Omzet: 115 miljoen euro, aantal medewerkers: 550 (België en Frankrijk)
Tot drie jaar geleden waren er nauwelijks bedrijven die een pandemie als een ernstig bedrijfsrisico beschouwden. Vandaag denken we daar anders over. “We hebben het bedrijf helemaal herbekeken – ook eenmaal corona voorbij was”, zegt Julie Demunck, CFO bij EXKi. Na de pandemie brak de oorlog in Oekraïne uit, met stijgende prijzen en – via de automatische indexering in ons land – stijgende loonkosten als gevolg. “Voor de CFO hoort het beheren van dat soort risico’s er gewoon bij.”
EXKi is een Belgisch bedrijf dat in 2001 het levenslicht zag. De restaurantformule had van bij zijn start een duidelijke visie: een nieuwe kijk bieden op het zogenaamde on-the-go segment, met nadruk op natuurlijke, gezonde en duurzame voeding. Dat resulteerde in een sterk productgerichte aanpak, met eigen onderzoek en ontwikkeling en eigen keukens en ateliers. Intussen groeide EXKi uit tot een netwerk van tachtig restaurants in België, Frankrijk, Nederland, Spanje, Luxemburg en Italië. Zowat veertig procent van de restaurants – met name de vestigingen in België en Frankrijk – heeft EXKi in eigen beheer. Franchisenemers runnen de overige zestig procent. In België en Frankrijk telt het bedrijf zowat vijfhonderd medewerkers. De totale omzet van de groep – inclusief de franchisees – bedroeg in 2022 afgerond 115 miljoen euro.
Op het vlak van finance kiest EXKi voor een gecentraliseerde aanpak. Alle financiële functies – zoals boekhouding, controlling en treasury – bedienen vanuit het hoofdkwartier in Brussel de verschillende landen. CFO Julie Demunck staat er aan het hoofd van een team met zeven medewerkers: vijf accountants en twee controllers. Treasury behoort tot het takenpakket van de CFO zelf. Het finance team ondersteunt de eigen activiteiten van EXKi. “We treden niet op als shared service center voor de franchisees”, zegt Julie Demunck, “al bieden we die zelfstandige ondernemers wel degelijk een vorm van ondersteuning. Zo hebben we intern rapporteringstools ontwikkeld voor de opvolging van onze cijfers en KPI’s. Als franchisees dat willen, stellen we die tools hen ter beschikking.”
Verhoogd kostenbewustzijn
“Ik begon in de rol van CFO bij EXKi een jaar voor de coronacrisis losbarstte”, vertelt Julie Demunck. “Corona had een enorme impact. We moesten verplicht al onze restaurants sluiten. Het was een heel onzekere periode, waarbij we lange tijd geen zicht hadden op perspectief. Na de lockdown hebben we de restaurants stap voor stap heropend, in functie van de potentiële omzet op dat moment. Dat gebeurde niet overal even snel. Het was een tijd waarin we – nog meer dan anders – heel kostenbewust moesten werken. We gingen actief op zoek naar opportuniteiten om onze kosten te verlagen.”
Corona verplichtte de restaurants van EXKi stuk voor stuk om kleur te bekennen. “Jazeker, we hebben moeten downsizen. Er zijn restaurants die na corona helaas niet meer zijn opengegaan. Dat waren de restaurants die voor corona eigenlijk ook al net niet voldoende rendabel waren gebleken. In plaats van die te laten wegen op de cijfers, beslisten we om ze te sluiten.” Corona was sowieso een bijzonder moeilijke periode om te budgetteren, laat staan om met een solide businessplan voor de dag te komen. Maar net toen moest de CFO bij de banken aankloppen om de coronaperiode door te kunnen komen. “Uiteindelijk waren de aandeelhouders wel blij met onze aanpak”, vervolgt Julie Demunck. Het leidde tot een belangrijke herfinanciering. “In de coronaperiode hadden we een instroom van 12 miljoen vers geld van onze aandeelhouders.”
Op zoek naar opportuniteiten
De crisis verplichtte EXKi tegelijk om nog meer in te zetten op innovatie. Tijdens de lockdowns slaagden heel wat horecazaken erin een succesvolle afhaalformule uit te bouwen. Voor EXKi bleek dat geen valabele piste. “Ook formules met Deliveroo en Uber Eats bleken niet te werken”, zegt Julie Demunck. “Mensen gebruiken die diensten niet voor een broodje dat ze over de middag op kantoor opeten.”
