volgt, volgt AI een gedachtegang die minder transparant is. Toch wil dit niet zeggen dat alle uitkomsten door de mens geverifieerd moeten worden. “Het hangt ervan af of je 100 procent zeker wil zijn, of 99 procent”, zegt Joris Peeters. “Wanneer je een AI-element toevoegt, kan je de 99 procent identificeren waar je zeker van bent, het onzekere procent stuur je terug naar de gebruiker. Het moet ons helpen om patronen te herkennen. Omdat we processen end-to-end willen automatiseren, kunnen we regelgebaseerde automatisatie combineren met machine learning. Dat wordt het totaalpakket.”

Een voorbeeld waar RPA en AI samenwerken, vinden we terug bij de validatie van de P&L. “Een robot verzamelt de data voor de winst- en verliesrekening, maar ons interne controlesysteem impliceert ook dat we de cijfers vergelijken met eerdere periodes om te zien of alles consistent is. We moeten dus nog mensen inzetten om deze rapporten te controleren. AI kan aan de hand van historische data trendanalyses uitvoeren en bepaalde afwijkingen of variaties helpen identificeren en verklaren”, stelt Xavier Van Houte.

Geen consultants

De tijdspanne tussen het RPA-idee en de implementatie ervan, bedraagt doorgaans tussen de vier en zes weken, al kan dit langer zijn naargelang de complexiteit van de toepassing. Voor een bedrijf met de omvang van Umicore, is dit snel schakelen. “We maken deze toepassingen dan ook vanuit het team”, stelt Benoît Stevens. “We presenteren het als een kans voor de werknemers. De robot zal ze niet vervangen, maar ze krijgen er een assistent bij. Ik denk dat we het zo snel konden implementeren omdat er geen pushback was van het team.”

“Toen we onderzochten wat we wilden automatiseren, hebben we dat ook aan het team gevraagd. Er kwam geen consultant dicteren wat er moest gebeuren maar iedereen kon in een open Excelbestand suggesties noteren van wat ze wilden automatiseren. Het is geen oplossing voor Umicore, het is een oplossing voor onze mensen”, zegt Benoît Stevens. “Het genereert positieve energie in het team.”

Documentatie

Binnen dit volledige proces is het van groot belang om de documentatie van alle processen niet te onderschatten. De kans bestaat altijd dat je moet terugvallen op de kennis bij de werknemers of dat de workflow verandert en je dus het RPA-systeem opnieuw moet uittekenen. “Het implementeren van de robots is dus ook een manier om de algemene operationele kwaliteit van de processen te verhogen”, legt Joris Peeters uit. “Het verplicht je om de processen heel nauwkeurig vast te leggen, waardoor het mogelijk wordt om ze te analyseren, verbeteren en automatiseren.” Het verhoogt dus niet louter de efficiëntie van een proces, maar ook de transparantie ervan.

“Heel complexe processen, waar voordien geen back-ups van bestonden omdat dit door één persoon werd gedaan, werden gedocumenteerd. Dat is heel complex en gedetailleerd, maar ook noodzakelijk als je wil automatiseren”, vult Benoît Stevens aan. Daarbij worden processen dus ook reproduceerbaar. Teams worden zo dus gedwongen om kritisch te kijken naar hun manier van werken. Documentatie is niet alleen een technische vereiste, het is een hefboom voor samenwerking en procesverbetering.

Advies

Wie RPA wil implementeren in zijn bedrijf moet vooral rekening houden met een bottom-up benadering, vindt Xavier Van Houte. “Waar maakt het een verschil voor de medewerkers?” Volgens Joris Peeters is het ook belangrijk om te vertrekken vanuit het probleem. “Je moet je afvragen wat de beste oplossing is. Het komt erop neer dat je processen wil vereenvoudigen, RPA is daarin een middel, geen objectief.