Door Dorien Roes, country manager België en Luxemburg bij Workday
In deze onzekere tijden kijken alle organisaties naar hun afdeling Finance. De business en de backoffice hebben meer dan ooit behoefte aan actuele cijfers en inzichten die de CFO en diens team kunnen leveren – mits zij hun prioriteiten op orde hebben. Hoe biedt Finance de beste ondersteuning om verandering en onzekerheid het hoofd te bieden en zelfs nieuwe kansen te ontdekken en te benutten? In dit artikel beschrijf ik vijf prioriteiten waarmee Finance een solide basis legt onder de flexibiliteit en wendbaarheid van de organisatie.
Elke organisatie staat voor grote uitdagingen, maar die uitdagingen zijn in feite niet nieuw. Ook vóór de COVID-19 pandemie was de noodzaak voor verandering en digitale transformatie groot. Maar de wereldwijde disruptie bracht de activiteiten wel in een hogere versnelling.
Meer nog dan andere afdelingen moeten de CFO en Finance voorbereid zijn op onzekerheden op zowel korte als lange termijn. Risico’s, kansen en consequenties moeten juist nu helder in beeld komen en door alle belanghebbenden gezien en begrepen worden. Continue verandering is inmiddels gewoon en Finance is daarin steeds vaker de strategische businesspartner. De volgende vijf gebieden zijn voor financiële leiders van groot belang om hun bedrijf bij aanhoudende veranderingen op een goede manier te begeleiden.
1. Planning, liquiditeit en risicomanagement
In onzekere tijden is het moeilijk om inkomsten en uitgaven tot achter de komma juist te begroten. Wel is het belangrijk dat organisaties snel veranderende omstandigheden direct kunnen modelleren. Hoe meer onzekerheid, des te groter de behoefte aan een meer dynamische business planning. Planningscycli van een kwartaal of jaar voldoen niet langer: deze tijd vraagt om vrijwel continue scenarioplanning met actuele kerngegevens. Dat is de enige manier om een goed beeld te houden van de huidige en verwachte cash flow en de actuele risicofactoren.
2. Inflexibele systemen en verzuilde data vormen een grote drempel
In tijden van onzekerheid is het van groot belang dat inzichten uit actuele data voor alle stakeholders beschikbaar zijn. Dan helpt het niet als data vastzit in afzonderlijke silo’s of systemen. CFO’s zien inflexibele ‘legacy’-systemen als een belangrijke bedreiging voor de gewenste wendbaarheid van een organisatie. Dat blijkt uit het recente onderzoek ‘Finance in the Digital Era’ van de Universiteit van Amsterdam (UvA), in samenwerking met Workday, Pluc!, Agium, Finance on a Mission en het Finance Transformation Forum. De uitdaging zit vooral in de gebrekkige mogelijkheden om data uit verschillende systemen samen te brengen en daar nieuwe en actuele inzichten uit te verkrijgen. Daardoor gaat kostbare tijd verloren.
3. Rapporteren vanaf iedere locatie
In het afgelopen jaar is de voorheen homogene werkvloer veranderd in een bonte verzameling thuiswerkplekken. Sinds de uitbraak van COVID-19 is het aantal digitale bijeenkomsten van Finance met maar liefst 50 procentpunten gestegen (2019: 45% - 2020: 95%), zo blijkt uit het onderzoek van de UvA. Dat betekent dat rapportages steeds vaker op afstand worden samengesteld en dat stelt hoge eisen aan de financiële mensen, de technologie en het beleid. De behoefte aan geschikte tools is groot om ook ‘finance-as-usual’ of zelfs ‘finance+’ te leveren, als het gaat om forecasts, reporting en audits, zonder de compliancy aan te tasten.
4. Kijk naar de toekomst van Finance
Deze disruptieve tijden fungeren als een snelkookpan voor de transformatie van Finance. Dat vergt veel van zowel de technologische kennis als de benodigde (nieuwe) vaardigheden van financieel experts. Dit is een uitdaging, maar tegelijk een goede gelegenheid om Finance versneld, maar wel doordacht, in te richten voor de toekomst. De inzet van innovatieve technologie plus de bijscholing en gerichte opleiding (‘reskilling’) van medewerkers moet versneld worden. Dat is winst, niet alleen voor deze periode, maar zeker ook voor de toekomst. Uit het eerdergenoemde UvA-onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat goede samenwerking van Finance met andere afdelingen een kritische succesfactor is en blijft. Om de strategische rol van Finance ook na COVID-19 te bestendigen, is de ontwikkeling van ‘soft skills’ als leiderschap en business partnering een waardevolle investering.
5. Transparantie, integriteit en vertrouwen
Tijdens een indrukwekkende rondetafelbijeenkomst eind vorig jaar in de VS beloofden 181 CEO’s, die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor bijna een derde van de Amerikaanse markt, zich niet alleen sterk te maken voor hun aandeelhouders, maar ook voor hun klanten, medewerkers, leveranciers en gemeenschappen. Vertrouwen, eerlijkheid, transparantie en gelijkheid zijn cruciaal. Finance speelt daarin een belangrijke rol door, met behulp van de juiste technologie, realtime data uit alle bronnen beschikbaar te maken en inzichten te bieden. Daardoor wordt betere besluitvorming mogelijk, zowel op het gebied van financiën, juridische zaken, HR als compliance.
Voor Finance is focus op de juiste prioriteiten essentieel om de organisatie niet alleen door deze hectische tijden te loodsen, maar ook te bouwen aan de organisatie van de toekomst. Flexibiliteit heeft prioriteit. Finance draagt daar in belangrijke mate aan bij door de juiste actuele gegevens te leveren om betere beslissingen te nemen.
Dit is de tweede aflevering uit een reeks van drie artikelen over de uitdagingen waar organisaties nu voor staan en de centrale rol die de CFO en Finance spelen om de organisatie door de huidige turbulente tijden heen te loodsen.