Hoe zwaar wegen onbetaalde facturen op de winstgevendheid van een onderneming? En welke procedures hanteert u om die openstaande bedragen in te perken? Het is slechts een greep uit de pertinente vragen die we naar aanleiding van een nieuwe CFO barometer voorlegden aan een panel van CFO’s. Dirk Dewulf van online schuldvorderingsplatform Unpaid zoomt in op enkele opvallende vaststellingen.
De meeste bedrijven waarbinnen ons panel actief is, kennen een DSO van dertig tot zestig dagen (42,86% van de bevraagden) en zestig tot negentig dagen (38,10%). Dirk Dewulf: “Een traject van negentig dagen lijkt me best wel lang. Veel hangt natuurlijk af van de betalingstermijn die u vooropstelt. Vanaf een vertraging van drie maanden na vervaldag, is een vierde van de facturen doorgaans via traditionele weg niet meer te innen. Al moeten we dat altijd van dossier tot dossier bekijken. De grens tussen een achterstallige betaling en een wanbetaling varieert sterk, afhankelijk van de situatie. Kampt de klant bijvoorbeeld even met liquiditeitsproblemen en kan hij die tegenover u verantwoorden, dan hoeft u misschien niet meteen aan de alarmbel te trekken. Ziet u echter geen andere uitweg meer, dan moet u de koe echt wel bij de horens vatten.”
Effect onderschat Het percentage loss loopt eveneens sterk uiteen. Waar de ene CFO dat als nihil beschouwt, geven verschillende collega’s een impact van drie procent of meer aan. Weinig organisaties zijn zich volgens Dirk Dewulf bewust van de exacte gevolgen van een definitief onbetaalde factuur op hun winstgevendheid. Hij noemt inning de sluitsteen van een salesproject. “Veel organisaties focussen zich uitdrukkelijk op de verkoopcijfers, maar wat u effectief ontvangt, doet er nog veel meer toe. Blijft een som onbetaald, dan moet u een pak extra omzet boeken om dat te compenseren. Stel dat uw brutomarge 12,5% bedraagt en u 8.000 euro hebt gefactureerd, die u nooit ontving. Dan zult u 64.000 euro meer omzet moeten boeken om eenzelfde profit/loss-ratio op te tekenen. Dat stemt dus tot nadenken.” Unpaid creëerde een online calculator waarmee u die oefening zelf op uw onderneming kunt toepassen.
Een derde van de CFO’s ondervindt moeilijkheden met onbetaalde facturen. “Dat ligt in lijn der verwachtingen”, meent Dirk Dewulf. “Opvallender vind ik dat meer dan 28,5% van de bevraagden aangaf dat onbetaalde facturen een impact hebben op de groei en ontwikkeling van hun bedrijf. Het treft hen dus in de kern. Die ondernemingen hebben alle baat bij een geoptimaliseerd incassoproces.”
Inhouse versus outsourcing De meerderheid van ons CFO-panel stroomlijnt de inning van onbetaalde facturen in eigen huis. Daar tegenover outsourcet 43% dat proces. Ruim een vierde van wie het proces zelf beheert, overweegt om de inning uit te besteden. Wie een externe partij inschakelt, doet vooral een beroep op een deurwaarder (37,50%), incassobureau of advocaat (beide 31,25%). “Het is sowieso belangrijk om effectief actie te ondernemen”, vertelt Dirk Dewulf. “Daarbij neem je best de kostprijs en de lengte van de procedure mee in je afweging.”
De zogenaamde potpourri-wet stipuleert dat bedrijven bij onbetwiste business-to-business facturen niet langer langs de rechtbank hoeven te passeren om hun geld op te eisen. Die wetswijziging heeft Unpaid aangegrepen om onbetwiste facturen tussen bedrijven via zijn platform te innen. “Ik raad bedrijven aan om intern strakke procedures uit te zetten op het vlak van credit management. Maar je moet een stok achter de deur houden wanneer de beloftes van de klant dode letter blijven. Daarop biedt ons online schuldvorderingsplatfom het antwoord.”
