Transformation Model leidt uw finance-organisatie door digitale transformatie


Finance organisaties moeten meer dan ooit behendig en flexibel zijn. Alsof de digitale transformatie nog niet snel genoeg kwam, zorgt Covid-19 voor een ongeziene acceleratie van dat proces. Het Transformation Model van PwC leidt finance doorheen de digitalisering en zorgt ervoor dat de organisatie klaar is voor de ‘next step’. “Data-analisten en -specialisten kunnen vandaag echt niet meer ontbreken in het finance team.”

Niet nieuw, wel essentiëler dan ooit tevoren


“Neen, het Transformation Model is niet nieuw”, zegt Lead Partner Consulting François Jaucot. “De laatste jaren zien we een grote evolutie bij de rol van finance-afdelingen en die van CFO’s. De transactions en accounting zijn in 99 procent van de organisaties onder controle maar het is tijd voor de volgende, grote stap. Die zal ultiem zorgen voor een volledige scenario-analyse die nieuwe inzichten zal geven en de corporate strategy zal ondersteunen. Het Transformation Model maakt de organisatie meer agile en zorgt ervoor dat de CEO een data-gedreven ondersteuning krijgt bij het nemen van strategische beslissingen.” De impact van de digitale transformatie is dus aanzienlijk en Covid-19 accelereert die trend nog meer. “Zoals de invloed op het gebruik van interne data”, vertelt Pierre Wangen, Senior Director Business Services Transformation. “Het gebruik van big-data intern is vooralsnog bijna onbestaand en is één van de frustraties, zo blijkt uit een bevraging, van C-Level Executives. Slechts 44 procent van hen is tevreden over de ondersteunende rol die de finance functie biedt. En dat impliceert voor een groot deel het aanwenden van data voor intern gebruik. Er is echt voldoende informatie aanwezig maar die wordt intern amper op de juiste manier toegepast.”

Data voor extern gebruik, intern vooral proefprojecten


Covid-19 als de grote accelerator van digitale transformatie is een trend die zich doorzet in alle sectoren. De invloed van AI en RPA in finance is daarbij onweerlegbaar. “Het extern gebruiken van data om een betere kijk te hebben op klanten en leveranciers werd bij de meeste organisaties al toegepast”, duidt Wangen. “Het gebruik van die big-data intern is er nog niet maar het is wel hét meest essentieel onderdeel om de finance-organisatie te leiden naar de ‘New Normal’. De informatie die je uit die data kan afleiden is ook transversaal. Het gaat niet alleen over het gebruik bij de traditionele finance reporting maar ook bij bijvoorbeeld KPI’s. Met de interne en externe informatie breng je de forecasting naar de next level en dat is noodzakelijk om de toekomstige ondersteuning van de finance organisatie te vrijwaren. Die nieuwe inzichten moeten de business naar een volgend niveau brengen. Een finance-organisatie hoeft het niet meer te veel in compliance en transaction te zoeken. Farmaceutische topbedrijven konden door het intern implementeren van AI en RPA hun kosten met 30 procent reduceren. Het is dus tijd om de volgende stap te zetten maar daar dient de organisatie wel agile te zijn.” “CFO’s begrijpen dat ze hun organisaties moeten laten evolueren”, zegt Jaucot. “Maar het begrijpen welke inzichten AI en RPA hen kunnen bieden en waarvoor data aangewend kan worden, is tijdrovend. Het aanpassingsproces is niet eenvoudig. Meestal luidt de vraag: hoe moeten we dit doen en waar starten we? Data is er maar het is wel belangrijk om te weten wat organisaties ermee kunnen doen en waarom ze die zullen gebruiken. Organisaties hebben ook vaak verschillende tools en dat bemoeilijkt het proces. Het belang van de juiste systemen én de juiste mensen is daarom significant. Data-analisten en -specialisten mogen vandaag gewoonweg niet meer ontbreken in de finance organisatie. Die heb je echt nodig.”

BXT-methode voor een echte User-Experience


“De talenten van morgen zijn niet zozeer accountants maar wel ingenieurs met een technologische achtergrond”, schetst Wangen. “Mensen met veel zin voor insights en analytics. Om die aanzet te geven, brengen wij organisaties samen in ons Experience Center. PwC zorgt voor een multidimensionaal team van finance, data-specialisten, IT’ers, … En hier bij ons co-creëren ze eigenlijk samen oplossingen. Het groeperen van specialisten en experts met verschillende achtergronden mondt uit in volledige user-experience. Er wordt niet zomaar een expert neergezet die hen vertelt wat te doen. De ervaring van de mensen komt in het midden te staan met BXT-methodologie, Business eXperience Technologie. Hoe willen zij hun finance-organisatie naar de ‘next level’ brengen? Het idee voor hen om samen ideeën uit te wisselen en creatief aan de slag te gaan, zorgt voor een aha-erlebnis. En eerlijk? De resultaten zijn echt fantastisch. De organisaties zijn er bijzonder tevreden over.”

