Seyntex beheerst werkkapitaal met militaire precisie

Seyntex maakt deel uit van de bedrijven van de familie Seynaeve. De familie ging van start met dit textielbedrijf en is nu, naast deze activiteit, eveneens een internationale speler in de luchtvaart, glasproductie en motoronderdelen. Bij Seyntex begon het allemaal met textiel.

Vandaag is Seyntex gekend als de producent van uniformen voor onder andere het leger en de politie. Het bedrijf bestaat al meer dan honderd jaar en is nog steeds in handen van de familie Seynaeve, vandaag reeds de vierde generatie.

Aanbestedingen

Ulysse Depret, CFO bij Seyntex, legt uit hoe het bedrijf te werk gaat. “Wanneer de overheid een aanbesteding uitschrijft, voor bijvoorbeeld een rugzak, hebben ze daar speciale eisen voor. Denk aan volume, vuurvastheid, bepaalde trek- en draagsterktes… Ons ingenieursbureau in Roemenië gaat met die eisen aan de slag en ontwerpt een product die aan die specificaties voldoet. Daarna gaat het sourcingteam op zoek naar alle materialen die ervoor nodig zijn, gaande van de camouflage tot de kleinere componenten. In de fabriek moet ook aan de nodige kwaliteits- en traceability eisen voldaan worden.” Die traceability heeft betrekking op alles wat met ballistiek te maken heeft, zoals de kogelvrije vesten. “Als er ooit iets zou misgaan, moeten we perfect kunnen aantonen uit welke productieserie met welke grondstoffen dat komt.”

Doordat bestellingen steeds via aanbesteding gebeuren, is er wereldwijde concurrentie. “Soms concurreren we met spelers uit Europa, maar als het echt om grote bestellingen gaat komt de concurrentie van overal ter wereld.”

Werken met aanbestedingen is niet altijd gemakkelijk of goedkoop. Vooraleer er verkocht kan worden, zijn er investeringen in ontwerp en prototype nodig. In die fase weet je nog steeds niet of je de bestelling zal krijgen. “Niemand herinnert er zich nog wie tweede geworden is op die aanbestedingen”, stelt Depret terwijl hij een rugzak aantikt. “Maar er is wel iemand die één of meer rugzakken ontworpen heeft en dan geen orders gekregen heeft. Als het over kogelvrije vesten gaat, dan hebben die ook al een hoop ballistische testen en laboproeven doorlopen. Dat kost wel wat.” Bovendien zorgen camouflagepatronen en de specifieke eisen dat het eindproduct niet aan een andere partij verkocht kan worden, mocht je de aanbesteding niet winnen.

Oefening in werkkapitaal

De wereld van de aanbestedingen is atypisch. “Werkkapitaal is een grote uitdaging”, stelt Depret. Het proces vanaf de uitbesteding uitgeschreven wordt tot de verkoop kan soms meerdere jaren duren. Afhankelijk van de contractuele afspraken, krijgt Seyntex in het beste geval slechts een voorschot. “Dat wordt contract per contract onderhandeld. Bij een van de buurlanden is dat bijvoorbeeld redelijk standaard, bij anderen moet je wat meer onderhandelen.”

Om zo’n tussenperiode van een jaar of langer te overbruggen, moet Seyntex niet meer bij de bank aankloppen. Al hebben ze het vroeger wel gedaan. “Vroeger sloten wij kredietcontracten af, puur in functie van aankoop van materiaal. Maar omdat wij ons werkkapitaal hebben verbeterd, zijn we op dit moment een volledig schuldenvrije groep geworden.”

Daarnaast is ook het papierwerk een kluwen. “We hebben vergunningen nodig voor alles wat aangekocht of geproduceerd wordt. Bijna wekelijks krijgen we bijkomende vragen op onze betaallijst over wat precies gekocht wordt, of het voor militaire doeleinden is en wie de eindklant is”, legt Depret uit. “Aan de bank moet ik ook meer informatie voorzien, waar collega-CFO’s van andere bedrijven wellicht niet mee lastiggevallen worden.” Ook klanten en businesspartners worden gecontroleerd. “We hebben een internal compliance persoon die zich fulltime bezighoudt met het verkrijgen van vergunningen en de screening van potentiële klanten. Het is ondenkbaar dat we bijvoorbeeld aan Rusland zouden verkopen.”

Maatwerk

In legers wereldwijd circuleert al meer dan een eeuw het befaamde mopje: ‘Het leger heeft uniformen in twee maten: te groot en te klein’. Voor Seyntex is het een uitdaging om dit te ontkrachten, maar het lukt.

 “Er zijn heel veel artikelen waar we moeten wachten met produceren tot we de maten gekregen hebben”, legt Depret uit. “Het is niet zo dat de maten van soldaten mooi verdeeld zijn volgens de Gauss-curve. We hebben natuurlijk veel ervaring en kunnen daar wel een inschatting van maken, maar per bestelbon ben je afhankelijk van de maten.”

