Wereldwijde naleving van elektronische facturering: belangrijke do's en don'ts voor 2025 en daarna

Auteur: xSuite

E-facturering (elektronische facturering) is hard op weg om de wereldwijde standaard te worden – en dat is niet iets wat in de verre toekomst ligt. Specifieke verplichte deadlines voor e-facturering komen snel dichterbij: België, Frankrijk en Polen zullen in 2026 beginnen met het afdwingen van naleving van e-facturering, gevolgd door Duitsland in 2027 voor B2B-factuurverzending.

Hoewel de meeste landen verwijzen naar de Europese EN 16931-norm voor e-facturering, verschilt de daadwerkelijke implementatie aanzienlijk van land tot land. Wat op papier eenvoudig lijkt, verandert al snel in een complex regelgevingslandschap.

Inzicht in de complexiteit van regelgeving inzake elektronische facturering

Achter de belofte van standaardisatie gaat een web schuil van landspecifieke e-factuurformaten, technische protocollen en snel veranderende nalevingsregels. EN 16931 definieert slechts een breed kader. Binnen dat kader heeft elk land unieke factuurschema's ontwikkeld, die regelmatig worden bijgewerkt.

Bovendien volgen B2B- en B2G-facturen (business-to-government) vaak verschillende paden, met afzonderlijke transmissiekanalen, formaatregels en verplichte velden. In veel gevallen moet het indienen van facturen via specifieke nationale portalen gebeuren.

De meeste formaten bevatten ook optionele gegevensvelden, waarvan het gebruik vaak afhankelijk is van bilaterale overeenkomsten met zakenpartners. Om dit alles in uw ERP-systeem te integreren, is een robuuste, vaak complexe veldtoewijzing nodig.

Voor multinationale bedrijven wordt de uitdaging nog groter. E-facturering wordt een afdelingsoverschrijdend complianceproject waarbij zowel financiële, fiscale, IT- als juridische teams betrokken zijn.

Wat u niet moet doen bij e-facturering: wat u moet vermijden in uw digitale factureringsstrategie

• Wacht niet tot het laatste moment: zelfs als uw organisatie momenteel weinig e-facturen ontvangt of nog niet te maken heeft gehad met eisen van klanten, komen er wettelijke verplichtingen aan. Uitstel leidt tot verloren voorbereidingstijd en een verhoogd nalevingsrisico.

• Vertrouw niet op op maat gemaakte oplossingen: interne ontwikkelingen lijken misschien flexibel, maar brengen enorme onderhoudskosten met zich mee. De regelgeving voor e-facturering verandert regelmatig en op maat gemaakte code kan snel verouderd raken. Kies in plaats daarvan voor schaalbare, cloudgebaseerde factureringsoplossingen die al aan de regelgeving voldoen en regelmatig worden bijgewerkt.

E-facturering: best practices voor internationale compliance

• Zorg voor een toekomstbestendig complianceproces voor e-facturering: wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe om wereldwijde wijzigingen in regelgeving bij te houden, deadlines voor de inwerkingtreding te bewaken en wijzigingen systematisch te documenteren. Een gestructureerd governancekader voor e-facturering zorgt voor compliance op de lange termijn.

• Controleer en benut uw bestaande factureringstools: beoordeel de mogelijkheden van uw huidige facturerings-, rapportage- en ERP-systemen. Mogelijk beschikt u al over tools die het aanmaken, ontvangen en valideren van facturen ondersteunen en die kunnen worden uitgebreid voor een bredere implementatie.

• Stel een strategische, flexibele roadmap op: vergelijk uw huidige opzet met bekende en verwachte nalevingsvereisten. Leid uit die gap-analyse geprioriteerde actieplannen af. Onthoud: een nalevingsroadmap moet een dynamisch instrument zijn dat voortdurend wordt bijgewerkt om zich aan te passen aan veranderingen in de regelgeving en de techniek.

Conclusie: waarom e-facturering een prioriteit is voor bedrijfstransformatie

E-facturering in 2025 en daarna is niet alleen een technologische upgrade, maar een strategische, functieoverschrijdende transformatie. Bedrijven die nu actie ondernemen en schaalbare, conforme factureringskaders opzetten, voldoen niet alleen aan de wettelijke vereisten, maar realiseren ook efficiëntieverbeteringen, kostenbesparingen en meer wereldwijde transparantie.