Tijdens Efficiency Boost, ons Financial Media-evenement in De Waerboom aan de Brusselse rand, konden financiële professionals hun kennis over tools, business processen en consultancy services herbronnen en verdiepen. Naast de doorlopende demo’s en talrijke netwerkgelegenheden was er een indrukwekkende line-up van sprekers, die hun expertise over onderwerpen als megatrends, automatisering, digitale transformatie, forecasting, werkkapitaal en nog veel meer presenteerden.
Om 9u30 waren de eerste koffie’s en koffiekoeken binnen en trok het hele publiek naar de grote zaal waar Hans Diels, toekomstdenker bij ondernemersplatform Etion, tijdens de eerste keynote zijn macrovisie op de komende 10 tot 20 jaar kwam geven. Hij introduceerde het concept van de megatrends. Dit zijn niet per se financiële trends maar wel trends met een globale schaal die door hun grote impact ook de financiële wereld en de markten raken.
De eerste megatrend die de futurist zag was dat we naar een warmere wereld gaan, wat directe gevolgen heeft voor onze gezondheid en zowel tot meer droogtes als overstromingen zal leiden. Belangrijk voor finance is het besef dat deze rampen bedrijven en overheden voor immer groeiende kosten zullen plaatsen. De overheid zal tegelijk en hieraan gelinkt moeten vechten tegen inflatie. Een kans die hieraan gelinkt is, en die we wellicht nog niet altijd ten volle kunnen vatten, is dat global warming zorgt voor gigantische kansen voor groene technologie en duurzame economie.
Een tweede megatrend is de groeiende levensverwachting. Veel meer mensen dan vroeger zullen 120 jaar oud worden. Koppel dat aan een haast globale, behalve in Afrika, verandering van de vruchtbaarheidsgraad van mensen en je ziet meteen dat de leeftijdsbalans alleen maar in de richting van een veel oudere bevolking kan hellen. Dit heeft belangrijke implicaties voor de economie, want het wil zeggen dat niet alle jobs nog kunnen gedaan worden door deze krimpende groep. We hebben dus niet genoeg mensen, en dat is een probleem. In juli 2021 kwam Kenya met de UK overeen dat het 20.000 mensen zou sturen. Dit is iets dat we waarschijnlijk vaker gaan zien in de toekomst: naarmate bepaalde regio’s te warm worden om in te leven zal er massale migratie naar onze streken komen.
Een derde megatrend is de opkomst van China en de Chinese middenklasse. In 2030 zal de westerse cultuur minder dominant zijn, en Oost-Aziatische fenomenen die nu nog fringe zijn, zoals K-pop en Chinese influencers zullen meer mainstream worden. China zal dus haar soft power versterken door cultureel meer aanwezig te zijn, maar ook in de handelsoorlog tussen de VS en China is de balans zo zachtjes aan aan het verschuiven in het voordeel van China.
De vierde en laatste megatrend die de toekomstdenker besprak is hoe alles steeds sneller gaat onder invloed van technologie en hoe dat alles verandert. Ruimtetuigen kunnen voor een fractie van hun vroegere prijs naar Mars gestuurd worden. AI is doorgebroken bij het grote publiek en zal wellicht uitmonden in multifunctionele, wendbare technologie die zelf weer voor een versnelling van nieuwe tech zal zorgen. Dit zal alle sectoren veranderen. Na drie megatrends met veel potentieel voor de wereld overspannende drama’s zien we technologie als een duidelijke kans voor de mensheid om zichzelf te overstijgen. Na de keynote beklijft dan ook geen gevoel van hopeloosheid, maar eerder van de kansen die de toekomst ondanks haar complexe uitdagingen zal kunnen bieden.
Efficientieverbeteringen in consolidatie
Gerry Heyrman, Controlling Manager bij Agidens, gaf een interessante getuigenis over hoe ze Lucanet als financiële consolidatietool hebben ingezet. Agidens werkt voornamelijk als partner bij het automatiseren van industriële processen, telt meer dan 500 werknemers en is al meer dan 75 jaar actief. In 2018 implementeerden ze al Power BI en kwam er een nieuwe organisatiestructuur, dus het leek een logisch tijdstip om ook een nieuwe consolidatietool in te voeren. Lucanet kon de relevante controllers een efficiëntieverbetering van 3 werkdagen geven, dus het was een logische keuze voor Agidens. Er is nu een betere transparantie van data flows, een gestroomlijnde manier van rapporteren, met volledige onderliggende data en makkelijke, flexibele manieren om te posten.
