Meerdere, gekwalificeerde analisten erkennen Anaplan als dé game changer op het gebied van performance management en FP&A. Zo ook het internationaal chemiebedrijf Solvay. FP&A-director Alexandre Blum:
“De implementatie van Anaplan past perfect in ons finance transformatiekader. Het laat ons toe, meer dan welke ander tool, geïntegreerd, wendbaar en vooral gebruiksvriendelijk te werken.”
Solvay is een internationale speler in chemie en geavanceerde materialen met een jaarlijkse omzet van ongeveer 10 miljard euro en ruim 23.000 werknemers. Het hoeft dus geen betoog dat de portfolio van de organisatie behoorlijk complex is. Nu de finance-afdeling van Solvay een volledige transformatie doormaakt, vindt de FP&A-afdeling haar platform in Anaplan. “Om de grote van onze organisatie optimaal te benutten, hebben we logischerwijs ook de finance planning herbekeken”, zegt FP&A-director Alexandre Blum. “Ons model was vroeger vrij gedecentraliseerd maar nu ligt het in lijn met de groepsstrategie en gaan we naar een meer gecentraliseerde aansturing van finance. We zijn de manier waarop we onze FP&A doen, aan het aanpassen en hebben daarbij de ondersteuning van Anaplan als tool. Het laat ons toe om volledig geïntegreerd, meer wendbaar, gedigitaliseerd en geautomatiseerd te werken. We moeten reactief kunnen handelen en dat verwacht niet alleen het management van ons. De Covidcrisis heeft ons andermaal getoond hoe belangrijk het is om de what-if scenario’s snel te kunnen weergeven. En zoals veel bedrijven, zaten we vastgeroest in een Excel-noodlesoep.”
Laagdrempelig en ruim inzetbaar
In het laatste kwartaal van 2020 besloot Solvay in zee te gaan met Anaplan. “Het platform is bijzonder gebruiksvriendelijk, ook voor non-financials. Net omdat we de tool diep in onze organisatie willen integreren, is dat essentieel. We zochten en vonden in Anaplan een platform die laagdrempelig is en ruim inzetbaar. Dat heeft voor ons de doorslag gegeven uiteindelijk. Op dit moment zitten we in een eerste projectfase, die we gestart zijn in oktober 2020. Onze eerste module is zero-based budgetting. We gebruiken Anaplan als platform en gaan op basis van dat project al onze modules bouwen. De vruchten van dat project willen we plukken vanaf 2022.” De user experience in Anaplan schrijft FP&A-director Blum bijzonder hoog aan: “Het is tweeledig. Anaplan heeft de mogelijkheid om alles heel visueel te maken, zonder dat er te veel techniciteit bij komt kijken. Daarnaast kunnen we alles real-time gaan raadplegen… En als er iemand in de organisatie zijn budget ingeeft, wil je toch gewoon dat hij of zij een performante ervaring heeft. Anaplan maakt het voor de eindgebruiker echt eenvoudig.”
Alexandre Blum wijst tegelijk op de ondersteuning doorheen het traject. “Onze service provider ondersteunt ons in het project management en sommige delen van de ontwikkeling. De ondersteuning van Anaplan zelf is vooral adviserend. Op bepalende punten geven zij ons de nodige expertise. Daarnaast werken we ook samen met hen in de voorbereiding van de volgende stappen. Zo krijg je echt een communicatieplatform en zie je ook dat beide partijen hard nadenken over de mogelijkheden binnen Solvay. Anaplan connecteert ons ook met andere partijen, zodat we een beeld krijgen van alle mogelijkheden van de software.” Die nabijheid bevalt Blum wel. “De mensen in de frontlinie zijn echt bijzonder getalenteerd en staan ons bij met de juiste zaken. Ze komen met echt advies, niet de doordeweekse punten. Ze begrijpen onze situatie maar ook onze zorgen en benodigdheden. Enkele departement hebben uitleg gekregen in verschillende demo’s, dat zorgt ervoor dat iedereen een juist beeld heeft van de software. Het is voor ons bedrijf erg belangrijk om voldoende use cases te hebben en de waarde van deze software te begrijpen. Het is en blijft immers een serieuze investering. De hulp van hun team is zeker welkom, de kennis die Anaplan brengt, zowel intern als extern, is bijzonder waardevol.”
