Ufinity implementeerde PowerBI bij Eneco van blauwdruk tot dashboard

Partnercontent: Ufinity

Bij Eneco België liep het closingproces niet helemaal zoals het hoorde. Om de vertaalslag van SAP naar de managementrapportages te maken, kwamen er nog te veel handmatige dataverwerking aan te pas. Hierdoor ging kostbare tijd verloren, die meer rendeert wanneer het aan de inhoudelijke analyse kan worden besteed. Ufinity kwam aan boord om het proces te stroomlijnen.

Liesbet Vaneycken, Business Controlling Manager bij Eneco, merkte op dat er een grote inefficiëntie schuilde bij het migreren van de data uit SAP naar de managementrapportering. Er ging veel tijd verloren aan het manueel overbrengen en controleren van de gegevens. Dat kon met het juiste gebruik van PowerBI een pak efficiënter.

Maximale automatisatie

“In de aanloop naar de finale rapportering moest er best wel wat copy-paste werk gebeuren”, zegt Vaneycken. “Alle checks gebeurden bovendien manueel, wat niet alleen tijd vraagt maar ook een datarisico met zich meebrengt. In een ideale wereld verdwijnen deze stappen en is er maximale automatisatie met inbegrip van de datavalidatie.”

Zo kwam Ufinity in beeld. “In het verleden hebben ze ons al geholpen met het oplossen van vraagstukken bij werving en selectieopdrachten”, herinnert Vaneycken zich. “Ook het zusterbedrijf Numlix (vandaag Ufinity Technology, red.) is ons niet onbekend. Ufinity gaf ons de extra capaciteit, maar ook het klankbord voor de best practices met PowerBI.”

Vanuit de bron

Stijn Tack, de consultant van Ufinity, kent PowerBI door en door. De vertaalslag maken zodat deze ook de volledige noden van Eneco beantwoordt, is moeilijker. Daarvoor start je met een uitgebreide analyse van de situatie op voorhand. Je zoekt een antwoord op de vragen ‘Welke stappen worden vandaag genomen?’, ‘Waarom doen we dat zo?’, ‘Wat zijn de databronnen?’, ‘Over welke data gaat het?’.

“Tijdens zo’n requirementsmeeting probeer ik de behoeftes goed te begrijpen”, zegt Tack. “Voor mij is het belangrijk om te weten welke systemen en databronnen aanwezig zijn, en wat de integratiemogelijkheden zijn. Daar begint de automatisering mee. Ik moet weten wat er nu allemaal bestaat en waar ze heen willen.”

Samen met Eneco ging Tack zo aan de slag om een blauwdruk te creëren van waar de pijnpunten lagen en hoe die verbeterd kon worden. “Daarvoor moet ik alle betrokken partijen en gebruikers kennen”, zegt Tack. “Het eerste dat ik doe is contact leggen met IT. Als zij van start gaan met de data-integratie, begin ik aan het datamodel. De data komen in het ideale scenario rechtstreeks uit een datawarehouse. De datakwaliteit is enorm belangrijk, dus indien nodig voer ik hier al correcties of datamappings uit. Je moet zoveel mogelijk dingen rechtzetten aan de bron. Daar kruipt ook vaak het meeste tijd in.”

Van Power Query naar PowerBI

Dat netjes ordenen van de data omvat meer dan de gegevens uit het ERP-pakket trekken. “We maken een datamodel waarbij we vertrekken van de masterdata. Voor een businessunit of een departement is dat bijvoorbeeld al een andere dimensie”, weet Tack. Pas wanneer het datamodel er is, kan gekeken worden naar de berekening van de KPI’s die uiteindelijk in PowerBI zullen verschijnen.

“Ook om de resultatenrekening te bouwen moest er wat mapping gebeuren.” Dit gebeurt nog allemaal als voorbereidend werk om bij PowerBI te kunnen landen. “Bepaalde projectcodes op dezelfde grootboekrekening moesten naar een andere resultatenrekening. Het is best om die aan de bron, het ERP-pakket dus, al uit elkaar te trekken”, zegt Tack. “Maar als dat niet lukt, is er altijd de mogelijkheid om het recht te zetten via Power Query in PowerBI.”

Na vier jaar bij Ufinity kent Tack ondertussen al het klappen van de zweep. “Je leert de noden en de termen steeds beter kennen. Systemen en rekeningen variëren, maar de logica is vaak dezelfde. Nadat het datamodel is opgezet, kan ik starten met het bouwen van de dashboards die voor de eindgebruiker zichtbaar zijn. Meestal komen de KPI’s hier bovenaan in beeld, om daarna telkens een niveau verder te gaan in de data-analyse of rapportering.”

 “Bij veel bedrijven gebeurt de rapportering nog vanuit Excel. Als je dit iedere maand handmatig moet doen tijdens de closing, verlies je veel tijd en ontstaat er ruimte voor fouten. Die tijd kan je beter benutten aan analyses en beslissingen.” PowerBI helpt hier dus een handje.

Extra rollen

Naarmate zo’n project vordert, is het volgens Tack niet uitzonderlijk dat de omvang ook groeit. “Vaak komt zo’n initiatief voort uit finance. Maar naarmate de klant ziet wat de mogelijkheden zijn van PowerBI, komen vaak nog bijkomende vragen uit andere afdelingen. Ook sales kan er bijvoorbeeld baat bij hebben, dan bouw je verder en maak je extra rollen aan.”

Die rollen zijn handig wanneer je met bepaalde departement- of regioverantwoordelijken werkt die enkel hun cijfers mogen zien. Ze krijgen hetzelfde dashboard te zien, maar enkel met de cijfers die betrekking hebben op hun domein.

Dubbele winst

Voor Eneco is het project alvast geslaagd. De winst is namelijk tweeledig, licht Vaneycken toe: “De businesscase zit zowel in de kwaliteit van de data, als het winnen van tijd tijdens de fast-close, die slechts vier dagen bedraagt. De tijd om de rapporten samen te stellen is van een aantal uur teruggebracht naar slechts enkele minuten én de datakwaliteit is verbeterd.”

Ook op de samenwerking met Ufinity blikt Vaneycken tevreden terug. “De communicatie verliep vlot, de samenwerking was steeds aangenaam en alles werd binnen de afgesproken termijn afgeleverd.” Het volledige traject duurde zo’n 20 werkdagen. Al benadrukt Tack dat er nadien ook wat changemanagement aan te pas komt. “Tijdens het traject voorzien we daarom ook trainingsessies voor de eindgebruikers en admins om hun vertrouwd te maken in de omgeving van PowerBI. Iedereen moet wat aan de verandering wennen.” Bij het uitzwaaien zorgde Tack ervoor dat Eneco een uitgebreide handleiding had. Mocht het nodig zijn, is het altijd mogelijk om supportcontracten aan te vragen bij Ufinity.

Ufinity is expert op vlak van software-implementaties binnen finance. Naast dergelijke consultingsopdrachten, kan je ook bij hen terecht voor hulp bij vaste aanwervingen of freelancers, verbeteringstrajecten of FP&A.