Vooral het innovatief karakter van Quares liet een tijdje geleden de adaptatie van RPA als tool toe in de organisatie. Wat eerst meer als modewoord werd onthaald, werd dagelijkse realiteit bij de vastgoedmaatschappij. Daarin benadrukt finance & IT-manager Jens De Roover het belang van een goede onderbouw in de processen. “We verplichten onze mensen eigenlijk om terug naar de basis te gaan vooraleer we andere processen beginnen te automatiseren.”
Quares staat voor Quality Real Estate Services en is opgericht in 2005. De organisatie kent zes kantoren in de Benelux en huist 70+ medewerkers. Quares is een diverse speler in de real estate en het benadert die markt ook op een zo breed mogelijke manier. Behalve makelaardij neemt het ook het beheer van professioneel vastgoed tot zich en heeft het tal van nevenactiviteiten, waarbij de klemtoon telkens ligt op innovatie, expertise en duurzaamheid. Om het belang van innovatie bij Quares te kaderen, sinds meer dan een jaar is er ook een Chief Innovation Officer aanwezig die gegroeid is vanuit de R&D-afdeling. Als we kijken in finance zien we aan het hoofd finance & IT-manager Jens De Roover. Hij bekleedt sinds 2018 deze functie nadat hij als businessanalist terecht kwam bij de vastgoedgroep. Om verdere stappen te zetten in de automatisering en digitalisering van finance ging hij samen met zijn team aan de slag met RPA. Het mondde uit in drie bestaande en sterk gebruikte cases die onder te brengen zijn in de finance-administratieve processen.
Kan u definiëren welke cases jullie robotiseerden?
Jens De Roover: “De eerste case is onze huurindexatie. Bij Quares beheren we het professioneel vastgoed van onze klanten en dus ook veel huurovereenkomsten. Elke maand moeten we die leases, zoals wij die noemen, openen en de informatie indexeren. Vroeger gebeurde dat manueel, vandaag is dat proces geautomatiseerd. Daarnaast automatiseerden we ook het versturen van de huurfacturen, een proces dat gevoed wordt uit ons ERP-systeem en nu aangestuurd uit onze RPA-tool. Tot slot hebben we ook veel facturen die we opvolgen voor onze gebouwen. Zoals de energiefacturen van Engie. Die worden gecodeerd en toegewezen per gebouw, en betaald natuurlijk. Ook hierop hebben we de RPA-tool losgelaten.”
Kijkt u ondertussen ook al naar meer complexe processen?
“Momenteel niet. RPA is geen ‘rocket sceince’. We nemen op dit moment de simpele processen waar veel tijd in sluipt. Hoe complexer het proces, hoe moeilijker de automatisering. Als je zelf te veel moet nadenken of te veel interpreteren, dan moet je al heel complex gaan configureren. Complexe processen automatiseren kan maar momenteel zoeken we het meer in de standaard, simpele en repetitieve processen. Je bemoeilijkt de automatisering wanneer je begint af te wijken van de processen. Het is noodzakelijk om eerst alle afwijkende processen en handelingen zoveel mogelijk standaardiseert. Dat op zich is niet eenvoudig.”
Hoe vond RPA zijn ingang bij Quares?
“In de eerste plaats vanuit het innovatief DNA in de organisatie. Dat is deels gestimuleerd door onze partners. Ze zijn nog altijd operationeel actief binnen het bedrijf, denken mee op innovatief vlak en zijn goed in het oplaten van ballonnetjes. Via hun netwerk zijn we in aanraking gekomen met robotics. We wilden natuurlijk al eerder inzetten op digitalisatie en automatisatie maar over het ‘modewoord’ RPA hadden we tot dan nog niet nagedacht. Met onze partner hebben we na een eerste verkennend gesprek een uitgebreide analyse gedaan over de mogelijkheden met RPA in onze organisatie. Voor ons was het belangrijk dat het concreet werd. En dit was achteraf gezien onze katalysator voor robotics.”
Waren jullie finance-processen daarvoor al in hoge mate geautomatiseerd/gestandaardiseerd?
“Neen, eigenlijk niet. Quares werkt met ERP-systeem YARDI. Een specifiek pakket voor de vastgoedmarkt. Zoals in elke ERP-systeem stootten we in YARDI op arbeidsintensieve en tijdrovende processen, en waren we op zoek naar systemen om onze processen te versnellen... Vanuit die noodzaak diende RPA zich aan als oplossing.”
Op welke limieten botsten jullie dan?