Change in governance maakt het verschil


Jaucot beaamt die user-experience. “Organisaties zien op die manier dat ze hun finance kunnen upgraden”, zegt hij. “Dat gebeurt door een upscaling of recruterenvan mensen én implementatie van nieuwe systemen. Elimineer ook bepaalde rollen en verplaats de juiste mensen naar waar ze toegevoegde waarde creëren. Maak een plan om hen gericht te trainen. De nieuwe setting, ownership en governance creëert een nieuwe realiteit, focus en mindset. Het performance management dat heel populair was in de jaren ’90 en ’00 is niet meer genoeg. Finance organisaties moeten de cijfers verrijken met AI en hebben de behendigheid nodig om daarmee te kunnen spelen want er zijn immers veel tools op de markt. We spreken over realtime information, het uittekenen van scenario’s en de what-if formules. Daar ligt de grote aanpassing. Desalniettemin blijft de pure finance heel belangrijk, het juridische aspect is er immers ook nog altijd. Daarom: mensen die toegevoegde waarde brengen en agile zijn, en een andere manier van reporting.” Wangen: “Helaas missen we dat nog momenteel. De nieuwe skills, de juiste mindset en agility. We moeten eerst verstaan wat de noden zijn en daarop inspelen. Bij de start van Covid-19 was er bijvoorbeeld meteen nood aan een betere forecasting voor cashflow maar de finance organisaties waren er op dat moment gewoon niet klaar voor. Dan moet finance een nog sterkere rol spelen als strategische- en business partner, en dat is geen nieuwe boodschap. Toch is het antwoord niet altijd voldoende. Alleen een change in governance kan dit verschil maken. De tools, de processen en de mensen verbinden met elkaar vergt een shift in mindset.”


Voor mid-markets gemakkelijker dan large companies


PwC wil het Transformation Model toegankelijk maken voor de Belgische mid-market companies. “Zij staan in dat proces helaas nog nergens”, zegt Wangen. Die de oorzaak ziet bij de populatie en het uitblijven van de nieuwste tools. “Het menselijke aspect is een groot probleem. Onze populatie is verouderd en de mensen beschikken gewoon niet over de juiste skills. De mid-market companies investeerden de laatste jaren ook veel in Shared Service Centers buiten België, waar de nieuwe generatie zit. Maar eerlijk: wie gaat nog zijn volledige organisatie naar pakweg Polen of India sturen om ze te trainen? En zeker in deze tijden. Onze business support functies hebben wel veel ervaring maar vandaag hebben we in de eerste plaats nood aan digital savvy’s. Mid-market companies investeerden veel in een nieuw ERP-systeem en kijken nu vooral naar de return of investment, terwijl ze eigenlijk een flexibele tool nodig hebben die de data kan kanaliseren. Dus ze zijn iets meer terughoudend om al meteen in nieuwe technologieën te investeren. Hier en daar zien we wel proefprojecten om die transitie te realiseren maar dat is vaak nog te beperkt. Veel bedrijven gebruiken RPA en een groot deel heeft hier, zoals gezegd, een probeersel of proefversie van maar weinig werden ook effectief geïndustrialiseerd. De adaptie zou nochtans vlotter moeten lopen voor mid-markets aangezien de data vaak gelimiteerd is. Bij large companies is dat helemaal anders. Zij beschikken over een uitzonderlijke hoeveelheid data en weten gewoon niet waar eerst te beginnen.”


Van Shared Service Center naar Center of Expertise


Voor nood aan knowhow en het ontbreken van de juiste tools en het agile zijn van finance-organisaties biedt PwC dus een oplossing. “Ons systeem houdt rekening met het verleden, kijkt naar de toekomst en is zich ook bewust van de huidige realiteit. En die huidige realiteit eist behendigheid en veerkracht bij de finance organisaties”, aldus nog Jaucot. “Het ontbreken van de skills bij de mensen en de nieuwe technologieën zorgen ervoor dat de transformatie niet snel genoeg plaatsvindt en net dat probleem willen wij voorkomen”, zegt Wangen. “We brengen de finance-organisatie dus naar een nieuwe hoogte. Met experts die de business ondersteunen, analyseren en de inbreng van nieuwe tools en systemen kunnen duiden. De resource van de Shared Service Center shiften we naar een Center of Experience. Daar brengen we de finance-, business-, data- en techology-experts samen voor u”, besluit hij.