allnex Belgium behoort tot de allnex-groep, een producent van industriële coatingharsen met 33 productievestigingen wereldwijd. Een groot deel van het financiële takenpakket situeert zich in het shared service center in de Letse hoofdstad Riga. Als finance & tax manager stroomlijnt Karolien Ghesquiere in eigen land onder meer de boekhoudkundige afsluiting en fiscaliteit voor de Belgische afdeling. Vanuit haar verbindende rol vormt ze mee de katalysator achter verschillende optimalisaties.
Medewerkers: 327
Omzet: 280 miljoen euro
allnex Belgium behoort tot de wereldwijde allnex-groep, met hoofdzetel in Frankfurt. Het bedrijf biedt een uitgebreid gamma aan vloeibare harsen, additieven, harsen voor poedercoatings en crosslinkers voor onder andere hout, metaal en kunststof. De Belgische divisie vult onder meer producten af in metalen vaten en plastic containers. “allnex hanteert een sterk departementgerichte aanpak”, geeft Karolien Ghesquiere aan. “We vinden het belangrijk om voor elke rol één of meer experten te hebben en die kennis binnen de afdeling te behouden. In het servicecenter in Riga spitsen medewerkers zich bijvoorbeeld toe op het inboeken en aanmaken van facturen of de btw-aangiftes. We nemen een beschermende houding aan ten opzichte van dat takenpakket. Door daar via een al te breed takenpakket fel van af te wijken, dreigt die expertise anders te vervagen.”
Verbindingspersoon
Het is volgens Karolien Ghesquiere voor de Belgische entiteit zaak om de controle te behouden. “We houden reviews, zien erop toe dat de juiste mensen de aangewezen informatie krijgen en bouwen controles in om fouten te detecteren. Daarnaast voorzien we ook in de nodige opleidingen. Elk servicecentrum kent een bepaald personeelsverloop. Je moet dus de nodige structuren inbouwen, zodat je personeelswissels zonder veel frictie kunt opvangen.”
De bijna tweeduizend kilometer afstand tussen Karolien Ghesquiere en het shared service center, vormt volgens haar geen belemmering. “Door onze afgelijnde procedures voelt het alsof we gewoon naast elkaar zitten. Die mentaliteit zit ook binnen onze organisatie ingebakken. Wanneer je vaststelt dat bepaalde procedures of aanpassingen ons het leven eenvoudiger kunnen maken, aarzelen we niet om die tips te delen.”
Vertaling van IFRS naar Belgian GAAP
Karolien Ghesquiere begeleidt een vijftal medewerkers in Riga rechtstreeks. “Ik stuur hen onder meer aan op het vlak van de aangewezen boekingsprocedures of de vereisten voor Belgian GAAP. In landen waar IFRS nauw aansluit bij de lokale GAAP, gebeurt de rapportering hoofdzakelijk in Riga. Maar meestal stroomlijnt iemand uit het desbetreffende land die omzetting. De verschillen tussen IFRS en de Belgische standaard blijven in mijn ogen nog altijd relatief groot. Een tax manager met affiniteit met de plaatselijke taal, wetgeving en gebruiken biedt bijgevolg een uitgesproken meerwaarde.”
Bovendien signaleert de lokale medewerker vaak sneller mogelijke verbeterpunten. “Ik stelde vast dat de boekingen op inventarisniveau niet altijd correct werden doorgegeven naar de Belgische rekeningen. Dat ging gepaard met de nodige correcties achteraf. Waar die procedure vroeger een volledige dag in beslag nam, slaagde ik erin om die tot drie uur terug te brengen. Het loont dus altijd om op regelmatige basis na te gaan waar fouten zich manifesteren, hoe die tot stand zijn gekomen en op welke manier we die kunnen aanpakken.”
Fiscaliteit
Karolien Ghesquiere begon haar loopbaan in verschillende boekhoudkantoren. “Ik vind het nog altijd belangrijk om een helder zicht te hebben op de boekhouding. Bij de vertaling van IFRS naar Belgian GAAP helpt het je om verschillen eenvoudiger te signaleren. Mijn taak bestaat er ook in om over aanpassingen aan die standaarden helder te communiceren met mijn collega’s.”
Fiscaliteit beperkt zich volgens onze gesprekspartner niet enkel tot de financiële afdeling. “Allnex zet sterk in op R&D. Dat beloont de werkgever met een lagere bedrijfsvoorheffing. Samen met de hr- en R&D-afdeling zie ik erop toe dat de aangifteprocedures correct verlopen. Finance vormt op die manier zowel een ondersteunende als aansturende kracht.”
Hoewel de Belgische staat zich op de borst klopt over een administratieve vereenvoudiging, ziet Karolien Ghesquiere nog altijd progressiemarge. “Neem nu de autofiscaliteit. Nagenoeg jaarlijks vinden er wel aanpassingen plaats. Hetzelfde geldt voor de regelgeving rond innovatie-inkomsten. Het is binnen een internationale onderneming dus cruciaal om als lokale tax manager die kennis tijdig te vergaren en binnen de organisatie te delen.”
Perfectionisme
Karolien Ghesquiere omschrijft zichzelf als perfectionistisch. “Wanneer er cijfers of documenten langs mijn bureau passeren, dan wil ik dat die helemaal kloppen. Het groene licht van de auditor bij het indienen van de jaarrekening of aangifte van de vennootschapsbelasting geeft me een echte kick. Daar doe je het toch eigenlijk ook wel voor.”
Tekst: Kurt Deman
Foto's: Jerry De Brie