Governance en datamanagement als basis voor verdere ontwikkeling van finance



Warehouses De Pauw (WDP) is een beursgenoteerd bedrijf en maakt deel uit van de Bel-20. Het bedrijf ontwikkelt en verhuurt opslag- en distributieruimten en investeert ook

rechtstreeks in kwalitatieve, bestaande sites, steeds met het oog op verhuring op lange

termijn. Duurzaamheid wordt hierbij een steeds belangrijker element. Wij gaan in gesprek met CFO Mickaël Van den Hauwe over de organisatie van zijn finance departement, zijn uitdagingen en focuspunten en zijn visie op de toekomst.


Wat maakt WDP uniek?

“We willen klanten helpen te groeien in het hart van hun supply chain aan de hand van ‘warehouses with brains’. Dat klinkt misschien vreemd, maar veel professioneel vastgoed wordt aangehouden door passieve fondsen. In de Angelsaksische wereld spreekt men bovendien vooral in oorlogstermen over een klant. Zo noemen ze hun klanten ‘the occupiers’. WDP positioneert zich eerst en vooral als een commercieel bedrijf dat een partner wil zijn voor de klant. Wij hebben heel wat expertise in huis, bijvoorbeeld op vlak van koeling, technieken, veiligheid etc. In cijfers vertaalt zich dat als volgt: bij de groei van WDP komt 50% voort uit repeat business met bestaande klanten en in de bestaande portefeuille verlengt gemiddeld 90% van de klanten zijn contract.”


WDP is marktleider in de Benelux en in Roemenië. Hoe ziet u de verder groei van het bedrijf?

“Vandaag bevindt 80% van onze portefeuille zich in de Benelux. Daar hebben we een marktaandeel van ongeveer 10%. Het groeipotentieel zit hier vooral in de groei van de sector. In ons business plan, dat nog loopt tot 2023, hebben we de ambitie naar voor geschoven om 2 miljard euro te investeren over een periode van 5 jaar. Vandaag hebben we al ruim de helft gecontracteerd. Deze groei wordt gedreven vanuit de ambitie om onze klanten nog beter te bedienen. De vraag naar logistiek vastgoed is door Covid-19 alleen nog maar versterkt. Wij surfen dus mee op die golf. De uitdaging in die groei voor ons wordt het continu aanvullen van onze grondreserves. Gronden worden echter schaarser en ook vergunningen worden steeds complexer. Een tweede uitdaging is de rentabiliteit die onder druk komt te staan door de hoge concurrentie, waarop we goed moeten waken.”

“Belangrijke succesfactoren voor de logistieke sector zijn infrastructuur, beschikbaarheid en kost van arbeid alsook de beschikbaarheid en kost van gronden. De kennis en netwerk nodig om gronden te verwerven en vergunningen te bekomen worden steeds belangrijker, zeker ook in het kader van milieucriteria.”


BEL-20 BEDRIJF


Wat betekent het feit dat WDP beursgenoteerd is en ook deel uitmaakt van de Bel-20 voor u als CFO?

“Er zijn relatief weinig fondsbeheerders die de Bel-20 als performance benchmark hebben, maar we zijn wel heel tevreden van onze Bel-20 opname. Dit heeft namelijk echt waarde voor het bedrijf. Voor WDP als kapitaalintensief groeibedrijf heeft dat vooral waarde omdat het gezorgd heeft voor een verbreding in de beleggers die investeren in ons bedrijf, wat betekent dat we meer groeimogelijkheden krijgen. Bovendien heeft de notering ook gezorgd voor een bredere naamsbekendheid wat ook een rol speelt in het aantrekken van talent bijvoorbeeld. De beurskoers zelf volgen we niet op de voet, maar we willen wel telkens wanneer de koers stijgt of daalt goed begrijpen waarom.”


Hoe zorg je ervoor dat de beleggers en analisten goed begrijpen wat er gebeurt bij jullie? Hoe pak je de communicatie aan?

“We zijn gevoelig voor feedback en aanvaarden ook negatieve feedback. Bij elk bedrijf zijn er uitdagingen en risico’s, dus appreciëren we zeker die externe feedback zodat we de zaken telkens beter kunnen aanpakken, ook naar rapportering en communicatie toe. Ooit kregen we de feedback dat we niet goed scoorden op non-financial information. Daar zijn we mee aan de slag gegaan en hebben we er de voorbije twee jaar aan gewerkt om nog meer rond de markten en onze positionering binnen die markten te rapporteren.”


CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT


Kunt u het closing en consolidatieproces beschrijven?

“WDP telt over de 6 landen waar we actief zijn een twintigtal juridische entiteiten. Closing en consolidatie gebeurt op kwartaalbasis. Closing gebeurt in SAP volgens local GAAP. De statutaire cijfers lopen vanuit SAP automatisch naar ons consolidatiepakket, SAP BPC. Daar gebeurt de consolidatie conform IFRS. De grote uitdaging is om de volledige portefeuille op detailniveau een fair value schatting te maken.”


Hoe lang duurt uw closingproces?

“We hebben een volledig geconsolideerd beeld van de WDP groep binnen 2 weken na de balansdatum. Dan nemen we nog een week om het budget te actualiseren en de reporting klaar te stomen voor de Raad Van Bestuur. Na de voorstelling aan de Raad Van Bestuur nemen we nog 2 dagen de tijd om alles te verfijnen voor de externe communicatie. Deze closing gebeurt op kwartaalbasis, maar de belangrijkste KPI’s rapporteren we op maandbasis. Dat gaat voornamelijk over huurinkomsten, bezettingsgraad etc.”