Ook Eva Swolfs, Global Finance Manager bij OMP, is zeer te spreken over haar ervaringen met Lucanet. OMP heeft een duizendtal werknemers wereldwijd en is voornamelijk actief als supply chain software en consultancy firma. Ooit was OMP een start-up van twee universitaire wiskundeproffen die een tool voor de supply chain hadden ontworpen, en vanaf een keukentafel in Brasschaat hebben ze eerst België en dan de wereld veroverd. Vandaag heeft OMP grote klanten zoals Johnson & Johnson en Eastman, en zijn ze marktleider in België. Door hun sterke groei was aan consolidatie doen in Excel, met ook nog eens verschillende boekhoudpakketten op de achtergrond, minder dan ideaal en in 2022 zocht Eva naar een consolidatietool. De keuze viel daarbij op Lucanet. Het was niet het meest dure pakket in de selectie, maar vooral de mogelijkheid tot snelle implementatie was zeer aantrekkelijk. Eva vindt de tool zeer gebruiksvriendelijk, heel makkelijk om data op te laden en te exporteren, en met een goede performance en is vooral ook zeer betrouwbaar.
Wouter Pollers, CFO bij HB Antwerp, brengt een derde getuigenis over het gebruik van Lucanet. HB Antwerp is 3 jaar geleden opgericht en wil door het gebruik van technologie de diamantsector hervormen en transparanter maken. Het is een internationaal bedrijf dat snel groeit en het heeft ook specifieke rapporteringsnoden. Na een marktcheck bleek Lucanet de beste partner voor de consolidatienoden van het bedrijf. Vooral met de snelheid van implementatie, de gebruiksvriendelijkheid en de positieve gebruikerservaringen kwam Lucanet zeer positief bovenop de stapel alternatieven te liggen. In anderhalve maand kon Lucanet toegepast worden, waarna de tool meegroeide met de noden van het bedrijf, bijvoorbeeld wat ESG-rapportering betrof. Met Lucanet zijn er geen talrijke consultants nodig, door de gebruiksvriendelijkheid zijn mensen er vrij snel mee weg. Ook de internationale support die de tool biedt vond Wouter een groot pluspunt.
Deborah Vermeulen, controlling director bij Materialise, sprak over de dynamiek van business controlling binnen haar organisatie. Materialise is actief in de 3D-printsector met toepassingen en diensten gericht op de medische en industriële sector. Het is een sectorale trend die veel professionals in finance bekend in de oren zal klinken: finance groeide ook bij Materialise in de afgelopen jaren van een accounting dienst naar een volwaardige business partner. Een business partner moet goed kunnen omgaan met complexiteit en kennis hebben van de hele operationele poot van het bedrijf. Dit is uiteraard niet altijd evident voor een financial, maar het is wel noodzakelijk. De kenmerken van een goede controller die hieraan meewerkt zijn voor Deborah dan ook vooral dat je goed kan communiceren en dat je in staat bent om complexiteit tot de kern te reduceren. Een zeker IT mindedness is zeer handig om de overload aan data te kunnen filteren en je altijd te richten op de juiste data. Efficiënt werken is dus je business goed kennen en als je over het muurtje gaat kijken bij de business direct kansen kunnen spotten. Goede rapportering helpt ook om de plaatsen te zien waar je een efficiëntieverbetering kan bewerkstelligen.
Data en digitalisering
David Swillen, Lead of Sustainability bij Delaware, bracht een verhaal over de intieme band van duurzaamheid en data. Je moet je KPI’s altijd kunnen vertalen in data, ze visualiseren en ze dan rapporteren met de juiste compliancy, wat voor bepaalde uitdagingen kan zorgen. AI en VR zorgen voor kansen op nog meer inzicht in duurzaamheid, en het is technologie die we zeker volledig moeten omhelzen. Zeer belangrijk is dus om de data te kunnen vertalen zodat ze impact hebben op duurzaamheid en hier ook iets zinnigs over zeggen. Daarbij is het een groot voordeel als je data hebt die klaar is om te gebruiken in een data lake, met een zeker mate van automatische verwerking, weg van de handmatige aanpak.
