Gimv is een Europese investeringsmaatschappij met 40 jaar ervaring in private equity. Gimv investeert in ondernemingen die onder één van deze investeringsplatformen vallen: Connected Consumer, Health & Care, Smart Industries en Sustainable Cities. Elk van deze platformen wordt ondersteund door een ervaren team dat opereert vanuit de vier thuismarkten van Gimv: België, Nederland, Frankrijk en Duitsland. Het hoofdkantoor en het hart van de financiële verwerking bevindt zich in Antwerpen.
Focus van het dossier
Het finance team van Gimv voelde de voorbije jaren een groeiende nood aan een herziening van de financiële processen. Als beursgenoteerd bedrijf moet Gimv volgens de IFRS standaarden rapporteren aan haar aandeelhouders. De IFRS gegevens werden via omslachtige en tijdrovende excels ingevoerd in het consolidatiepakket. Met de toenemende complexiteit en belang van IFRS werd deze oefening zeer lastig en tijdrovend.
Daarnaast was er een gebrek aan flexibele rapporteringtools om vanuit verschillende invalshoeken enerzijds de corporate cijfers en anderzijds de operationele performance van de portefeuillebedrijven te analyseren. Er werd te veel manueel en vaak dubbel werk verzet in een veelvoud aan excelbestanden. Het controleren en corrigeren van de data nam de overhand van het analysewerk.
Bovendien moesten nog een aantal andere processen zoals de registratie en goedkeuringsflow voor facturen en de onkostenverwerking volledig gedigitaliseerd worden.
Project en belangrijkste mijlpalen
Gimv implementeerde vijf jaar geleden een ‘private equity software’ waarin alle transacties tussen de Gimv vennootschappen en de portefeuillebedrijven worden opgevolgd. Met deze software worden de rendementen van de investeringen opgevolgd. Recent werd er een add-on toegevoegd om de financiële cijfers en KPI’s van de investeringen in een database te bewaren en via eenvoudige push en pull functionaliteit te raadplegen. De nieuwe tool laat toe om flexibel de financiële cijfers en KPI’s van de portefeuillebedrijven op te volgen en te analyseren. De financiële cijfers zijn een belangrijke determinant voor de kwartaalwaarderingen van de portefeuillebedrijven. Deze waarderingen worden nu via de add-on ingelezen in de ‘private equity software’.
In december 2017 werd beslist om een nieuw multi-GAAP ERP/boekhoudpakket te implementeren die de brug moet leggen tussen de boekhouding en de ‘private equity software’ Alle transacties in de portefeuille hebben immers een boekhoudkundige weerslag. Voor de vendorselectie werd een uitdagende proof of concept uitgewerkt. Deze vormde later de basis voor het uitschrijven van tientallen accounting rules.
De accounting rules zijn de motor van een custom ontwikkelde interface waarin de verschillende transacties worden vertaald in boekhoudkundige voorstellen. Gezien de grootte en complexiteit van sommige transacties heeft het finance team steeds de laatste hand in de doorboeking. Het testen van deze rules was een intensieve oefening.
De centrale registratie en digitalisering van de goedkeuringsflow voor inkomende facturen en onkostennota’s had de grootste impact binnen de volledige organisatie. Om het nieuwe proces toe te lichten aan de werknemers werden er roadshows en Q&A sessies georganiseerd. Met deze implementatie werd het aantal analytische dimensies eveneens herbekeken en verder uitgediept.
De deadline was voorzien op 1 april 2019, de start van het nieuwe boekjaar. De timing was zeer strak, maar uiteindelijk is het finance team erin geslaagd. Op deze manier hebben we op een succesvolle manier kunnen bijdragen aan een vlottere en geautomatiseerde financiële verwerking, een digitalisering van de belangrijkste processen en een kwalitatief sterkere rapportering. Change management was een kritische succesfactor, temeer omdat dit project werd gerealiseerd door een sterk gewijzigd team. Het team is er alleen maar sterker en hechter uitgekomen.