EXKi vond wel andere opportuniteiten. Zo kwamen er geconnecteerde koelkasten bij bedrijven, als alternatief voor de kantines die tijdens corona gesloten moesten blijven. RFID-technologie registreerde daarbij welke producten de medewerkers uit de koelkasten namen. “We zijn vooral sterk in ontbijt en lunch”, zegt Julie Demunck. “Maar we willen ook meer oplossingen bieden voor ’s avonds.” Zo zijn er de maaltijdboxen van Ekomenu die recepten van EXKi gebruiken. “Bij al die innovaties hadden we een duidelijke opdracht: meer doen met minder. Of anders gezegd: nieuwe initiatieven lanceren met zo weinig mogelijk investeringen.”
Duurzaamheid en betaalbaarheid
Tegen die achtergrond speelt ook het project ‘NextGen’, dat het hele concept van de restaurants – producten, beleving, digitalisering – tegen het licht houdt. “Het doel is daarbij grondig te vernieuwen. Hier is uiteraard wel capex voor nodig.” Het brengt ons vanzelf bij een belangrijk thema voor elke CFO: financiering. “De voorbije drie jaar stond er geen nieuwe financiering op de agenda”, legt Julie Demunck uit. “Het was vooral een kwestie van rationaliseren. Maar intussen knopen we weer aan met groei, ook via nieuwe projecten, al dan niet capex-intensief.” De finance afdeling werkt daar per case een plan voor uit. Dat gebeurt samen met de regionale investeerders, zoals Wallonie Entreprendre en Boosting Brussels. “En ook de aandeelhouders dragen bij, met name via de herfinanciering die ze hebben gerealiseerd.”
Essentieel voor EXKi is dat het bedrijf bij elk project de juiste balans vindt tussen duurzaamheid en betaalbaarheid. “Die duurzaamheid trekken we door tot op het niveau van het product, onder meer door te werken met seizoensgroenten van Belgische leveranciers. We kiezen bewust voor de korte keten. Maar tegelijk moeten we natuurlijk ook onze marges bewaken. Dat blijft een evenwichtsoefening.” Prijsstijgingen – denk aan de inflatie en de bijhorende loonstijgingen – verdienen extra aandacht. “De aankoopafdeling beheert de aankoopprijzen”, zegt Julie Demunck. “Daar schuilt sowieso heel wat risico in. Daarom biedt finance daarbij extra ondersteuning. Het geheel steunt op nauwe samenwerking tussen de aankoop- en de productieafdeling op het vlak van de recepten, maar tegelijk ook tussen aankoop en finance op het vlak van de prijzen.”
Gestroomlijnde omgeving
De indexering van de lonen in januari bleek vooral een Belgisch fenomeen. In de andere landen was die stijging er niet – of veel minder uitgesproken. “Vanuit finance hebben we ook dat helpen bekijken. Het doel was daarbij de productiviteit te verhogen in functie van de gestegen lonen.” Om de eigen activiteiten verder te stroomlijnen gebruikt finance bij EXKi het ERP-pakket Odoo. “Ook de boekhouding is erin ondergebracht, waardoor we over een compleet geïntegreerde omgeving beschikken.” Rapportering gebeurt op basis van Microsoft Power BI. “Het stroomlijnen en de automatisering van onze processen met ERP en de bijhorende rapportering was best een grote investering”, zegt Julie Demunck. “We hebben veel tijd en moeite gestopt in de ontwikkeling van een stevige basis – en de bijhorende database.”
De investering in ERP en rapportering zorgt ervoor dat finance day to day een goed zicht heeft op het hele bedrijf. “Dat laat ons toe heel reactief te zijn”, besluit Julie Demunck. “Als CFO heb ik hier een dubbele rol. In de eerste plaats ben ik een businesspartner die voor ondersteuning zorgt. Met finance leveren we diensten aan de andere afdelingen van het bedrijf. Tegelijk zie ik mezelf ook als een ‘bewaker’. Ik waak over de cijfers en zie erop toe dat ze goed zijn en blijven.”
Comments