Droomt u soms van real-time zicht op een geconsolideerde situatie?

“Ik heb hier recent over gesproken met onze Head of Accounting en Head of Controlling & Reporting. En inderdaad, wij komen net uit een vijfjarig accountingplan, waarbij we een aantal ambitieuze doelen hebben behaald. Nu moeten we een nieuw plan maken en daar droom ik er inderdaad van om real-time geconsolideerde cijfers te kunnen zien.”


Rapporteert u ook over niet-financiële cijfers? Is dat belangrijk in uw sector?

“Jazeker. Het team werkt hard aan het rapporteren van financiële cijfers – dat is natuurlijk cruciaal als beursgenoteerde GVV – maar ook duurzaamheid, operationele statistieken, marktdata etc. dragen heel wat gewicht in onze rapportering. Er is een sterke link tussen financiële en niet-financiële KPI’s bij ons.”


Hoe verloopt de rapportering?

“De financiële rapportering is bij ons sterk gestandaardiseerd en geautomatiseerd. Het is ook onze ambitie om de non-financial reporting verder te automatiseren en de link te bouwen met de financiële rapportering. Daar hebben we nog een weg te gaan.”


Wat zijn binnen finance de voorbije 3 jaar de grootste technologische veranderingen geweest?

“We werken al jaren met SAP en SAP BPC en hebben recent vooral geïnvesteerd in een scanningtool voor de inkomende facturatie. Daar zijn we heel tevreden van. Verder hebben we vooral gewerkt op de formalisatie van processen en masterdatamanagement. We hebben de verschillende data silo’s beter geconnecteerd en geïntegreerd. Het heeft geen zin om nieuwe tools te implementeren als je geen basis hebt van goede, kwalitatieve data met goede governance en business processen. Daar hebben wij enorm in geïnvesteerd. Op vlak van data kunnen we zeker nog verder: met de marktdata en de data die wij capteren in gebouwen zouden wij nog veel meer kunnen doen, door bijvoorbeeld nuttige inzichten te distilleren die we dan met de klant kunnen delen en zo onze rol als partner voor de klant nog beter uit te voeren.”

Hoe ziet uw planning-, budgettering- en forecastingproces er uit?

“We werken met vier- tot vijfjarenplannen voor de business. Hier is er een sterke link tussen strategie en business planning alsook met budgettering. De planning en budgettering gebeurt vandaag nog in excel, uiteraard wel ondersteund met een strak gedocumenteerd proces en governance. Dit is geconnecteerd met SAP masterdata. Het managen van deze excel zit volledig in handen van finance. Voorlopig hebben we nog geen keuze voor een specifieke tool gemaakt, omdat dit proces tot nu toe zeer goed functioneerde. Stilaan komen we wel tot het punt waarop we naar een tool zullen moeten omschakelen, maar voor we die noodzakelijke stap zetten, moeten we eerst een andere uitdaging aangaan: we zitten op dit moment nog niet op de S4HANA versie van SAP. Hiervoor moeten we eerst een strategie opmaken, pas daarna kunnen we een strategie maken voor tooling op vlak van consolidatie, budgettering en BI.”


SKILLS


Hoe zorgt u ervoor dat uw medewerkers de juiste skills ontwikkelen?

“We laten onze medewerkers veel opleidingen en seminars volgen. Ik vind het belangrijk om op de hoogte te blijven van wat beweegt. Per softwaretool hebben wij binnen finance ook telkens een product owner – dat is iemand die voldoende technische baggage heeft om het eerstelijnscontact voor de business (inclusief finance) te kunnen zijn. Per softwaretool hebben we ook telkens een consultant op wie we terug kunnen vallen.”


FUTURE


Hoe ziet uw ‘finance functie van de toekomst’ eruit? Wat is uw ideaalbeeld?

“We groeien zeer snel en zijn beursgenoteerd, wat betekent dat de lat elk jaar hoger komt te liggen. Alles zal steeds digitaler verlopen, waarbij alsmaar meer toegevoegde waarde geleverd zal worden vanuit finance. Op vandaag spenderen we nog te veel tijd aan ‘basistaken’ waardoor er mijns inziens tijd verloren gaat om te werken aan projecten die meer waarde genereren. Dan heb ik het natuurlijk over verder aan de slag te gaan met die berg van data waarop we zitten en meer sturen op performance management. Ook zie je, wanneer je kijkt naar de levenscyclus van WDP als bedrijf, dat we vandaag niet alleen sterk groeien in dimensie, maar ook in complexiteit. De prioriteit van finance hierbij is waken op de business processen, digitalisering en data en daarmee business value genereren met de focus op de klant. Voor mezelf, betekent dit het bedrijf op vlak van visie en strategie meebrengen naar de volgende dimensie en ons voorbereiden op digitalisering, duurzaamheid en innovatie. Dit heeft uiteraard zijn weerslag in talent management. De juiste mensen aantrekken en behouden is cruciaal. Dat is voor mij toch elke dag een belangrijke uitdaging, het team gemotiveerd en gedreven houden zodat ook zij elke dag opnieuw alles geven in hun job.”


Kun je een voorbeeld geven van waar de finance functie vandaag veel toegevoegde waarde levert voor de business?

“Wij hebben bijvoorbeeld net een zeer intensief digitaliseringstraject achter de rug, niet enkel voor finance maar voor de volledige organisatie. Hierbij lag een belangrijke focus op business processen en datakwaliteit. Dit creëert ook waarde naar de front, naar de klant. Hierdoor hebben we onze ambitie kunnen realiseren door als relatief klein bedrijf met beperkte IT-resources een mooi digitaal klantenportaal te ontwikkelen.”