4 stappen voor meer flexibiliteit in Finance



Door Dorien Roes, country manager België en Luxemburg bij Workday


Organisaties hebben momenteel veel aandacht voor digitale transformatie, flexibiliteit en slagvaardigheid (ofwel ‘agility’). In deze tijden van disruptie zijn agility en de inzet van digitale technologie van levensbelang om alle uitdagingen het hoofd te bieden en sterker uit de crisis tevoorschijn te komen. Maar wat betekenen transformatie en agility concreet voor Finance?


In het afgelopen jaar is de wereld van de CFO behoorlijk door elkaar geschud. Het goede nieuws is dat Finance is opgeschoven naar het hart van de business, zo blijkt uit het recente onderzoek ‘Finance in the Digital Era’ van de Universiteit van Amsterdam, Workday, Pluc!, Agium, Finance on a Mission en het Finance Transformation Forum. Vergeleken met 2019, toen dit onderzoek ook werd gehouden, is Finance aanzienlijk vaker onderdeel van cross-functionele teams. Vorig jaar was dat zo in 44% van de gevallen, nu is dat gestegen naar 92%. De betrokkenheid van de financiële afdelingen bij strategische digitale initiatieven nam toe van 40% (2019) naar 53% (2020). Vorig jaar zei 18% bezig te zijn met innovatie voor digitale transformatie. Inmiddels is dat gestegen naar 24%.


Dit is het laatste artikel in een reeks van drie. In het vorige artikel ben ik ingegaan op vijf gebieden waar CFO’s en hun afdeling prioriteit aan zouden moeten geven om hun bedrijf door de veranderingen te loodsen en tegelijk een stevig fundament te leggen voor de toekomst. In dit artikel ga ik dieper in op die transformatie en agility. Dit zijn de vier belangrijkste aandachtsgebieden waarin Finance data, processen en technologie beter op elkaar kan afstemmen om ook bij continue verandering de organisatie op koers te houden.


Scenario analysis en continue planning


Snelle scenario analysis geeft bedrijven voortdurend inzicht in de ontwikkelingen in hun markt en de gevolgen van de eigen beslissingen. Dit is cruciaal voor bedrijven die datagedreven beslissingen willen nemen terwijl de wereld om hen heen continu verandert. McKinsey beschrijft in dit artikel dat CFO’s zich moeten richten op drie of vier afzonderlijke scenario's die een beeld geven van omzet en kosten op korte en lange termijn. Scenario analysis vergroot de flexibiliteit van het planningsproces door duidelijkheid te geven over de (nabije) toekomst bij verschillende omstandigheden en routes. Verder biedt voortdurende in plaats van periodieke planning de mogelijkheid om snel en simpel bij te sturen en te herberekenen op basis van realtime financiële gegevens.


Test de cash flow


Het mantra ‘cash is king’ heeft in deze tijden weer nieuwe relevantie gekregen. Uit een online onderzoek van management consultant Oliver Wyman uit juni 2020 komt naar voren dat 78% van de financieel verantwoordelijken het verbeteren van de cash flow in deze tijd een top 3-prioriteit vinden. Voortdurende crises kunnen de financiële situatie van een onderneming flink onder druk zetten. Dan zijn stevige liquiditeitsreserves, beschikbaar extern kapitaal of mogelijkheden om de kosten te drukken welkom. Finance moet continu inzicht hebben in de cash flow en meerdere scenario’s paraat hebben. Niet alleen voor de huidige bijzondere omstandigheden, maar ook voor de toekomst. Inmiddels weten we dat onvoorziene omstandigheden aanzienlijk meer impact kunnen hebben dan we vroeger hadden durven voorspellen.


Flexibele leveranciers


Het is verstandig niet alleen naar de eigen cash flow en liquiditeit te kijken, maar ook de agility van leveranciers onder de loep te nemen. Zonder actueel inzicht in de relatie met leveranciers, en hun prestaties en inkoopvoorwaarden, kan Inkoop geen effectieve noodplannen opstellen of uitvoeren. Hoe harder een crisis de leveranciers raakt, hoe belangrijker dergelijke inzichten blijken te zijn. Breng daarom in kaart welke partners van strategisch belang zijn en versterk die relatie door in overleg nieuwe kaders vast te stellen voor levering en betalingsvoorwaarden, waarmee beide partijen eventuele toekomstige disrupties beter het hoofd kunnen bieden.


Schakel snel en soepel


We weten dat veranderingen snel kunnen gaan, vaak zonder waarschuwing vooraf. Een flexibele organisatie is in staat om mensen en geld, de twee belangrijkste activa, snel te verplaatsen naar waar ze het meest nodig zijn. Als er grote belemmeringen zijn, liggen die vaak in legacy-financesystemen. Die zijn niet toegerust om direct en soepel veranderingen te ondersteunen - en dat blijkt in de wereld van vandaag een belangrijk nadeel. Als de technologische architectuur en de processen de nieuwe situatie niet kunnen bijbenen omdat data en processen niet op elkaar aansluiten, dan is dat direct een groot probleem.


Digitale transformatie en agility krijgen in uitdagende tijden een hogere prioriteit. Als de crisis groot genoeg is, kan het zelfs een kwestie zijn van buigen of barsten. Maar zelfs als de crisis nu de voornaamste drijfveer is, is het voor organisaties én voor Finance belangrijk deze aanleiding aan te grijpen om de agility bovenaan de agenda te zetten en te houden.


Dit is de derde aflevering uit een reeks van drie artikelen over de uitdagingen waar organisaties nu voor staan en de centrale rol die de CFO en Finance spelen om de organisatie door de huidige turbulente tijden heen te loodsen.