Veerle De Wit, CFO van EVS, vertelde over digitale reis van haar bedrijf. EVS is een wereldleider in live broadcasting technologie. Hun klanten omvatten productiebedrijven, dienstverleners, maar ook uitzend- en medianetwerken en sport- en evenementenorganisaties. Het bedrijf wil de omzet verdubbelen en de nummer één aanbieder van solutions in de live video-industrie worden. In 2019 begonnen ze aan de reis om deze ambitie te verwezenlijken, een proces dat Veerle omschrijft als een deugdzame cirkel van dingen op de juiste manier doen. Ze werkte eerder voor IBM, wat een omgeving van een heel andere schaal was, bij EVS moest ze nog heel erg zelf de digitale transformatie definiëren. Dit was natuurlijk heel uitdagend maar gaf haar ook erg veel vrijheid en kansen. Digitale transformatie is dus een reis, en zo’n reis heeft verschillende stappen. Je moet eerst digitaliseren, dan organiseren, automatiseren, stroomlijnen en tenslotte transformeren. Een goede tip voor het implementeren van een ERP is om te beginnen met een minimum viable product (MVP) en van daaruit alles verder op te bouwen. “Droom groot, begin klein, maar begin vooral”, parafraseert Eva Simon Sinek. In 2025 wil ze de streamlining afronden en naar de transformationele fase van de digitale reis van EVS gaan, en daarbij hopelijk ook AI implementeren.
Steven Decerf, partner en verantwoordelijke voor customer relations en business development bij element61, vertelde over hoe hun solution “Power BI Out-of-the-box” initieel vooral voor bedrijven die zich qua grootte in een middensegment bevonden zeer interessant was. De implementatie van hun business intelligence systeem kan immers razendsnel gebeuren, al in een 5 tot 9 business dagen kan het op poten staan. Het gaat om een systeem dat volledig de rapportage en analytics doet, met een eindproduct in Power BI met kant en klare rapportering die onderliggend data uit de data lake trekt. Intussen beginnen ook grotere bedrijven die met SAP werken interesse te tonen, en voordeel te trekken uit de snelle implementatie van Out-of-the-box. Er zijn veel mogelijkheden om dit pakket te gebruiken om de efficiëntie van data in een organisatie te verbeteren.
AI in accounting
Peter De Pypere, Partner Data Science & Analysis bij element61, bracht een customer case over het succesvol toepassen van AI in de debiteurenwerking. In tegenstelling tot wat veel mensen nog denken kan data meer doen voor je bedrijf dan rapporteren, het kan ook de efficiëntie verbeteren. Veel bedrijven denken dat ze iets moeten doen met AI, maar Peter spoort aan om eerst eens na te denken of je organisatie daar al klaar voor is. Als je een titaneninspanning moet doen om AI toe te passen kan het zijn dat het de moeite (nog) niet waard is. De typische Belgische organisatie doet ook nog niet veel met AI. In de case die Peter presenteerde wilde men iets doen aan de reactieve manier waarop men achter te laat betalende klanten moest hollen. De wens was om hier proactief in te zijn, het collections management te optimaliseren en proactief informatie te geven aan het team dat zich hiermee bezighoudt. Succes hield dan in dat men minder te laat zou factureren, met evenveel mensen, zonder dat de inspanningen hiervoor te groot zouden worden. Het eindresultaat was naar wens: de klant kon beter voorspellen wanneer er geld zou binnenkomen en welke klant er te laat zou betalen.
