Cegeka is een familiebedrijf dat IT-oplossingen levert. Het bedrijf kende de voorbije jaren een sterke groei.
Tot 2013 gebeurde de consolidatie en de geconsolideerde management rapportering bij Cegeka volledig in Excel. Bovendien bestond er geen Accounting Manual.
We stonden dus voor de volgende uitdagingen:
- Een tool installeren voor managementrapportering en statutaire rapportering. We wilden niet meer in Excel consolideren. Dit moest ook auditproof zijn
- Een Accounting manual en Controlling manual opzetten
- Cegeka groeide en dit ging gepaard met heel wat organisatiewijzigingen. We werden geconfronteerd met de uitdaging om transparant te blijven rapporteren.
o Rapporteren per land
o Rapporteren per Business Line / divisie over landen heen
o Rapporteren per segment, product, klant
- Reconciliatie tussen management rapportering en statutaire rapportering
- Drill-down tot laagste niveaus om de business te ondersteunen
- Finance moest meer naar een business partner rol evolueren
Onze roadmap
- In 2014 hebben we het bedrijf Brainforce overgenomen. Om dat moment is ook onze reporting en consolidation manager aan boord gekomen. Dan hebben we ook een reporting en consolidatie tool gekozen, met name Lucanet. In hetzelfde jaar zijn we er in geslaagd om de consolidatie voor de eerste keer in Lucanet te doen, enkel statutair dan wel. We zagen toen ook meteen de nood aan management reporting per divisie.
- Dat hebben we in 2015 voor elkaar gekregen. Zowel statutaire als managementrapportering rolden voortaan uit Lucanet.
- In 2016 hebben we daar ook het budgetterings- en forecastingproces aan toegevoegd. Vanaf dat moment slaagden we er in om per divisie per land een managementrapportering op P&L structuur te leveren. Deze was bovendien zeer gebruiksvriendelijk.
- In 2017 is het project om onze journey te realiseren even stilgevallen. In dat jaar is namelijk een nieuwe aandeelhouder, Gimv, in ons bedrijf gestapt. Daardoor moesten we even prioriteit geven aan due diligence etc. Toch hebben we op de achtergrond verder gewerkt aan de accounting manual.
- Deze accounting manual – waarvoor het gros van het schrijfwerk in 2016 en 2017 gebeurd is – hebben we in 2018 via roadshows in alle landen uitgerold. Vanaf nu was het heel duidelijk voor iedereen in alle entiteiten hoe zaken geboekt moesten worden, hoe processen moesten verlopen, … een groot voordeel is dat iedereen nu zeker weet dat ze over hetzelfde spreken wanneer het gaat over kosten, marge, …
- In 2018 hebben we ook beslist om bovenop onze managementrapportering ook een BI omgeving te installeren om nog diepere drilldowns toe te laten. Toen we hieraan werkten, kwamen we al snel tot de conclusie dat de management rapportering niet in alle landen gelijk was.
- Daarom zijn we in 2019 opnieuw aan de tekentafel gaan zitten om onze P&L structuur te finetunen en voor alle landen te stroomlijnen. We hebben hierna opnieuw een roadshow georganiseerd om alles uit te leggen en iedereen op dezelfde lijn te krijgen. Het budget 2020 is gemaakt volgens deze nieuwe structuur, wat maakt dat we een duidelijk beeld hebben over alle kosten over de hele Cegekagroep heen.
In dit hele traject hebben we er altijd voor gezorgd dat management en statutaire rapportering altijd in sync bleven. Hoe groter je wordt als bedrijf, hoe groter het risico dat deze namelijk uit elkaar beginnen lopen. Dat wilden we zeker vermijden.
Dankzij dit project is onze data veel accurater en weten we dat er in het hele bedrijf one version of the truth bestaat. We kunnen bovendien veel beter rapporteren en dwarsdoorsnedes maken over landen en divisies heen.