Kantelpunt De impact op de klantenrelatie blijkt voor bijna 62% van ons panel een doorslaggevende factor bij het al dan niet outsourcen van het inningsproces. Dirk Dewulf is resoluut: “Er is een onevenwicht ontstaan in de relatie met de klant. Die is wat mij betreft pas een klant wanneer hij effectief betaalt. Factoren als ‘sympathie’ of ‘toekomstig potentieel’ kennen hun limieten. Wanneer een debiteur na verschillende aanmaningen niet over de brug komt, moet je echt wel tot actie overgaan. Vaak tekent zich op een gegeven moment een kantelpunt af. Eenmaal de tolerantiemarge overschreden, kan het niet snel genoeg gaan.” Het is een mening die onze CFO barometer onderschrijft, aangezien de meerderheid van de CFO’s via een incassobureau al binnen twee weken tot een maand resultaten verwacht.
Morele dimensie De drempel om een incassobureau in te schakelen, ligt niet bij iedere CFO gelijk. Maar liefst 38,46% vindt dat de openstaande factuur meer dan duizend euro moet bedragen. “Wanneer we volgens onze calculator uitgaan van een brutomarge van 12,5%, dan moet de onderneming 8.000 euro extra omzet draaien om de onbetaalde factuur te compenseren. Dat vind ik significant”, aldus Dirk Dewulf. “Daarnaast onderscheid ik een morele dimensie. Door die wanbetaling ongemoeid te laten, ontstaat er een vorm van straffeloosheid. U bent als ondernemer van uw woord door de afgesproken producten of diensten te leveren, maar krijgt in ruil niet waar u recht op hebt. Een handelsovereenkomst moet van twee kanten komen.”
Kordater optreden Onze CFO Barometer geeft aan dat de meeste ondernemingen met een inhouse-incassoproces over een incassoteam van één tot vijf personen beschikken. “Die mensen leveren doorgaans prima werk en weten zich gewapend met de nodige digitale tools. Dankzij de meest courante softwarepakketten brandt er nu sneller een rood licht in geval van wanbetaling, waar heikele dossiers vroeger sneller door de mazen van het net glipten. Veel bedrijven zijn wel gebaat bij een kordater optreden wanneer een dossier uitzichtloos lijkt. Daar willen wij als Unpaid toe bijdragen.”
Incasso begint bij algemene factuurvoorwaarden Dirk Dewulf ziet nog heel wat verbeterpunten aan het begin van de verkoopovereenkomst. “De betalingscondities en algemene factuurvoorwaarden verwoordt u best zo helder mogelijk. Op die manier voorkomt u heel wat betwistingen. Hanteer ook duidelijke taal bij de betalingsherinneringen. De term ‘eerste verwittiging’ vind ik ongelukkig gekozen. Wie bewust niet betaalt, zal naar manieren zoeken om die handeling uit te stellen. Een eerste verwittiging maakt hem duidelijk dat hij nog even kan wachten, aangezien er nog een tweede zal volgen. Ik verkies de term ‘laatste verwittiging’, zelfs als er daarna nog een aanmaning voorzien is.”
Graydon betaalindex: één factuur op tien is wanbetaling Gedurende de tweede helft van 2018 gebeurde ruim 10% van de betalingen met een achterstand op vervaldatum van meer dan negentig dagen. Dat blijkt uit een grootschalig onderzoek van handelsinformatieleverancier Graydon. Dat is volgens de vorsers een stijging van meer dan een kwart ten opzichte van vier jaar eerder. Tijdens het vierde trimester van 2018 verliep de betaling van 69,41% van de facturen correct. De onderzoekers observeerden tevens het B2B-betaalbedrag in relatie tot de industriële sectoren. De beste resultaten registreerden ze binnen branches met een grote standvastigheid, zoals de chemische en farmaceutische industrie, de metaalnijverheid en de producenten van elektrische apparatuur. Een aantal sectoren staan dan weer bekend als moeilijkere betalers. De sector van eet- en drinkgelegenheden, bijvoorbeeld, waar 25 tot 30% van de betaling van de facturen meer dan negentig dagen na vervaldatum plaatsvindt. Opvallend: de federale overheid betaalde het vierde trimester van 2018 amper 34% van haar facturen correct. Het aantal zwaar te laat betaalde facturen bedroeg voor dezelfde periode 41%. Graydon constateerde toen tevens dat de Vlaamse overheid 18% van de aan haar gerichte facturen meer dan negentig dagen na vervaldag betaalt. De Brusselse Gemeenschapsregering klokte af op 35% gedurende het vierde trimester van 2018.
Meer info over de dienstverlening en oplossingen van Unpaid kan u terugvinden op https://unpaid.be/nl?utm_source=CFO%20Magazine&utm_medium=referral&utm_campaign=benchmark-artikel-paid .