Edouard Beauvois, CEO van Aividens, bracht een andere verhaal over hoe AI financials efficiënter kan doen werken. Aividens brengt klanten met machine learning onder in bepaalde segmenten op basis van risico’s en voorspellingen van hun betaalgedrag. Dit helpt om te bepalen waar de prioriteit voor de inning van facturen moet liggen, de inzichten laten toe om de klanten te kiezen waarvoor inspanningen het meest waarschijnlijk vruchten afwerpen. Bekende problemen van teams die inningen doen zijn dat er te veel cliënten zijn, dat de workload te hoog is, dat voorspellen moeilijk is, dat er geen goede tools zijn en daardoor ook geen overzicht. Aividens heeft de ambitie om niet alleen voor inzichten te zorgen en deze uitdagingen op te lossen maar ook om de strategie van de organisatie te ondersteunen. Eerst wordt er operationele en externe data verzameld, dan wordt het portfolio verrijkt met AI en dan wordt er een analyse uitgevoerd. Dit laat toe om simulaties te doen en de beste acties voor te stellen. Het eindresultaat is dan betere krediet- en inningsaanbevelingen. Het is wel belangrijk om te begrijpen, zegt Edouard stellig, dat dit slechts aanbevelingen zijn, de gebruiker moet hier zijn kennis bijvoegen. Alleen door deze combinatie van menselijke kennis en machine learning kunnen er optimale resultaten zijn.
Tony Cheung, global VP van xSuite, bracht een aantal customer cases om te illustreren waar zijn bedrijf het verschil maakt als het op de digitale transformatie van business en het automatiseren van invoicing processen aankomt. De eerste case was een logistieke klant die in het begin 1,8 miljoen facturen per jaar verwerkte en dat aantal zonder meer mensen aan te nemen met 40 procent kon doen toenemen. Een andere case is Lion’s Gate, een bekende filmstudio, die drie locaties had waar alles nog manueel verwerkt werd waardoor het onmogelijk was om te zien waar alle data zich bevonden. Door de digitale transformatie van de tool was men in staat om de facturen die men normaal in een maand verzamelde in drie dagen samen te krijen en de verwerktijd met 90 procent te verminderen. Bovendien kon men zeer nauwkeurig gebieden aanwijzen waar de financiële workflow niet optimaal functioneerde en daar iets aan doen.
Hans Willems, CEO van xSuite, voegde hier nog een case aan toe. Bij IBA, wereldleider in technologie voor deeltjesversnellers implementeerde men de tooling van xSuite om facturen beter te kunnen verwerken. Men ging zo veel minder handmatig werken, creëerde een elektronische workflow, en kon ook een degelijk digitaal archief aanleggen. Het resultaat was dat men van 22.000 verwerkte facturen per jaar naar 30.000 kon gaan, en dit allemaal met minder FTE's.
Philippe Despierre, directeur IT bij Plopsa, vertelde over hoe ook zijn organisatie xSuite als systeem voor inkomende facturatieflow kwam te gebruiken. Plopsa is momenteel bezig aan een volledige 360 graden aanpak in digitale transformatie die haar sterke groei en mooie toekomstplannen ondersteunt. Met xSuite aan het voorfront van de innovatie hoopt Plopsa met technologie een competitief voordeel te houden. Met enige humor sprak Philippe over een nog niet zo ver verleden waarin men met grote bakken van de post vol papieren facturen door de kantoren van het bedrijf liep. De implementatie van de nieuwe software was dus een gigantische stap vooruit: er worden geen facturen meer verloren, leveranciers worden niet alleen tijdig maar soms zelfs te vroeg betaald en er is een mooie integratie met SAP. xSuite slaagt er niet alleen in om de groei van de groep te steunen en processen te standaardiseren, maar ook om alles futureproof te maken. Een sustainable enterprise worden is een belangrijke doelstelling van Plopsa, en Philippe is er zeker van dat ze met de nieuwe systemen dit doel zullen kunnen bereiken.
Tom Totté, co-founder van POM, kwam toelichten hoe hun platform werkt en hoe ze in de Payconiq-app een innovatieve betaaloplossing bieden. POM richt zich op digitale, papierloze oplossingen voor factuuradministratie. Een innovatie die ze nu uitrollen is om betaalverzoeken voor facturen direct in de Payconiq-app aan te bieden. Dit komt tegemoet aan een tweevoudig probleem. Ten eerste vertrouwen mensen door toenemende phishingpraktijken geen mails meer, en kan een rechtstreeks verzoek in een trusted en goed beveiligde app hier soelaas bieden. Ten tweede lezen vooral jonge mensen bijna geen mail meer, en wordt dit dus een steeds moeilijker te bereiken doelgroep. Deze jongeren hebben vaak wel de Payconiq-app, en kunnen zo dan toch nog bereikt worden.