Juiste assumpties maken
FP&A vormt het centrum van het decision-making proces. “En dat is zelfs nog belangrijker voor een groot, industrieel bedrijf als Solvay en vooral het B2B-model. De volatiliteit van onze markten, en de verschillende snelheden in ontwikkelingen binnen de verschillende markten, zorgen ervoor dat we enorm snel moeten kunnen schakelen en over de juiste informatie beschikken. De snelheid waarmee je vandaag een plan moet kunnen updaten, opties kunnen aanpassen, om bijvoorbeeld kapitaal te (her)alloceren, is enorm. Het droomscenario is om het directiecomité met slechts een of twee assumpties, meteen de impact te doen zien van onze plannen. Binnen hoogstens twee jaar zal dat hopelijk mogelijk zijn voor ons. Nu moeten we onze nog op enkele typische zaken focussen, zoals bijvoorbeeld bij schommelingen van wisselkoersen en de impact daarvan op onze projecten. Als we hier de juiste inzichten krijgen dan kunnen we heel snel schakelen. En dat zal ook meteen te visualiseren zijn.”
Het belang van een geordende datastructuur is daarbij van groot belang. Dat ziet Blum als belangrijke uitdaging. “Het is een traject van enkele jaren”, zegt hij. “En dat is ook geen verrassing natuurlijk als je start met het traject. We zien inderdaad dat de datakwaliteit een enorme rol speelt. Die is nog niet optimaal maar op dit moment zien we wel dat er een zekere gewoontedrang bij de medewerkers begint te komen. Als we de datakwaliteit nu verbeteren, kunnen we dit ook effectief waarnemen. In het verleden was het net erg moeilijk om mensen daarin mee te krijgen, want hoe goed je de data ook verzorgde, aan het einde van het proces ging finance het toch aanpassen. Als je de data real time wil, in de kortst mogelijke tijd, dan moet je over ‘clean’ data beschikken. Dit hebben we in onze organisatie gecreëerd, via verschillende tools die de kwaliteit van de data controleren. De datakwaliteit en de gebruikersacceptatie zijn dus cruciaal om een tool als Anaplan optimaal te benutten.”
Enthousiasme medewerkers groot
De rol van Anaplan in FP&A maakt, zoals eerder aangegeven, deel uit van een groter transformatieproces bij Solvay. “Anaplan is in die zin wel een van de essentiële onderdelen. Voor ons eerste project rond zero base budgetting hebben we eigen, unieke parameters ingesteld. Het is een samenwerking van procurement en finance. Voor de andere projecten, vooral in onze afdeling, bekijken we om een soort van hub, een center of expertise, op te zetten, waar we permanent enkele medewerkers hebben die verder de modules van Anaplan verder ontwikkelen. We zijn in die zin ambitieus in ons digitaal traject. We beseffen dat onze organisatie vrij laat is in haar digital journey maar Solvay heeft finance altijd bewust complementair laten meegroeien met de strategie. Net omdat Solvay een behoorlijk intense portfoliostrategie heeft gekend de laatste jaren zou het inefficiënt geweest zijn om een zwaar digitaliserings-, automatisatietraject te implementeren terwijl je de bedrijfsstructuur aan alle kanten hertekend. De timing zat toen gewoon niet goed. Dit is nu wel het geval met de One Solvay-strategie die we doorheen het bedrijf implementeren. Een bewuste strategische keuze dus.”
De FP&A-afdeling van Solvay telt meer dan 200 mensen. “Nu we de activiteiten meer gaan centraliseren, krijgen we een betere controle op onze processen. Onze finance-medewerkers zijn bijzonder enthousiast en dokteren al tal van mogelijkheden uit, ook in onze Anaplantool. Natuurlijk beseffen ze ook dat de manier van werken verandert. Geen Exceltemplates meer, … De medewerkers willen gelukkig telkens meer betrokken worden in het verhaal, wat goed is. Het gebruik van Anaplan laat ook dat toe. In die zin zijn we zeker op de goede weg.”