“Onze finance is vrij breed. Behalve zuiver finance-processen hebben we veel administratieve processen als beheerder van vastgoed. Dat betekent veel afrekeningen, indexaties van huurcontracten, … Die zitten allemaal verwerkt in ons ERP-systeem. Vooral daar verloren we veel tijd uit de grote hoeveelheid manuele handelingen. Van zodra, ik heb immers ervaring met Excel en Visual Basic, ik zag dat RPA een screen-based tool werd dan was ik overtuigd van onze noodzaak hieraan. Dan kon ik de link leggen naar de eenvoud om processen te programmeren en automatisch af te spelen, zonder het zelf telkens te moeten doen.”
Hoe zijn jullie de cases gaan detecteren?
“Er is een audit met onze partner gekomen naar onze processen in YARDI. Daar hebben we een tiental processen geïdentificeerd die tijdrovend waren en geautomatiseerd konden worden. Daarna hebben we een short list gemaakt voor de drie meest prangende processen. Dat was de voorstudie met onze partner. Toen de effectieve offerte kwam om de RPA-tool op te zetten en de licenties aan te schaffen, zagen we een te hoge kostprijs voor Quares. Daarom zijn we zelf de markt opgegaan met de analyse die we hadden en heel concreet op zoek gegaan naar de meest geschikte partner.”
Was het eenvoudig om de processen die in aanmerking kwamen, te identificeren?
“Je moet natuurlijk ‘in de tool zitten’. Ik ben overkoepelend met finance en IT bezig maar zit zelf niet in bijvoorbeeld het indexatieproces. Daarom was het belangrijk om de juiste mensen te betrekken in het verhaal. In ons geval de property accountants. Daarna zijn er workshops georganiseerd om samen de juiste processen te definiëren en uiteindelijk te kiezen. Onze medewerkers hebben input gegeven tijdens een vijftal werksessies van een halve dag en dat is uitgemond in de long list en uiteindelijk de short list.”
Hoe gaan jullie het RPA-verhaal verder opschalen? Is het de bedoeling om nog verder te automatiseren en robotiseren?
“Zeker, we gaan ook buiten ons ERP-pakket kijken. Hoe kunnen we ook andere processen automatiseren? We willen in de toekomst proefprojecten opzetten om RPA uit de scoop te halen van onze ERP. Misschien door integraties met bijvoorbeeld Outlook of andere tools. Ook in YARDI blijven we natuurlijk mogelijkheden zien.”
Hebben jullie doelstellingen verbonden aan RPA? Is er een roadmap met vaste mijlpalen?
“Niet meteen. We hebben wel ons jaarlijks innovatie- en digitalisatiebudget. Met RPA willen we binnen dat budget elk jaar verder bouwen. Het is mijn doel om daar telkens budget voor vrij te maken. We willen telkens meer tijdwinst creëren voor onze mensen en willen ook dat ze leren nadenken over het proces en bijgevolg ook data. Hoe ga je data gaan opbouwen? Nu zijn we vooral nog op de processen gefocust want onze data set-up vandaag is nog niet sterk genoeg om al verder te kunnen automatiseren. We verplichten onze mensen eigenlijk om terug naar de basis te gaan vooraleer we andere processen beginnen te automatiseren. Op lange termijn is de sky the limit. Hoe meer we automatiseren, hoe beter (lacht).”
En dat mag niet ten koste gaan van de finance-medewerkers denken we dan?
“Natuurlijk niet. We moeten net de saaiere, repetitieve processen wegnemen bij onze medewerkers en hen laten doen waar ze goed in zijn en hen ook motiveert. Ze krijgen door doorgedreven automatisatie meer invloed op andere zaken. We mogen ook niet onderschatten dat onze mensen ook gewoon veel werk hebben. Door het inzetten van RPA kunnen ze hun prestaties beter controleren en de tijd die vrijkomt meer inzetten in analyse. Onze property accountants krijgen zo ook meer tijd voor kwalitatieve output richting onze klanten.”
Is het eenvoudig om de mensen bewust te maken om de juiste data te capteren? RPA moet immers gevoed worden door de juiste data?
“Het vraagt vooral een mentaliteitswijziging. De property accountants zijn bijvoorbeeld afhankelijk van niet-financiële medewerkers die data moeten invoeren. Met die basisinformatie gaan zij de leases opzetten. Je moet iedereen goed overtuigen dat het noodzakelijk is om informatie op de juiste manier op te zetten. Dat is de sleutel om verder te automatiseren. Vanuit finance-IT zijn we ons daar heel bewust van omdat alles hier ook rond data draait. Die is van goud waard maar je moet ook de organisatie daarin meekrijgen. Dat begint bij het opzetten van die data. Er zijn processen en tools hiervoor maar je moet stap per stap gaan. Dat is de echte uitdaging.”