Ook Benoît Craenenbroek, CCO bij POM, komt met een innovatief succesverhaal. In een tijd waarin mensen een toenemende financiële druk ervaren, werkte POM samen met de federale overheid een volledig digitaal afbetaalplan uit voor verkeersboetes, met automatische inningen. Mensen moeten een eerste schijf betalen via Just-on-web, en kunnen zich dan inschrijven voor een token en overgaan tot de automatische betaling van de volgende schijven. Dit project is een gigantisch succes, er zijn veel minder wanbetalingen, 90 tot 95% van de mensen betalen hun boetes op tijd.
Werken aan werkkapitaal
Haast op het einde van de dag kwam Jean Pierre Butacide, financial and administrative executive bij SPIE Belgium, zijn visie over werkkapitaal uiteenzetten. SPIE is een industriële groep met activiteiten in industrie, bouwprojecten en -diensten en communicatie-infrastructuur. De groep heeft een grote aanwezigheid in Europa en specifiek in België hebben ze 14 sites, 13 business units en 1550 medewerkers. Jean Pierre wil zijn medewerkers niet alleen informeren over werkkapitaal, maar hen er ook duurzaam bij betrekken. Hij gelooft dus niet in de traditionele presentatie over het klein houden van de voorraad en dergelijke meer, maar vertrekt liever vanuit sleutelprincipes. Het eerste principe is dat werkkapitaal niet het probleem van de CFO is, maar van iedereen. Bewustzijn dat dit een hoofdprioriteit is, is dus zeer belangrijk. Het tweede principe is dat je alleen goed aan werkkapitaalmamangement kan doen als je klanten tevreden zijn en als ze goed behandeld worden. Het derde principe is dat het niet om cijfers gaat, maar om mensen. Jean Pierre aanvaardt nooit dat het niet mogelijk is om sneller te factureren, de sky is the limit voor hem. Het is dus essentieel om nooit op je lauweren te rusten. Heb je een vermindering van het aantal dagen tussen factureren en inning verminderd? Prima. Maar je moet direct al beginnen denken aan de volgende stap.
Investeren in mensen
Met de afsluitende keynote van Miguel de Potter, CFO van Van Marcke, bleven we in de inspirerende sfeer. Voor Miguel is finance het geheime wapen van groei en verandering. Hij ziet zichzelf dan ook niet als de CFO, maar eerder als de CVO, de chief value officer. Hij is verantwoordelijk voor de waarde van de mensen, van de data en van de kennis die zij dragen. Vroeger was finance meer gericht op rapporteren, maar vandaag mag en kan het naar groei en de toekomst kijken. Finance is de kern van het bedrijf geworden. Een bedrijf is geen vzw, ze moeten mensen helpen, maar er moet ook winst zijn. Vandaag opereert Van Marcke in 7 landen, heeft het 1686 medewerkers, 41.000 klanten en een omzet van 642 miljoen euro. Toegang tot dezelfde data voor iedereen is in zo’n situatie heel belangrijk geworden. De markt evolueert ook zeer snel, en het gaat steeds sneller. Vroeger deed Van Macke aan advanced box shifting, goederen van punt a naar punt b krijgen, maar giganten als Amazon zijn daar veel beter in. Dan kan je beter extra waarde toevoegen door een netwerk-coördinator te worden. Met een wereldwijd SAP-platform kan je bewegen, de data analyseren en een helder perspectief krijgen. Financials kunnen partners worden van business units en bekijken hoe alles zich vertaalt in betere cijfers en materieel voordeel.
Van Marcke investeert in zijn mensen, en weet dat teamwork altijd beter is dan solowerk. Finance zit dus niet in een ivoren toren. Er is een talentecosysteem, met mensen van allerlei afdelingen, soms b2c, soms b2b, maar altijd met finance in het midden. Financials zijn van het rapporteren van het verleden experts aan het worden in het voorspellen van de toekomst. Finance wordt de orkestleider van de verschillende businessarmen. Miguel beseft dat we daar nog niet zijn, maar we werken er wel naartoe. Finance heeft dus de kracht om de cultuur van de organisatie te veranderen, in de kern van alle eco-systemen.