Daar komt bij dat alles wat te veel geproduceerd wordt, genadeloos de vuilbak in gaat. “Bij aanbestedingen met het leger sta je onder boetedruk als je niet tijdig kan leveren”, duidt Depret. “Je wordt in een positie geplaatst waar je nog weinig informatie hebt, dus je moet kunnen weerstaan aan de drang om te veel in te kopen, maar heel snel reageren wanneer je alle informatie hebt. Het is de kunst om precies te kopen wat je nodig hebt en met zo weinig mogelijk verlies te werken.” Seyntex tracht zich hiertegen in te dekken door het optimaliseren van snijalgoritmes, maar ook door hard te onderhandelen met leveranciers, “over elke meter stof”.

Budgetritme

Om het werkkapitaal onder controle te houden, wordt elke vier maanden een budget opgemaakt. “In februari-maart maken we het budget voor het jaar – ons boekjaar loopt van april tot maart. Vier maanden later hernemen we die, en bekijken we de situatie van de afgelopen vier maand en maken we een forecast voor de acht maanden die komen. Vier maanden later herhaalt dat zich in acht maanden actual en een forecast van vier maanden. Daarnaast sluiten we ook maandelijks af waarbij we naar het orderboeken kijken om inzicht te krijgen in wat er vroeger of later zou komen.”

In de lift

Een voordeel van de aanbestedingen is dan weer dat ze zich vaak herhalen. “Om de vier jaar moet er voor de Franse regenkledij een bod gedaan worden. Kledij verslijt en er komen altijd nieuwe rekruten. Nu merk je dat er in alle legers meer en meer soldaten komen, dan heb je ook nog de reservisten en die hebben allemaal om de zoveel tijd recht op een nieuwe tenue.”

Seyntex heeft enkele goede jaren achter de rug. Na een klein verlies in 2020 schieten de omzet- en winstcurves de lucht in. De reden? “Ik ben CFO sinds 2021”, grapt Depret. Maar hij heeft ook andere verklaringen. “We hebben gewoon ons best gedaan, goed ingespeeld op de opportuniteiten die in de markt lagen en de juiste investeringen gedaan. Bovendien is dit een familiebedrijf, met een sterke familie die ook echt achter het bedrijf staat.”

De familie Seynaeve is tot op de dag van vandaag sterk betrokken. “Arthy Seynaeve is hier elke dag, het is super om met hem samen te werken”, vertelt Depret. “Als je hem een goede investering kan aantonen, wordt er snel geschakeld en dit samen met de CEO Agar Daelemans. ” Daarnaast heeft Depret nog een ‘leraar’ achter zich. “Ik heb een heel goede sensei. Johan De Lille is strategisch directeur van de familie Seynaeve in al haar bedrijven. Hij is een ervaren CFO die in verschillende sectoren ervaring opdeed, hij stuurt aan op de correcte processen en staat mij bij als mentor.”

Scherpstellen

Naast het bolwerken van de dagdagelijkse financiële operaties wil Depret in de nabije toekomst werk maken om sneller zicht te krijgen op de resultaten. “We willen beter en sneller zicht krijgen op resultaten en op de performantie van ons productieapparaat. Daar zijn nog stappen te zetten. Ook de maandelijkse rapportering zou voor mij sneller afgesloten mogen worden.” Seyntex steunt op verschillende softwarepakketten, SAP, Lucanet voor consolidatie, Tri-a voor controle in de boekhouding en Easy Systems voor invoice verficatie.

Voor bedrijven die werken met aanbestedingen, kan hier het verschil in zitten. “Als je één procent duurder bent dan je concurrent bij de indiening van je aanbesteding, dan krijg je simpelweg niets. Het is een winner-takes-all business. We kunnen het ons niet veroorloven om fouten te maken, hoe klein ze ook mogen zijn.”

Een inschatting maken van hoe een bepaalde concurrent de aanbesteding aanpakt, is in het beste geval beredeneerd giswerk. “We gaan kijken wie er allemaal deelneemt en op basis daarvan een inschatting maken. Soms sta je tegenover de prijzendrukker en een andere keer tegenover zij die echt voor kwaliteit gaan. Je moet ook inschatten of iedereen die meedoet zich wel écht in de running kan plaatsen. Het is niet omdat iemand meedoet, dat die ook een conform product gaat kunnen aanbieden. Er zijn soms ook ‘bonuspunten’ te verdienen voor duurzaamheid en lokale (Europese) verankering, maar de spelregels worden per aanbesteding apart beschreven.”

Depret geeft nog zijn financiële filosofie mee: “Als je professioneel te werk gaat, en zelfs met de kleinste taak die van je gevraagd wordt goed, correct en professioneel omspringt, dan ga je automatisch naar betere resultaten.”